За потреби, якщо є заявки від осіб, які беруть участь у справі, архіваріус створює копії фонограми для зазначених осіб.

Дані щодо створення та видачі робочих копій фонограм особам, які беруть участь у справі, записуються у спеціальний (електронний, якщо використовується "Діловодство суду") журнал обліку видачі робочих копій фонограм сторонам у справі. У разі ведення електронного журналу в кінці дня журнал роздруковується, підписується архіваріусом електронного архіву та начальником архіву (канцелярії) і підшивається в папку.

Установлена така форма журналу обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання: дата, час видачі; серійний номер компакт-диска; дата судового засідання; номер судової справи; прізвище, ім´я, по батькові особи, яка отримала компакт-диск; підпис особи, яка отримала компакт-диск; прізвище, ім´я, по батькові працівника суду, який видав компакт-диск; підпис працівника суду, який видав компакт-диск; примітка.

8.Архівні копії зберігаються в архіві разом з упаковкою, в якій вони надійшли до архіву. У разі потреби у зіставленні даних з архівною копією в архіві виготовляється робоча копія, що видається для використання за межами архіву, або зіставлення проводиться в архіві.

У разі вилучення архівної копії з архіву її тимчасово замінюють робочою копією.

У разі виявлення під час перевірки зниження якості зчитування даних виготовляється дублікат, який зберігається разом з архівною копією і замінює її лише під час виготовлення робочих копій.

Архівні копії знищуються разом зі справою після закінчення терміну зберігання справи.

Робоча копія зберігається в спеціальному конверті разом зі справою.

9. У суді повинно бути обладнано робоче місце для прослуховування фонограм судових засідань особами, які беруть участь у справі. Робоче місце повинно складатися з комп´ютера зі звуковою картою, навушниками, пристроєм CD-R (у разі використання цифрових магнітофонів "Тритон" - пристроєм CD-RW) та спеціальної програми, що за реквізитами засідання дає змогу прослухати фонограму засідання.

Для ознайомлення осіб, які беруть участь у справі, з даними технічного фіксування може використовуватись комп´ютер архіваріуса. Для ознайомлення осіб, що беруть участь у справі, повинна використовуватись лише робоча копія фонограми.

Ознайомлення здійснює працівник апарату суду.

10. Компакт-диск із фонограмою, записаний за допомогою системи "Оберіг", під операційною системою "Windows XP" не потребує спеціальної підготовки. Саме такі комплекси поставляються до місцевих загальних судів. Після встановлення компакт-диска в дисковод автоматично запуститься спеціальна програма, за допомогою якої можливо прослухати фонограму.

11. Повне або часткове відтворення технічного запису судового засідання здійснюється на вимогу особи, яка бере участь у справі, або за ініціативою суду. Потреба у відтворенні запису може виникнути, наприклад, коли необхідно порівняти пояснення різних учасників або того самого учасника процесу, які він давав суду в різний час; для відтворення показів свідка, який не може повторно з‘явитися в судове засідання; для згадування точного змісту пояснень, якщо вони мають значення для справи.

Заінтересована у відтворенні запису особа звертається до суду з клопотанням. Відтворення запису відбувається в судовому засіданні.

12. За клопотанням особи, яка бере участь у справі, може бути за плату здійснено повне або часткове роздрукування технічного запису судового засідання за розпорядженням головуючого. Клопотання подається головуючому, розглядається поза судовим засіданням і вирішується головуючим одноособово. Думка інших учасників процесу не з‘ясовується.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністів України від 15.02.2006 р. № 151 “Про встановлення розмірів плати за роздрукування технічного запису судового засідання в адміністративних та цивільних справах і видачу дубліката виконавчого листа або судового наказу”за роздрукування однієї сторінки тексту на папері формату А4, що повністю або частково відтворює технічний запис судового засідання, встановлено плату в розмірі 5 гривень.

Особа, яка бере участь у справі, має право отримати копію інформації з носія, на який здійснювався технічний запис цивільного процесу. Окремої плати за видачу копії інформації не передбачено. Необхідні витрати компенсуються за рахунок плати за інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи.