Відповідно до Закону України "Про судоустрій України" та Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), з метою удосконалення організації діловодства в місцевих загальних судах Наказом Державної судової адміністрації України від 17 лютого 2005 року N 20, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 березня 2005 р. за N 346/10626 затверджено Тимчасову інструкцію з діловодства в місцевому загальному суді (далі - Інструкція).

На юридичне управління покладено організацію вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

На управлінню документального забезпечення та контролю за виконанням покладено доведення наказу до відома начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - територіальні управління державної судової адміністрації), голів місцевих військових судів гарнізонів.

Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації необхідно організувати вивчення Інструкції працівниками територіальних управлінь державної судової адміністрації та довести його до відома голів місцевих загальних судів (крім військових).

Рекомендовано головам місцевих загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату судів.

Контроль за виконанням цього наказу покладено на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України.

Тимчасова Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних у містах, міських, міськрайонних судах, військових судах гарнізонів (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

Положення цієї Інструкції поширюються також і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду. В окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.

Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду.

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням державної судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них.

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом голови суду.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду передаються особі, яка його заміщає.

Приймання громадян у суді здійснюється згідно з Правилами внутрішнього розпорядку суду, затвердженими наказом голови суду, та відповідними законами України. Графік приймання громадян і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці об'яв суду).

Діловодство суду ведеться державною мовою.

Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55.

Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

Заповнення форм статистичної звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

3. ОБЛІК ЗАКОНОДАВСТВА І СУДОВОЇ ПРАКТИКИ В СУДІ. КОМП'ЮТЕРИЗАЦІЯ РОБОТИ СУДУ

Наказом Державної судової адміністрації України від 22 липня 2004 року № 127/204 затверджено Інструкцію про порядок використання комп`ютерних програм у центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції України. (далі Інструкція) розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 10 09 2003 року № 1433 «Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади».

Інструкція визначає процедуру використання коп`ютерних програм як об`єктів авторського права в центральному апараті Державної судової адміністрації України (далі - ДСА України), територіальних управлінь Державної судової адміністрації (Далі - органи Державної судової адміністрації) та місцевих і апеляційних судах (далі - суди).

Керівники органів Державної судової адміністрації та судів ознайомлюють усіх прийнятих на роботу осіб з вимогами цієї інструкції.

Керівники органів Державної судової адміністрації, голови судів визначають відповідальних ( підрозділ, окремих працівників) за дотриманням вимог законодавства з питань правової охорони комп`ютерних програм під час їх придбання, встановлення, використання, обліку та інвентаризації і передають їх списки електронною поштою на відповідну адресу.

Вимоги до комп`ютерних програм, що використовуються в ДСА України, органах Державної судової адміністрації та судах, визначаються, виходячи з необхідності забезпечення виконання покладених на них завдань та з урахуванням технічних параметрів наявних комп`ютерів, навичок роботи працівників з такими програмами та можливих витрат у разі переходу на інші комп`ютерні програми аналогічного призначення.

Придбання комп`ютерних програм здійснюється з урахуванням потреби. При цьому постачаються виключно ліцензійні примірники таких програм або примірники програм вільного використання, які повинні бути забезпечені документацією, що підтверджує правомірність їх використання згідно з ліцензією або належність до комп`ютерних програм вільного використання.

Працівники ДСА України, органів Державної судової адміністрації та судів, які використовують у своїй діяльності комп`ютерні програми, зобов`язані дотримуватися законодавства з питань правової охорони коп`ютерних програм та виконувати умови їх використання.

При цьому зазначені працівники не мають права:

- установлювати комп`ютерні програми та використовувати їх без дозволу працівника підрозділу інформаційних технологій;

- відтворювати і розповсюджувати комп`ютерні програми та надавати доступ до них третім особам без дозволу особи? яка має виключне право видавати дозвіл на використання комп`ютерних програм;

- використовувати на робочому місці комп`ютерні програми, не зазначені в картці обліку.

Інвентаризація комп`ютерних програм проводиться працівниками підрозділу інформаційних технологій або комісією, призначеною розпорядженням Голови ДСА України, керівника органу Державної судової адміністрації або голови суду. Інформацію про результати планової інвентаризації органи Державної судової адміністрації та суди подають до Державної судової адміністрації України до 20 березня поточного року за встановленою формою.

Підрозділ інформаційних технологій складає інвентарний список комп`ютерних програм. Оформляє на кожен комп`ютер у тижневий строк після введення його в експлуатацію картку обліку в електронній та паперовій формі встановлених програм, яка зберігається у підрозділі протягом усього строку експлуатації комп`ютера.

Керівник підрозділу інформаційних технологій подає пропозиції про необхідність придбання нових комп`ютерних програм, забезпечує отримання необхідних комп`ютерних програм, що розповсюджуються на безоплатній основі, та проведення їх інвентаризації. Організовує роботу зі створення архівів комп`ютерних програм та збереження супровідної документації.

Організовує проведення планових та позапланових перевірок дотримання вимог цієї Інструкції. Перевіряє у разі потреби наявність та справжність ліцензії.

Здійснює заходи щодо запобігання неправомірному використанню комп`ютерних програм.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1.Організація судових та правоохоронних органів: Навч. Посібник/ за ред. І.Є. Марочкіна, Н.В. Сибільової, О.М. Толочка.- Харків, 2009.

2. Організація судочинства в Україні (під заг. ред. Лавріновича)- К., вид. МЮ, 2008.

3.Халдеев Л.С. судья в уголовном процессе.- М., 2008.

4. Жилин Г.А. Судья в гражданском процессе.-М., 2009.

5.Бринцев В.Д. Організаційне забезпечення діяльності судів на регіональному рівні.- Київ., 2007.

5. Тимчасова Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді // Офіційний Вісник України - 2005.- № 13, ст.. 694.

6. Научная организация труда в аппарате судов и учреждений юстиции. -- М, 2007.

7. Божьев В.П., Добровольская Т.Н., Перлов И.Д. Организационное руководство судами в СССР (судебное управление). -- М., 2006.

8. Алексеев В.Б., Кашенов Г.П. Организация судебной деятельности. -- М., 2007.

9. Подготовка гражданских дел к судебному разбирательству. /Под ред. Н.М. Гурбатова. -- М., 2007.

10. Волкодаев Н.Ф. Правовая культура судебного процесса. -- М.,2006.

11. Типові посадові повноваження службовців апарату місцевого суду. Затверджено Наказом ДСА, 2008 р.