Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу, порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад: кримінальна справа - № 1 - 30/05; цивільна справа - № 2 - 20/05; справа про адміністративне правопорушення - № 3 - 26/05; матеріали за поданням про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання - № 5 - 15/05 тощо.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).

Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються у хронологічному порядку їх надходження в суд із зазначенням на них нового порядкового номера.

 Переоформлені обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких ставиться номер за картотекою минулого року, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року із зазначенням нового номера.

Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах (справи за заявами про вжиття запобіжних заходів до пред´явлення позову в цивільних справах, за поданнями і клопотаннями в порядку виконання судових рішень у цивільних справах), полягає в перепису в хронологічному порядку в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що були нерозглянуті за станом на кінець року.

Судові справи (матеріали), що надійшли з апеляційної чи касаційної інстанцій на повторний судовий розгляд після скасування судового рішення, а також кримінальні справи, що надійшли повторно від прокуратури, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу (матеріал), у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу).

У разі роз´єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу). У новій судовій справі підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

У разі об´єднання судових справ в одну їй присвоюється номер однієї з об´єднаних справ відповідно до постанови (ухвали) суду, уносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об´єднаної справи та відмітки про об´єднання справ із зазначенням номера нової судової справи в решті обліково-статистичних карток на об´єднані справи та відповідному алфавітному покажчику.

Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у визначеному головою суду порядку. Передання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 20). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передання справ і матеріалів; розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються у новому журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.

7. Оформлення судових справ відбувається шляхом їх підшивання в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом. На обкладинці судової справи вказуються: найменування суду; найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки); якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів; у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення - прізвище, ім´я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення; у цивільній справі - прізвище, ім´я, по батькові чи найменування сторін (заявника, скаржника), суть вимог позивача (заявника, скаржника); у разі пред´явлення зустрічного позову в цивільній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом; у справі іншої категорії - прізвище, ім´я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи; дата надходження справи в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

Усі документи та конверти, підшиті в судовій справі, нумеруються шляхом проставлення у верхньому правому куті першої сторінки кожного аркуша документа (верхньому правому куті конверта) м´яким графічним олівцем чергового номера аркуша в порядку розміщення документів у справі.

У кожній судовій справі складається опис документів у справі (додаток 22). У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі, у порядку їх розміщення. Обов´язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові). Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

 Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250. Кожен том справи оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

Усі матеріали підшиваються до справи нитками через п´ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою. Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

8. Позовна заява передається судді в порядку черговості. Докладніше див. коментар до ст. 11-1 ЦПК.

9. Позивач вправі об‘єднати в позовній заяві декілька позовних вимог, які пов’язані між собою. Вимоги вважаються такими, що пов‘язані між собою, якщо вони випливають із одного правовідношення та мають спільні підстави. В таких випадках позивач вправі об’єднати в одній позовній заяві кілька вимог. Наприклад, в одному позові може бути об‘єднана вимога про відшкодування збитків та відшкодування моральної шкоди; вимога про визнання договору недійсним та повернення сторін у попереднє становище (реституцію); вимога про розірвання договору найму та виселення з приміщення; вимога про визнання ордера недійсним і про виселення. У сфері трудового права часто зустрічається об‘єднання вимог про поновлення на роботі з вимогою про стягнення заробітної плати за час вимушеного прогулу. 

Разом з тим недоцільним є об’єднання позовів, які перешкоджають розгляду справи. Питання про можливість прийняття заяви, яка містить об‘єднані вимоги, вирішує суддя.  

У тих випадках, коли батьком дитини записано конкретну особу, вимоги про визнання батьківства мають розглядатись одночасно з вимогами про виключення відомостей про цю особу як батька з актового запису про народження дитини. (п. 6 Постанови Пленуму ВС України № 3 від 15.05.2006 р. «Про застосування судами окремих норм Сімейного кодексу України при розгляді справ щодо батьківства, материнства та стягнення аліментів»)

В одному провадженні можуть розглядатись вимоги про визнання права власності на майно і виключення його з опису (п. 9 Постанови Пленуму ВС України № 6 від 27.08.1976р. «Про судову практику в справах про виключення майна з опису»)

Вимоги про оплату праці декількох або групи працівників, у тому числі заявлені в їхніх інтересах уповноваженими на це законом органами, не можуть бути об´єднані в одному провадженні через відсутність необхідної для цього спільності предмета позову. (п. 2 Постанови Пленуму ВС України № 13 від 24.12.1999р. «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці»).

У разі об‘єднання в одній позовній заяві кількох вимог, судовий збір сплачується за кожну вимогу окремо. 

10. Позовна заява щодо вимог, за якими може бути видано судовий наказ, може бути подана тільки в разі відмови у прийнятті заяви про видачу судового наказу або скасування його судом. Таким чином, вимоги, за якими може бути видано судовий наказ, повинні розглядатися в порядку наказного провадження. І лише у разі неможливості розгляду справи в порядку наказного провадження, вона розглядається в порядку позовного провадження.