У рекомендації № R (94)12 Комітету Міністрів Ради Європи державам-членам щодо незалежності, дієвості та ролі суддів від 13 жовт. 1994 р. зазначається, що для ефективної роботи суддів мають бути створені належні умови роботи, у тому числі шляхом прийому на роботу достатньої кількості суддів (пп. а принципу ІІІ) та забезпечення належного допоміжного персоналу і обладнання, зокрема, для автоматизації діловодства і обробки даних із тим, щоб судді могли ефективно і оперативно виконувати свої обов'язки (пп. d принципу ІІІ)[58]*. Крім того, рекомендується ужити відповідних заходів для того, щоб доручити виконувати несудові завдання іншим особам з метою зменшення перевантаження у роботі суддів (пп. е принципу ІІІ).

Саме на звільнення суддів від виконання завдань, які безпосередньо не пов'язані із відправленням правосуддя, спрямована діяльність спеціально уповноважених на те осіб, які виконують різноманітні функції і у сукупності складають апарат суду. Така структура утворюється при кожному суді й покликана здійснювати численні дії організаційного, допоміжного та підготовчого характеру, без яких неможливі власне дії судді по вирішенню юридично значущих справ.

Діяльність працівників апарату суду, на відміну від дій судді, не є здійсненням судової влади, оскільки лише судді відповідно до закону наділені владними повноваженнями. Обсяг повноважень і обов'язків працівників апарату суду врегульовано, насамперед, Законом України "Про судоустрій України", актами ДСА України та локальними нормативними актами суду. Діяльність секретаря судового засідання, судового розпорядника суду врегульована також нормами процесуального права, оскільки вони є учасниками процесу. Усі працівники апарату підпорядковані голові відповідного суду, який здійснює загальне організаційне керівництво апаратом. Його вказівки і розпорядження є обов'язковими для виконання працівниками апарату суду. У стосунках між працівниками апарату і головою суду діє принцип підпорядкування, на відміну від суддів, для яких голова є першим серед рівних.

Без правильної організованої роботи всіх підрозділів апарату судів неможливо виконати той величезний обсяг роботи, який покладається на судову систему. Однак робота із удосконалення діяльності апарату судів, по-перше, має бути централізованою, бажано - на загальнодержавному рівні, як мінімум - у межах однієї підсистеми судів (загальної юрисдикції або спеціалізованих). По-друге, ця робота повинна мати належне законодавче забезпечення, яке гарантує недопущення на службу в апарат судів осіб із кримінальними зв'язками, які мають сумнівне минуле, тощо. Апарат суду має комплектуватися виключно висококласними фахівцями.

За ст. 103 Закону України "Про судоустрій України" організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат, який очолює керівник апарату (завідувач секретаріату). Завідувач секретаріату підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням ДСА України.

Координація діяльності, в даному випадку, полягає у налагодженні роботи з дотримання діловодства, визначення необхідних обсягів фінансування і матеріально-технічного забезпечення суду, матеріального і соціального забезпечення суддів та працівників апарату суду, обґрунтування оптимальної структури і штатної чисельності апарату суду тощо. Керівник апарату суду відповідно до світового досвіду і міжнародних стандартів має бути своєрідним менеджером, який дає можливість голові суду зосередитися на безпосередньому відправленні правосуддя, реалізації функції контролю і наданні належної методичної допомоги суддям суду при суворому дотриманні принципу незалежності суддів тощо. Ефективність діяльності керівника апарату суду прямо обумовлює якість організації роботи суду і залежить, насамперед, від його рівня професійної підготовленості, уміння голови суду організувати його роботу, системи контролю за його діяльністю з боку ДСА України. Бажано, щоб керівник апарату мав природний хист сучасного менеджера.

Структура і штатна чисельність апаратів місцевого суду, апеляційних судів затверджуються головою ДСА України за поданням голови суду в межах видатків на утримання відповідного суду. Звичайно, навіть при недостатньому фінансуванні структура і штатна чисельність апарату суду має бути достатньою для забезпечення виконання функцій суду. Так, ДСА України розроблено і затверджено типові штатні розписи загальних судів, згідно з якими розробляються штатні розписи у кожному суді. Кожна структурна одиниця апарату суду (відділ, управління, сектор тощо) виконує чітко визначені завдання в межах повноважень відповідного суду, закріплених Законом України "Про судоустрій України". Розмежування відповідних завдань залежить від місця окремого суду в судовій ієрархії, кількості та правової природи функцій, які виконує певна ланка судової системи.

Як приклад можна навести штатний розпис Борівського районного суду Харківської обл. на 2006 рік. Апарат цього суду складається із таких посадових осіб - за кількістю штатних посад: 1) голова суду - 1; 2) заступник голови суду - 1; 3) судді - 2; 4) помічник голови суду - 1; 5) помічник заступника голови суду - 1; 6) помічник судді - 2; 7) старший секретар суду - 1; 8) секретар судового засідання - 4; 9) секретар суду - 1; 10) судовий розпорядник - 1; 11) діловод - 2; 12) прибиральниця - 1,5; 13) водій - 0,5.

Відповідно до штатного розпису Апеляційного суду Харківської обл. структура центрального апарату суду складається із керівництва суду (голова суду, перший заступник голови суду) і апарату забезпечення його діяльності (помічники суддів, радник голови суду, секретар суду, старший консультант - завідувач приймальні та старший секретар суду). Управління справами суду очолює керівник апарату суду, воно складається із шести підрозділів: 1) відділ планово-фінансової діяльності, обліку та звітності; 2) відділ кадрів та режимно-секретної роботи; 3) відділ забезпечення організаційної та господарської діяльності суду, який поділено на сектор енергозабезпечення і технічного обслуговування будівлі та сектор матеріально-технічного та господарського забезпечення; 4) відділ загального діловодства і контролю; 5) відділ узагальнення судової практики; 6) відділ інформаційно-технічного забезпечення судової діяльності.

При судових палатах із цивільних та кримінальних справ, які розглядають справи по другій інстанції, утворено сектори забезпечення їх діяльності, до складу яких входять консультанти, секретарі судових засідань, судові розпорядники тощо. У судовій палаті з кримінальних справ відповідно до процесуального законодавства також утворено судову колегію з розгляду справ по першій інстанції, при якій функціонують сектори забезпечення діяльності цієї колегії та упровадження технічних засобів та ознайомлення з протоколами судових засідань. Окремим структурним підрозділом суду є відділ забезпечення діяльності органів суддівського самоврядування та кваліфікаційної комісії суддів.

Структура і штатний розпис апарату Верховного Суду України та апарату вищого спеціалізованого суду затверджуються президією відповідного суду за поданням голови цього суду в межах видатків на утримання даного суду. В апараті Верховного Суду України та апараті вищого спеціалізованого суду можуть створюватися управління, відділи, інші структурні підрозділи, що здійснюють свої функції на підставі положення про відповідний підрозділ, затвердженого Головою Верховного Суду України або головою вищого спеціалізованого суду.

До складу апарату Вищого господарського суду України входять такі структурні одиниці: 1) відділ міжнародно-правового співробітництва, зв'язків із центральними органами державної влади; 2) відділ контролю і моніторингу виконання, організації тендерів та забезпечення роботи керівника апарату, який складається із секторів з організації тендерів і забезпечення діяльності ради суддів господарських судів України; 3) відділ забезпечення судової палати з розгляду справ про банкрутство; 4) управління забезпечення роботи судової палати з розгляду справ у спорах між господарюючими суб'єктами; 5) управління забезпечення роботи судової палати з розгляду спорів, пов'язаних із державним регулюванням економічних відносин; 6) відділ забезпечення роботи судової палати із розгляду справ у господарських спорах, пов'язаних із захистом права на об'єкти інтелектуальної власності; 7) управління організаційної роботи, яке складається із відділу організаційного забезпечення діяльності Кваліфікаційної комісії Вищого господарського суду України та розгляду звернень і скарг на дії суддів господарських судів; відділу координації роботи структурних підрозділів апарату та організаційного забезпечення діяльності Пленуму, Президії та Науково-консультативної ради Вищого господарського суду України; аналітично-статистичного відділу, сектору виготовлення документів; 8) управління кадрового забезпечення, до структури якого входять: відділ кадрової роботи та з питань державної служби в апараті Вищого господарського суду України, сектор із питань призначення, обрання та звільнення суддів господарських судів України, Центр підвищення кваліфікації суддів і працівників Вищого господарського суду України та організаційного і нормативного забезпечення створення модельних судів; 9) управління законодавства, яке складається із: відділу законопроектних робіт, відділу обліку та систематизації законодавства, сектору з бібліотечної роботи, відділу узагальнення судової практики; 10) фінансово-економічне управління, яке включає до себе: відділ планування, фінансового забезпечення та аналізу використання бюджетних коштів, відділ обліку та бухгалтерської звітності, сектор оплати праці та статистичної звітності; 11) управління комп'ютерного та програмного забезпечення, яке складається із сектору забезпечення інформаційно-пошукових програм, відділу комп'ютерного забезпечення та інформаційних мереж, сектору програмного забезпечення та інформаційної безпеки; 12) управління документального забезпечення - це відділи: документального забезпечення структурних підрозділів; документального забезпечення діяльності судових палат; реєстрації, обліку та оформлення справ і скарг до Верховного Суду України; 13) господарське управління.

До складу апарату Верховного Суду України згідно з Постановою Президії Верховного Суду України від 25 груд. 2002 р. входять: 1) управління забезпечення діяльності Судової палати з цивільних справ; управління забезпечення діяльності Судової палати з кримінальних справ; 2) управління забезпечення діяльності Судової палати з господарських справ; 3) управління забезпечення діяльності Судової палати з адміністративних справ; 4) управління забезпечення діяльності Військової судової колегії; 5) управління узагальнення судової практики та аналітичної роботи з питань застосування законодавства; 6) управління законопроектної роботи та представництва у судах; 7) відділ прийому громадян та попереднього розгляду їх звернень; 8) управління систематизації законодавства; 9) управління міжнародно-правового співробітництва; 10) управління інформаційних технологій; 11) управління документального забезпечення; 12) управління кадрів із центром Верховного Суду України по підвищенню кваліфікації суддів України; 13) прес-служба Верховного Суду України; 14) секретаріат забезпечення діяльності Пленуму, Президії Верховного Суду України та органів суддівського самоврядування; 15) сектор організаційної роботи та контролю виконання; 16) редакційно-видавниче управління; 17) управління кадрами.