Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти.

До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій, зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи (класи документів), що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання Колегії міністерства, наказ про прийняття на роботу чи звільнення, пояснювальна записка)[9, с. 114].

Існує також проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи у свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термінові чи безстокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.

ВИСНОВКИ

документ інформація управлінський

Слово документ (лат. documentum - зразок, доказ, свідчення) походить від іменника "docere" - вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось.

За іншою версією слово "dek" походить від числа "десять" пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь "dek" замінили на "doc" в слові "doceo" - навчаю, навчаю, від якого утворили слова "doctor" - учений, "doctrina" - вчення, "documentum" - те, що вчить, повчальний приклад.

"Документ - це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле (1868-1944 рр.).

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Основною складовою документа виступає інформація, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.

2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту - одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.

3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість - обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.