Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом.

На обкладинці судової справи вказуються: найменування суду; найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки); якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів; у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення - прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення; у цивільній, адміністративній справі - прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника); у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній, адміністративній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом; у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи; дата надходження справи в суд. Лівий верхній кут обкладинки справи залишається вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

До матеріалів кримінальної справи, що надійшла до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності: 

·    бланк опису документів; 

·    супровідний лист, з яким справа надійшла до суду; 

·    копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу про день попереднього розгляду справи суддею; 

·    клопотання учасників процесу, що надійшли у зв'язку з попереднім розглядом справи; 

·    постанова судді за результатами попереднього розгляду справи; 

·    протокол, якщо він вівся при попередньому розгляді справи; 

·    копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до постанови судді за результатами попереднього розгляду справи; 

·    документи про вручення копії обвинувального висновку підсудному та копії повідомлень у зв'язку з призначенням справи до судового розгляду; 

·    документи, що надійшли до суду на виконання постанови судді за результатами попереднього розгляду справи, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників процесу; 

·    за вказівкою судді також інші документи, що стосуються справи; 

·    розписки про вручення повісток про виклик до суду.

Бланк опису документів у кримінальних справах підшивається тільки в справах за скаргами потерпілих. У інших кримінальних справах, що надійшли до суду, опис документів продовжується.

Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані після перерви, підшиваються перед протоколом судового засідання.

Документи цивільної чи адміністративної справи підшиваються в міру надходження до суду чи формування, а саме в такому порядку:

• бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);
• документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо такі проводилися);
• позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);
• конверт, у якому надійшла позовна заява;
• якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем (заявником), скаржником (крім документів, що підтверджують сплату державного мита, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців 4, 5 цього пункту);
• супровідний лист про відправлення копії ухвали про залишення позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;
• позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);
• документи, додані до позовної заяви;
• конверт, у якому надійшла позовна заява;
• ухвала про відкриття провадження у справі;
• заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;
• документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;
• розписки про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);
• інше листування (у хронологічному порядку).