Майже в усіх працях, де висвітлюється питання зв'язків документознавства з іншими науками, підкреслюється зв'язок з інформатикою. Вона є лише дисципліною, яка розглядає інформації в аспекті її автоматизованого оброблення, зберігання та видавання. Однак, існує ряд напрямів, які досліджують інформацію поза процесами автоматизації і вони є прерогативою комплексу наук, які разом з інформатикою входять до складу інформаційної науки. Так, сутність інформації, її види, властивості, загальна характеристика джерел інформації складають розділи інформології як складової інформаційної науки. Документознавство (загальне і спеціальне) безпосередньо пов'язане з таким напрямом при розробленні проблем теорії документа.

Інформаційна природа справочинних процесів зумовлює зв'язок управлінського документознавства не тільки з інформаційним менеджментом, а й у цілому з теорією комунікацій, яка також є частиною інформаційної науки. Однак, якщо змісту і характеру інформаційних зв'язків в установі документознавство приділяє досить значну увагу, то характер інформаційних потреб і сама особа споживача інформації в процесах управління документацією поки досліджені значно менше. В комплексі проблем інформаційного забезпечення управління актуальним є також вивчення потоків управлінської інформації, інформаційних ресурсів установ, форм і методів інформаційного забезпечення керівників. Ці аспекти у даному напрямі спеціального документознавства фактично репрезентовані посібниками, де інформаційне забезпечення управління розглядається виключно у контексті документаційного забезпечення управління і фактично не враховують здобутків теорії і практики науково - інформаційної діяльності, що розробляється у межах інформатики. Посилена увага до історії та сучасного стану функціонування автоматизованих систем управління в таких роботах цілком виправдана, але не менш важливим є й аналіз проблем розроблення та впровадження автоматизованих інформаційних систем, орієнтованих на інформаційне забезпечення керівників, зокрема в органах державної влади та місцевого самоврядування, прийняття управлінських рішень в установах різних типів.

З інформатикою безпосередньо пов'язане вивчення документо-знавством комплексу проблем електронної документації. У 1960-70-х рр. така проблематика була актуалізована впровадженням автоматизованих систем управління, в яких автоматизація процесів обігу управлінської документації розглядалася як одна з ланок системи(тобто виступала як підсистема). У подальшому автоматизація справочинства зосереджується на завданнях створення локальних систем, що об'єднували процеси створення, оброблення, контролю за виконання, пошуку інформації електронних управлінських документів. Зараз впровадження систем комп'ютерного справочинства породжує ряд проблем економічного, юридичного, культурно - соціологічного, технологічного характеру. Все загальнішими для розв'язання у цьому аспекті стають питання визначення історичної цінності електронних документів, організації їхнього

архівного зберігання.

Окремим і досить значним розділом управлінського документо-знавства є напрямок, який досліджує історію управлінських документів, процесів їхнього створення, формування систем документації та їхнє функціонування. Такий напрям отримав назву історичного документо-знавства. У цьому контексті документознавство пов'язане з історією справочинства, яку цілком справедливо В.М.Автократов розглядав як галузь, порубіжну з документознавством, архівознавством та дипло-матикою [8,ст.42]. Водночас він зазначав, що проведення досліджень з історії справочинства можуть бути плідними тільки у зв'язку з розглядом історії установ. Для управлінського документознавства історія державних установ є тою галуззю знань, яка дає можливість зрозуміти зміст умов створення і функціонування документів, ясніше усвідомити характер завдань, які вони виконували, а також чим були зумовлені характеристики їхнього змісту та форми. Сама ж історія державних установ є відгалуженням історії держави і права, що ще раз засвідчує зв'язки управлінського документознавства з правознавством. З іншого боку, такий зв'язок проглядається також під час дослідження історичних управлінських документів як пам'яток юридичних відносин минулого. Зокрема, такі публікації досить часто вміщує журнал “Научно- техническая информация”, який видається ВІНІТІ (Москва).

Науково - технічне документознавство теж має типові для всього спеціального документознавства зв'язки з загальним документознавством, історичним джерелознавством, інформаційною наукою, зокрема з „науковою” інформатикою. Однак, науково - технічному документознавству притаманні й специфічні зв'язки, наприклад, з наукознавством, історією науки, техніки, виробництва, архітектури, з патентознавством, метрологією і стандартизацією. Практика організації роботи з науково - технічною документацією потребує включення у проблематику науково - технічного документознавства проблем її зберігання і використання в архівах, бібліотеках, інформаційних органах. Тобто, тут реалізуються зв'язки архівознавством, бібліотекознавством, бібліографознавством, організацією науково-інформаційної діяльності.

2.3 Сучасний управлінський документ, та проблема класифікації

Сьогодні термін «документ» стає все більш популярним, хоча й містить значну кількість як визначень, так і підходів до його вивчення. Насправді це досить складне і багатоаспектне поняття, нерозривно пов'язане з поданням і використанням релевантної інформації як в часі, так і в просторі.

Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована проф. А.М.Соковою Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах.

Всі системи документації офіційного походження, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування [9, с. 103].

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів. Дисциплінарні (галузеві) - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. С.Г. Кулєшов пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т.п., до гуманітарної - соціологічну,екологічну, етнографічну і т.п., а до природничої - геологічну, картографічну, метереологічну тощо. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ [9, с. 105].

Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця не вирішені. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад врахування вищезазначених чинників подає такий нормативно-методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: - документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина1); - документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина2). Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними[9, с. 108].

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 010-98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів. документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації. За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі [9, с. 112].

Організацією може вестись також й інша документація (робочі інструкції, сітьові графіки, плани заходів з якості тощо), що не є обов'язковими для розробки системи менеджменту якості. Вдосконалення організації руху й змісту ділових документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами ділової офіційної документації.

Спробуємо, виходячи з вищенаведеного, розбити на групи сукупність офіційної документації, що циркулює в установі (об'єднанні), за її тематичними видами, виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи. Управлінська документація

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, - це організація (група) людей об'єднаних певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятись вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовутимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності.