Повноваження Держфінінспекції в Донецькій області Держфінінспекція в Донецькій області для виконання покладених на неї завдань має право в установленому порядку: 1) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань учених і фахівців, у тому числі на договірній основі, працівників центральних та місцевих органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ та організацій, зокрема для проведення контрольних замірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків у виробництво сировини і матеріалів, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок; 2) одержувати від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших юридичних осіб та їх посадових осіб, фізичних осіб - підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на Держфінінспекцію та її територіальні органи завдань; 3) скликати наради, створювати комісії та робочі групи; 4) користуватися відповідними інформаційними базами даних державних органів, державними, в тому числі урядовими, системами зв'язку і комунікацій, мережами спеціального зв'язку та іншими технічними засобами; 5) здійснювати державний фінансовий контроль шляхом проведення: - інспектування у формі планових та позапланових ревізій певного комплексу чи окремих питань фінансово-господарської діяльності підприємств, установ та організацій, визначених у підпункті 1 пункту 4 цього Положення; - державного фінансового аудиту; - перевірки державних закупівель; 6) перевіряти в ході державного фінансового контролю грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси та інші документи, що підтверджують надходження і витрачання коштів та матеріальних цінностей, документи щодо проведення процедур закупівель, проводити перевірку фактичної наявності цінностей (коштів, цінних паперів, сировини, матеріалів, готової продукції, устаткування тощо); 7) безперешкодного доступу в ході державного фінансового контролю на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення, що належать підприємствам, установам та організаціям, що контролюються; 8) вимагати від керівників підконтрольних установ проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків, у разі відмови в її проведенні звертатися до суду щодо спонукання до проведення інвентаризації, а до ухвалення відповідного рішення судом опечатувати в установленому порядку каси, касові приміщення, склади та архіви; 9) одержувати від службових і матеріально відповідальних осіб об'єктів, що контролюються, письмові пояснення з питань, які виникають у ході здійснення державного фінансового контролю; 10) вилучати під час проведення ревізії у підприємств, установ та організацій копії фінансово-господарських та бухгалтерських документів, які свідчать про порушення, а на підставі рішення суду вилучати до закінчення ревізії оригінали зазначених документів; 11) одержувати від Національного банку України і його установ, інших банків та кредитних установ необхідні відомості, копії документів, довідки про банківські операції та залишки коштів на рахунках об'єктів, що контролюються, а від інших підприємств та організацій, у тому числі недержавної форми власності, що мали правові відносини із зазначеними об'єктами, - довідки і копії документів про операції і розрахунки з підприємствами, установами та організаціями; 12) звертатися в установленому порядку за наявності відповідних міжнародних договорів до контролюючих чи правоохоронних органів інших держав за додатковою інформацією про порушення фінансової дисципліни на підприємствах, в установах та організаціях; 13) проводити на підприємствах, в установах та організаціях зустрічні звірки з метою документального та фактичного підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків для з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку підприємства, установи та організації, що контролюється; 14) ініціювати проведення перевірок робочими групами центральних органів виконавчої влади; 15) пред'являти керівникам та іншим особам підприємств, установ та організацій, що контролюються, обов'язкові до виконання вимоги щодо усунення виявлених порушень законодавства; 16) призупиняти в межах своїх повноважень бюджетні асигнування, зупиняти операції з бюджетними коштами в установленому законодавством порядку, а також застосовувати та ініціювати застосування відповідно до закону інших заходів впливу у разі виявлення порушень законодавства; 17) вилучати в судовому порядку до бюджету виявлені під час проведення ревізій приховані, занижені валютні та інші платежі, порушувати перед відповідними державними органами питання про припинення бюджетного фінансування і кредитування у разі, коли отримані підприємствами, установами та організаціями кошти і позички використовуються з порушенням законодавства; 18) порушувати перед відповідними державними органами питання про визнання недійсними договорів, укладених із порушенням законодавства, у судовому порядку стягувати у дохід держави кошти, отримані підконтрольними установами за незаконними договорами, без установлених законом підстав та з порушенням законодавства; 19) накладати у випадках, передбачених законодавчими актами, адміністративні стягнення; 20) порушувати перед керівниками відповідних органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій питання про притягнення до відповідальності осіб, винних у допущених порушеннях; 21) при виявленні збитків, завданих державі чи об'єкту контролю, визначати їх розмір згідно з методикою, затвердженою Кабінетом Міністрів України. Територіальні органи Держфінінспекції України мають зазначені вище права, крім прав, вказаних у пунктах 12 та 14. 3. Функції та повноваження діловодної служби Держфінінспекції в Донецькій області

Основним завданням діловодної служби є встановлення в Держфінінспекції в Донецькій області єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах. Діловодна служба відповідно до покладених на неї завдань:

- розробляє номенклатуру справ;

- реєструє та веде облік документів;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву;

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Держфінінспекції в Донецькій області вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування;

- регулярно перевіряє стан діловодства у структурних підрозділах;

- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Держфінінспекції в Донецькій області;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Держфінінспекції в Донецькій області;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- аналізує інформацію про документообіг, необхідну для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду Держфінінспекції в Донецькій області та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Держфінінспекції в Донецькій області з питань діловодства;

Діловодна служба Держфінінспекції в Донецькій області, за дорученням керівництва та на виконання планів роботи, має право:

· повертати виконавцям документи, передані для реєстрації (відправлення) з порушенням вимог законодавства, Інструкції.

· перевіряти у підрозділах Держфінінспекції правильність ведення діловодства.

· вимагати від усіх працівників Держфінінспекції неухильного виконання вимог Інструкції з діловодства.

· давати вказівки підвідомчим підрозділам Держфінінспекції з питань, віднесених до компетенції діловодної служби, і контролювати їх виконання.

· вести переписку з організаціями, які належать до сфери діяльності діловодної служби.

4. Впровадження системи електронного документообігу: проблеми та рішення

При впровадженні будь-якої нової системи організація зустрічається з рядом проблем та труднощів. При цьому проблеми можуть бути як об'єктивні (плинність кадрів, недолік коштів) так і суб'єктивні (небажання керівництва чи співробітників вивчати та впроваджувати нові технології).

Серед об'єктивних факторів, одним зі складних для подолання є фактор постійних структурних змін в організації. На даний час це типовий фактор майже для усіх органів влади України. Низька заробітна платня, відсутність соціальних гарантій, незрозуміла політика керівництва в різних сферах суспільно-економічного життя - все це призводе до великої плинності кадрів в державній службі, а в деяких випадках до так званого безробіття робочих місць. В цьому випадку в установі бракує кваліфікованих спеціалістів з тієї чи іншої сфери. Наслідком цього фактору є слабка формалізація бізнес-процесів. Цікаво, що вже впроваджена система електронного документообігу здатна суттєво спростити реалізацію цих структурних змін. Наявність СЕД дозволяє уникнути складностей, що виникають при передачі масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший, наприклад у знову створений. Будь-які структурні та кадрові перестановки призводять до втрати знань і інформації. Впровадження СЕД у такому середовищі нагадує спробу на ходу надягти вузду на коня.

Однак це не означає, що впровадження системи електронного документообігу в таких випадках неможливо взагалі. Просто необхідно впроваджувати тільки ті компоненти СЕД, які адекватні даному стану організації. Наприклад, навіть при наявності досить неформалізованої структури організації можна побудувати цілком ефективний електронний архів, який дозволить упорядкувати зберігання документів, версій документів, доступ до них різних співробітників і створити додаткові можливості, як то: дистанційний доступ до документів, економію дискового простору за рахунок міграції застарілих документів на більш дешеві носії і т.д. Пізніше можна починати формалізацію документообігу в тих підрозділах, які є максимально стійкими до структурних та кадрових змін. При зазначеному підході дуже важливо знайти компанію-партнера по впровадженню системи, яка орієнтована на довгострокову роботу, а не на миттєвий контракт із максимальною сумою. Крім того, обрана система повинна бути модульною, що допускає нарощування функціонала в процесі експлуатації.

Крім того до об'єктивного фактору можна віднести ситуацію, коли в організації відсутній або дуже слабко розвинений документообіг як такий, навіть паперовий. І хоча ця ситуація більш притаманна невеликим приватним підприємствам, навіть сьогодні у деяких державних установах більша частина документів не підлягає реєстрації і не зберігається (службові записки, проміжні документи, протоколи і т. ін.) Але і в такій ситуації є свої переваги. У першу чергу ця відсутність необхідності кого-небудь переучувати. Крім того, є об'єктивні передумови до того, щоб переконати керівництво впроваджувати систему документообігу. Зрозуміло, що, якщо ви надасте вибір: впроваджувати архаїчну паперову систему або сучасну електронну, цілком імовірно, що буде обрано друге. Серйозна проблема полягає в тому, що якщо велика організація не має взагалі ніякого формалізованого документообігу, то в ній постійно виникає безліч проблем, і керівництво не завжди розуміє, що їх джерелом є саме відсутність формалізованої схеми ведення справ. У результаті на керівників постійно валиться купа проблем і їм не до "якихось там систем документообігу". Ситуація ця дуже важка, але, як показує досвід, не завжди безнадійна.