Розв'язок цієї проблеми досить простий. Необхідно запустити пілотний проект. Для цього потрібно проаналізувати діяльність організації й виявити проблемні ділянки, які найбільш страждають від відсутності формалізації у веденні справ. Потім, коли пілотний проект успішно впроваджено і є підтримку керівників підрозділів, проблеми яких вирішені, можна наполягати на проведенні наради по цьому питанню. Коли відомо, що робити, є явно вдоволені роботою із системою керівники підрозділів і складений розумний кошторис витрат на реалізацію системи в цілому по організації, навіть дуже зайняте керівництво знайде час для ухвалення рішення. Керівникам завжди приємно брати участь у нарадах, які проходять під прапором доповіді про успіхи, і легко підтримувати починання, які, як їм здається, мають досить прихильників, а значить, будуть реалізовані без істотних зусиль із боку керівника.

З іншого боку, на етапі впровадження СЕД стоять суб'єктивні фактори і найважливіший з них - фактор керівництва. Відсутність волі керівників організації може привести до різних негативних наслідків. Звичайно при цьому система виявляється впровадженою тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому разі вона не буде впроваджена зовсім.

Однією із прихованих причин різного відношення до впровадження СЕД керівника організації й керівників різних рівнів в ієрархії є страх прозорості власної діяльності як для керівництва, так і для підлеглих, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу.

Є ще так званий фактор керівника "радянського типу" - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати й редагувати документи. Керівники такого типу воліють мати справи з живими людьми, постійно викликаючи їх до себе "на килим", а не з документами, у зміст яких необхідно вникати. Але, на щастя, таких керівників стає усе менше.

Розв'язок даної проблеми єдиний - переконувати керівників. Питання в тому - як. Але це вже виходить за тему даної роботи. Тут кожен ініціатор впровадження СЕД повинен самостійно скласти аргументи, здатні переконати керівника й зробити його прихильником впровадження системи документообігу.

До іншого людського фактору можна віднести консерватизм співробітників. Системи електронного документообігу мають важливу особливість: система або повинна бути впроваджена на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, або ефективність від її використання буде мінімальною. Така постановка питання відразу виявляє одну з основних проблем впровадження: у будь-якій організації знайдуться люди, що прагнуть уникнути чогось нового. Консерватизм персоналу зазвичай обумовлений небажанням навчатися й перенавчатися, а також низькою освіченістю. Ця проблема може завести в тупик увесь процес впровадження. Особливо це стосується органів влади, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.

Як вирішити цю проблему? Робота з людьми - це завжди політика на рівні всієї організації й психологія на рівні конкретних людей. У багатьох випадках потрібен індивідуальний підхід до кожної людині, врахування його особливостей - як вікових, так і професійних і особистих. Треба розуміти, що люди роками звикали до одного способу роботи, а в період впровадження СЕД пропонується різко перемкнутися на інший, зовсім їм незвичний, причому не знижуючи навантаження. Але можна полегшити співробітникам цей процес. електронний документообіг держфінінспекція

По-перше, перехід можна зробити поступовим. Наприклад, спочатку впровадити тільки електронну пошту. Модель роботи електронної пошти досить зрозуміла, люди легко до неї звикають. Потім можна побудувати нескладну інформаційну систему й поступово привчати співробітників організації шукати необхідні їм довідкові матеріали (номера внутрішніх телефонів, дати й повістки нарад, протоколи, накази, розпорядження, внутрішні нормативні документи й т.п.) на внутрішньому сервері. Завдяки цьому люди потроху звикнуть читати документи з екрана, працювати з електронними документами, роздруковувати тільки те, що потрібно. Такий підхід у будь-якому разі скоротить тиражування паперових документів, полегшить їхнє відновлення. Дуже бажано щоб засоби електронної пошти й доступу до інформації в майбутньому стали частинами системи електронного документообігу. У цьому аспекті певна перевага надається системам на платформі Lotus Notes, у якій зазначені компоненти містяться в базовій поставці. Якщо ж, наприклад, спочатку система електронної пошти буде побудована на основі Outlook Express і SMTP/POP3-сервера, а потім буде впроваджено систему електронного документообігу, у якій є інтегрований клієнт, що працює по протоколу MAPI, то доведеться привчати людей до іншого клієнтського ПЗ з його особливостями, переносити всі існуючі поштові скриньки з однієї системи в іншу і т.д. Звичайно цей перехід може коштувати установі не тільки часу, а і великих коштів на перенавчання користувачів і переналаштування системи.

По-друге, на етапі підготовчої роботи треба спробувати знайти прихильників-ентузіастів, які будуть допомагати "відстаючим" освоювати нову безпаперову технологію роботи. Це повинні бути дружелюбні люди, мотивовані не прагненням показати свою перевагу над оточенням, а, навпаки, бажанням допомогти іншим легше освоїти те, що самі вони вже знають. Відповідно до цього принципу повинні бути організовані курси навчання. Дуже корисно, щоб курси були практично добровільними. Співробітники, які прийшли на курси по своїй волі, при правильному підході до їхньої організації, будуть досить захоплені, щоб сприйняти весь матеріал і стати прихильниками СЕД. Пізніше, при масовому впровадженні, навчання повинне стати обов'язковим, однак на той час у людей вже виникне інтерес і з'явиться певна інформація, яку вони одержали від тих, хто першим пройшов навчання.

Висновки

В даній роботі представлена спроба вирішення питання щодо вдосконалення діловодства та підвищення ефективності діяльності Держфінінспекції в Донецькій області за рахунок впровадження новітніх інформаційних технологій

Використання систем електронного документообігу в апараті інспекції має наступні переваги:

· підвищення продуктивності праці персоналу;

· зниження вартості документа за рахунок зменшення витрат на персонал, устаткування та інше;

· забезпечення інформаційної безпеки досягається розмежуванням прав і захистом від несанкціонованого доступу, а також захистом від збоїв і можливістю відновлення даних;

· можливість колективної роботи над документами всіма користувачами, що мають до них доступ;

· значне прискорення пошуку й вибірки документів;

· можливість одержання необхідного документа в будь-який час, навіть поза офісом;

· поліпшення контролю виконання документів.

Література

1. Закон України від 26.01.1993р. №2939-ХІІ "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні" // http://zakon.rada.gov.ua

2. Конституція України від 28.06.1996 р. №254к/96-ВР //http://zakon.rada.gov.ua

3. Указ Президента України від 28.11.2000 р. №1265/2000 "Про Положення про Головне контрольне-ревізійне управління України" //http://zakon.rada.gov.ua

4. Бюджетний кодекс України від 21.06.2001р. №2542-ІІІ //http://zakon.rada.gov.ua

5. Наказ Держфінінспекції України від 28.12.2012 № 428 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства в територіальних органах Державної фінансової інспекції України" //http://www.dkrs.gov.ua

6. Постанова КМУ від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АР Крим, місцевих органах виконавчої влади"//http://zakon4.rada.gov.ua

7. Діловодство в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування.//К.е.н.,доцент,М.О. Снітчук //http://www.kds.org.ua