2.1 Співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носій"

Головною складовою документа виступає інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. У Федеральному законі "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації" закріплено таке визначення поняття "інформація": "Інформація - це дані про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх представлення" [13, с. 13].

Нині суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, як і кожна людина окремо, може існувати, лише обмінюючись інформацією. За нинішніх умов дуже важливо вчасно отримати важливу інформацію у необхідному обсязі. Інакше кажучи, хто має інформації, той володіє ситуацією.

Основним інструментом інформатизації всіх галузей людської діяльності є інформаційні системи. Інформаційні системи (ІС) - системи зберігання, обробки, перетворення, передачі, відновлення інформації з допомогою комп`ютерної і іншої техніки. Дане поняття включає у собі:

Сьогодні в Україні нагромаджено величезні запаси інформації, яка зосереджена у різних базах і банках даних, на дискетах і CD-ROM, інших носіях інформації. Цю інформацію застосовується повсюдно - в бібліотеках, інформаційних центрах, музеях, архівах, освітніх установах та інших організаціях.

База даних - це набір даних, достатній задля досягнення встановленої мети й представлений на машиночитаємому носії так, що дозволяє здійснювати автоматизовану переробку інформації.

Банк даних - це автоматизована інформаційна система, що складається з однієї або кількох баз даних, і системи зберігання, обробки і пошуку інформації [12. с. 44].

Будь-яка сфера людської діяльності, однак, пов`язана з документною інформацією, тобто інформацією, котра міститься у документі. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

а) документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання у суспільстві;

б) документ припускає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту - одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може;

в) інформація передається дискретно, тобто як повідомлення Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника);

г) як і будь-який об`єкт, що має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Значення чи сенс закодованого тексту можна було зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому бо лише у такому вигляді можна передати у сполученні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати інформацію і опановувати відповідними знаннями. Знаковість - обов`язкова властивість будь-якого документного повідомлення;

д) документ - це інформація яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - у вигляді листків, графіків, фотографій, звукозапису й т.д.;

е) документу властива речовність Для документа важлива стабільна речовинна форма[12, с. 45].

Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - з двох необхідних і обов`язкових складових документа, без яких він існувати неспроможний. Матеріальна складова документа - це її речовинна (фізична) сутність, форма документа, забезпечує його спроможність зберігати і передавати інформацію у просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації (матеріальний носій) - матеріальний об`єкт, спеціально створений людиною і готовий до записe, збереження і передачі. Існування документа поза матеріального носія неможливо.

Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), подану переважно у вигляді книжок, журналів, буклетів, микрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв тощо. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, збереження та використання їх (читання, перегляд, слухання) в соціальних документних комунікаціях. Проте спеціальна форма об`єкта теж може бути єдиний критерій у тому, щоб можна вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого у ньому повідомлення, тексту.

Отже, матеріальний об`єкт стає документом лише у єдності речовинного носія і закладеною у ньому інформації. Двоєдина природа документа - одна з основних особливостей його як відомої системи. За відсутності однієї із перелічених характеристик немає єдності, отже, і документа.

2.2 Документ у системі наук документно-комунікаційного циклу

Зв'язки документознавства з іншими науковими дисциплінами та галузями практичних знань неодноразово розкривалися в численних роботах. Слід відзначити, що зміст цих зв'язків відбиває як структуру об'єкта і предмета документознавста, так і його завдання. І тому ті дослідники, які стояли на позиціях більш широко розуміння об'єкта, відповідно показували і більший спектр його зв'язків.

Майже всі автори відзначають спорідненість документознавства і архівознавства. Цей зв'язок вбачається у спільності об'єкта дослідження, причому у тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи зі створення та використання документа. Відповідно, для документознавства такою сферою є справочинство, а для архівознавства -архівна справа. Розгляд цих сфер як взаємозумовлених дав підставу для формулювання принципу континуїтету (у такому значенні це поняття запропоновано К.Т.Селіверстовою) як наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні документів від їх створення в справочинстві до зберігання в архіві.

Теорія документа у спеціального документознавства не може не спиратися на розробки загального документознавства, оскільки фактично всі їхні основні завдання в аспекті теорії документа тотожні і різниця полягає тільки у більш широкому спектрі об'єктів дослідження в загальному документознавстві і більш конкретизованому виборі такого об'єкта у різних напрямах спеціального документознавства, наприклад, управлінські документи, кінофотофонодокументи, науково-технічні документи тощо.

Управлінське документознавство, як найбільш розроблений з таких напрямів, зосереджує увагу на типології та класифікації управлінських документів, вивченні моделей їхніх характеристик змісту та зовнішньої форми, у тому числі при створення електронних документів чи конвертації документної інформації паперових документів в електронну форму, на функціях управлінських документів у цілому чи номінально - видовому розрізах та окремих характеристиках документної інформації. І хоча, як вже відзначалося раніше, управлінські документи при переході від динамічного до статичного стану зазнають функціональних змін, однак всі досліджувані документознавством характеристики документа враховуються архіво-знавством в плані вивчення документа як історичного джерела чи для задоволення інших запитів суспільства в ретроспективній інформації. З іншого боку, теорію управлінського документа, орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів, тобто на справочинство, розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів документів, використовуючи засобу уніфікації і стандартизації. Саме у цьому аспекті досить виразно проявляються зв'язки документознавства з мовознавством або з тим конкретним його напрямом, який отримав назву документної лінгвістики. Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягати високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції.

З іншого боку, застосування засобів ділового мовлення не може бути достатнім для виконання такої функції, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої схеми управління, змісту управлінських зв'язків, впливу управлінської дії об'єкту, що керує, на керований об'єкт. Тобто, у даному разі можна констатувати зв'язки спеціального документознавства з теорією управління в суспільстві або теорією і практикою менеджменту.

Однак, розроблення уніфікованих документів та їхніх систем базується не тільки на теорії управління соціальними процесами. Тут враховуються також аспекти розгляду документа з юридичної точки зору. Управлінський документ - це документ, в результаті оформлення якого йому надається юридична сила. Дія документа як правового акту чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів зумовлена наявністю певних реквізитів (елементи бланка, підпис, печатка, революції тощо). Їхня фіксація не тільки є вираженням характеристик документа як юридичного, а й, водночас, має відповідну правову основу, яка забезпечена певними законодавчими актами. Підготовка такої правової бази і втілення безпосередньо різних норм оформлення документів, їхнього обігу та використання визначає зміст зв'язків документознавства з юридичною наукою, тобто правознавства.

Розроблення уніфікованих систем документації, уніфікованих форм документів (на нашу думку як один з напрямів дослідження в теорії управлінського документа)оптимізує процеси створення, опрацювання, зберігання та використання таких документів і довідкових службах. Однак результати роботи у цьому напрямі не обмежуються дією тільки у сфері справочинства. У подальшому це позитивно позначається на проведенні експертизи цінності документів для передавання їх на державне зберігання, де, як відзначалося раніше, чітко проявляються зв'язки документознавства як з архівознавством, так і з історичним джерелознавством.

Уніфікований документ - документ з раціонально оформленими реквізитами, що орієнтує на ефективне його опрацювання, зберігання та використання в архівах, зокрема. в умовах автоматизованих систем та як історичного джерела.

Безперечно, уніфікація і стандартизація не є єдиними чинниками, котрі сприяють підвищенню якості роботи з управлінськими документами. Технологія справочинства є тою галуззю практичних знань, на яку орієнтована частина досліджень управлінського документознавства. Регламентація та раціоналізація процесів і операцій роботи з документами у справочинних службах є одним з провідних завдань управлінського документознавства. Удосконалення організації змісту документів в умовах однієї установи, їх групи чи в масштабах галузі й к цілому держави впливають на їхню діяльність, забезпечуючи виконання документом основної соціальної функції. Відповідно, таке документаційне забезпечення управління повинно мати обґрунтування з точки зору права і теорії управління у масштабах установи, галузі чи держави.