Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (або уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене. He приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких неможливо прочитати все написане в них у первісному написанні, наприклад документи, залиті чорнилом, потерті тощо.

На нотаріально оформлюваних документах незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються нотаріусом, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, де прокреслення не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву тощо) і повторені в посвідчувальному написі. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, що не потребує підпису особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису. Якщо документи, які посвідчуються, видаються або посвідчуються, викладені на двох і більше аркушах, вони повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані й скріплені підписом і печаткою нотаріуса.

З вищезазначеного можна висновувати, що чинним законодавством України встановлений ряд вимог для забезпечення нотаріального провадження. Саме вони забезпечують неупереджену, правомірну й превентивну процедуру його здійснення, аби реалізувати головне завдання інституту нотаріату - надання правової допомоги як громадянам України, так і громадянам інших країн, та захисту їхніх інтересів.

2.2 Підписання нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв та інших документів

Важливою стадією нотаріального процесу є підписання нотаріально оформлених документів. Нотаріус перевіряє справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Крім чітко визначених законом вимог до обов'язковості нотаріального посвідчення окремих правочинів, нотаріуси засвідчують і інші правочини, укладені у письмовій формі, нотаріальне посвідчення яких законом не передбачено, але досягнута домовленість сторін щодо цього. У відповідності до чинного законодавства, нотаріально посвідчувальні правочини, заяви та інші документи підписуються тільки у присутності нотаріуса, який вчиняє нотаріальну дію.

Дієслово «підписати» означає поставити підпис для підтвердження, посвідчення чого-небудь, прийняти які-небудь зобов'язання, умови і т.п., скріплюючи їх підписом (підписами). Тобто підписання будь-якого документа - це особисте проставлення на ньому підпису конкретною особою. Процес підписання документа під час вчинення нотаріальної дії має свої особливості, що зумовлені необхідністю його підписання особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, а також нотаріусом. Слід зазначити, що не всі нотаріальні дії передбачають проставлення на документі підпису особи, яка звертається за їх вчиненням. Наприклад, у разі видачі свідоцтва про право на спадщину на документі ставить підпис тільки нотаріус, а спадкоємець, що отримує свідоцтво, проставляє підпис тільки у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

Нотаріально посвідчувачі правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо заява чи інший документ підписані за відсутності нотаріуса, особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею. Таким чином, законом вимагається особиста присутність особи при вчиненні нотаріальної дії, але в окремих випадках допускається можливість проставлення підпису до звернення за ЇЇ вчиненням. Така ситуація можлива лише відносно нотаріальних дій, вчинюваних без використання бланків нотаріальних документів, оскільки останні використовуються безпосередньо нотаріусом під час вчинення нотаріальної дії, що виключає відсутність учасника вчинюваної нотаріальної дії. Так само неможливим є підписання особою документа після підписання його нотаріусом.

Важливо, що процес підписання під час вчинений нотаріальної дії відбувається у певній послідовності:

1. Здійснюється підписання документа особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

2. Відбувається підписання документа нотаріусом.

3. Здійснюється проставлення підпису особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

Відповідно до ч. 2 ст. 207 Цивільного кодексу України правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та скріплюється печаткою. Важливо також враховувати положення Правил ведення нотаріального діловодства, згідно з яким усі службові документи підписуються завідувачем або особою, яка виконує його обов'язки. Приватний нотаріус підписує документи особисто [3, c. 342].

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене-на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка

Тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком заяв у електронній формі заяв та примірників документів, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів з лицьового та зворотного боку цих бланків.

У разі якщо документ викладено на спеціальному бланку нотаріальних документів, на примірнику документа, що залишається у справах нотаріуса, нотаріус після посвідчувального напису у правому нижньому куті аркуша зазначає серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків нотаріальних документів.

Перед підписанням документа нотаріус зобов'язаний забезпечити ознайомлення зі змістом документа сторін (учасників). При вчиненні нотаріальних дій, що потребують прикладення власноручного підпису осіб, нотаріус перевіряє справжність підпису цих осіб шляхом здійснення ними підпису у його присутності. Встановлення їх особи здійснюється за документами, визначеними Законом України «Про нотаріат» [3, c. 344].

В нотаріальній практиці трапляються випадки, коли фізична особа внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших причин не може власноручно підписати документ. Наприклад, спадкоємиця приймає спадщину за законом після смерті чоловіка, але у зв'язку з хворобою не в змозі власноручно підписати заяву про прийняття спадщини. Тоді за дорученням особи, яка не може підписатися власноручно, у її присутності та в присутності нотаріуса, документ підписує інша особа. Нотаріус встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальних дій, і особу громадянина, який підписує документ. При цьому зазначає в посвідчувальному написі про причини підписання документу іншою особою [5].

Посвідчення заповітів при свідках посідає особливе місце серед нотаріальних дій. Заповіт посвідчується при свідках: на бажання заповідача; або якщо через фізичні вади (сліпий) заповідач не може сам прочитати заповіт.

Цивільним законодавством встановлено вимогу, що при посвідчені таких заповітів, обов'язкова присутність не менше двох свідків. Участь свідків у процесі складання заповіту обумовлена необхідністю підтвердити фізичний стан заповідача, відсутність примушення з боку третіх осіб. Тому основними критеріями, що ставляться до особи свідка, є відсутність зацікавленості, безсторонності свідка та його фізичні можливості виконувати цю функцію. Тому чинне законодавство визначає коло осіб, які не можуть бути свідками, а саме: нотаріус, який посвідчує заповіт; спадкоємці за заповітом; члени сім'ї та близькі родичі спадкоємця за заповітом; особи, які не можуть прочитати або підписати заповіт. Свідками можуть бути тільки особи з повною цивільною дієздатністю. Свідки, при яких посвідчено заповіт, зачитують його вголос та ставлять свої підписи на ньому. Заповідач, якщо він може власноручно підписатися за себе, підписує заповіт [5].

Отже, підписання нотаріально оформлених документів - важлива стадія нотаріального процесу. Адже нотаріус перевіряє справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Крім чітко визначених законом вимог до обов'язковості нотаріального посвідчення окремих правочинів, нотаріуси засвідчують і інші правочини, укладені у письмовій формі, нотаріальне посвідчення яких законом не передбачено, але досягнута домовленість сторін щодо цього.

ВИСНОВКИ

Розуміння правової суті та ролі нотаріуса при посвідченні ним правочинів, дає змогу віднести нотаріат до органів, які здійснюють охорону прав та законних інтересів учасників правовідносин та забезпечують можливість реалізації спеціальних засобів їх захисту.

Здійснення різних юридичних дій нотаріусом дає безліч переваг. По-перше, перед укладанням договору, нотаріус перевіряє документи всіх учасників угоди. По-друге, підпис документів здійснюється в присутності нотаріуса, і він перевіряє їх достовірність. При дотриманні таких умов, особа, яка підписала договір, вже не зможе стверджувати, що підпис йому не належить. Нотаріус також має право перевірити документи, що підтверджують психічне здоров'я осіб, які беруть участь в угодах. Нотаріус пояснює всім учасникам сенс і значення угоди, і правові наслідки після її здійснення. Під час здійснення операції він з'ясовує наміри сторін і здійснює перевірку всього комплекту документів, необхідних для здійснення угоди.

Якщо вони не відповідають вимогам, нотаріус має право зупинити вчинення нотаріальних дій. Якщо у нотаріуса виникають сумніви в достовірності деяких документів, то він може направити даний документ на експертизу. Нотаріус також самостійно складає або перевіряє правильність складання договору і його відповідність чинному законодавству. Якщо будь-які умови договору суперечать законодавству, нотаріус може відмовити у його посвідченні.

Звернувшись до нотаріуса, можна вирішити безліч проблем, що вона пояснить, які документи потрібні для здійснення угоди і допоможе скласти договір. Нотаріальне посвідчення договору зменшує ризик здійснюють операції і підвищує її надійність.

Чинним законодавством України встановлений ряд вимог для забезпечення нотаріального провадження. Саме вони забезпечують неупереджену, правомірну й превентивну процедуру його здійснення, аби реалізувати головне завдання інституту нотаріату - надання правової допомоги як громадянам України, так і громадянам інших країн, та захисту їхніх інтересів.

Підписання нотаріально оформлених документів - важлива стадія нотаріального процесу. Адже нотаріус перевіряє справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Крім чітко визначених законом вимог до обов'язковості нотаріального посвідчення окремих правочинів, нотаріуси засвідчують і інші правочини, укладені у письмовій формі, нотаріальне посвідчення яких законом не передбачено, але досягнута домовленість сторін щодо цього.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Банк статей / [Електронний ресурс] - режим доступу: http://bankstatey.com/index.php?newsid=29936

2. Земельний Кодекс України від 25.10.2001 за станом на 09.11.2013 / [Електронний ресурс] - режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/2768-14