Одним з обов'язкових елементів будь-якої діяльності - правової, управлінської, адміністративної тощо - є фіксація інформації, оскільки отримувати, передавати на відстань, зберігати в часі її можна тільки попередньо зафіксувавши. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи. За останні десять років визначення документа дістало певне юридичне закріплення у державних законодавчих актах України. Так, у Законі України "Про інформацію" зазначено, що документом є матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Різновидом документа є процесуальний документ. Саме у процесуальних документах містяться відповіді на правові питання. По конкретних актах, по їх ефективності дається суспільно-політична оцінка діяльності правоохоронних органів. Більшість документів, складених органами розслідування, прокуратури і суду, мають велике морально-виховне значення (обвинувальний висновок, вирок), тягнуть певні психологічні наслідки.

Існує велика кількість видів процесуальних документів. Як правило, різняться вони залежно від органу, який їх складає. Процесуальні документи, які складає суд, можна класифікувати залежно від форми судочинства. У кримінальному судочинстві існує понад 20-ти різних видів процесуальних документів: це постанови, протоколи, ухвали, подання, обвинувальні висновки, вироки, скарги, протести, вказівки, повістки, зобов'язання, повідомлення, доручення, заперечення, клопотання, заяви, пояснення, описи тощо. У цивільному судочинстві розрізняють такі види процесуальних документів: заяви, скарги, рішення, клопотання, ухвали, постанови, протоколи, пояснення, показання, доручення, повідомлення, подання, висновки, судові повістки і т. ін.

Звичайно, що оформлення процесуальних документів вимагає знання та застосування певних правил, що пред'являються до форми та змісту будь-якого процесуального документа. Усі документи мають відповідати загальним вимогам, які ставляться до будь-яких індивідуально-правових актів застосування норм права. Адже правильно оформлені процесуальні документи і процесуальна форма у цілому забезпечують встановлення істини по справі, сприяють зміцненню режиму законності, захисту прав і свобод громадян[112]*.

Кожен вид процесуального документа незалежно від розповсюдження має свій зміст, значення, структуру. У процесуальному законодавстві міститься вказівка на назву процесуальних документів, зазначаються обов'язкові реквізити документів і наголошується на їх законності й обґрунтованості (див., наприклад, ст. 85, 130, 332 - 335, 378 КПК України; ст. 208 - 215 ЦПК України). Проте дотримання тільки цих вимог не дозволить скласти юридично грамотний документ. Тому розглянемо більш детально вимоги, які пред'являються до мови процесуального документа, та рекомендації стосовно його стилю.

Отже, процесуальні документи мають бути законними, обґрунтованими, мотивованими, справедливими, логічними, грамотними, з додержанням культури оформлення, а у цілому - високоефективними. Поспіхом прийняті процесуальні рішення, неправильно складені документи підривають авторитет органів розслідування, суду, прокуратури.

Законність документа означає, що складений процесуальний документ повинен строго відповідати правовим нормам, на основі яких він прийнятий.

Процесуальний акт визнається законним, якщо: 1) його прийняття передбачено процесуальним законодавством; 2) він винесений компетентним органом чи особою; 3) постановлений при додержанні умов, зазначених у законі; 4) його постановлення відповідає процесуальній формі, позначено послідовністю винесення процесуальних актів. Документ законний лише тоді, коли він відповідає вказаним вимогам, є істинним, правдивим, безсумнівним.

Із законністю прийнятого рішення тісно пов'язана його обґрунтованість. Законним може бути тільки обґрунтований правовий документ. Якщо законність - це вимога до формальної, юридичної сторони документа, то обґрунтованість - вимога до його фактичної, обставинної сторони. Наприклад, судове рішення буде вважатися обґрунтованим, якщо воно ухвалене на основі повно і всебічно з'ясованих обставин, на які сторони посилаються як на підставу своїх вимог і заперечень, підтверджених тими доказами, які досліджені в судовому засіданні.

Процесуальний документ має бути мотивованим та переконливим. Вмотивованість акта - це наявність у ньому не тільки опису діяння, події, обставин, а й посилання на докази, аналіз, відповідні пояснення. Переконливість як самостійна ознака процесуальних рішень завжди пов'язана з певною їх оцінкою сторонніми особами, які не мають прямого стосунку до кримінального судочинства. Переконливість процесуального акта базується, перш за все, на обґрунтованості й вмотивованості рішення, дозволяє твердо повірити у його істинність, справедливість і законність висновків, сформульованих у ньому, що, у свою чергу, має важливе виховне значення. Основою переконливості є справедливість - міра оцінки правового акта, яка показує, що перед законом усі рівні, а інтереси громадян надійно захищені.

Важливою ознакою процесуальних документів є їх логічність - послідовність, відсутність суперечностей. Процесуальний документ має бути викладений у чіткій логічній послідовності: кожна наступна його частина повинна бути продовженням попередньої і закономірно випливати із неї. Логічність виключає суперечливість, непослідовність викладення, нечіткість висновків і рішень.

Процесуальні рішення повинні бути належно оформлені, чітко, ясно, грамотно викладені, відрізнятися високою культурою виконання, мовою, тобто загальноприйнятою юридичною термінологією, офіційно-діловим стилем, який передбачає лаконізм, стандартні звороти, однаковість мовних засобів. При цьому слід уникати мовних штампів і важких для розуміння зворотів. Процесуальний документ має відповідати точності формулювань, стислості та уніфікованості викладення та безособовому емоційному навантаженню текстової інформації[113].

Процесуальний документ повинен містити аналітичні доводи, кожен із яких піддається негайній перевірці, супроводжується щонайменше вказівкою листів справи (для кримінального судочинства), на яких відбитий згаданий в аналізі доказ. Ще краще, якщо потрібний фрагмент справи дослівно процитований. Будь-які посилання на судову практику, наукові джерела також повинні супроводжуватися вказівкою конкретного друкованого видання з позначенням його реквізитів[114].

Таким чином, скласти грамотний, обґрунтований, добре аргументований документ - завдання непросте. Крім знання предмета, потрібне знання сучасної літературної мови, уміння користуватися її можливостями. Треба знаходити стосовно кожного випадку точні, доцільні слова, які якнайбільш правильно виражають думки автора. Не у збиток повноті інформації повинна досягатися максимальна стислість документа[115]*.

Уміння грамотно, чітко, правильно висловлювати свої думки - мистецтво, яке не приходить само по собі. Воно досягається наполегливою працею, копітким і сумлінним вивченням державної мови, постійним поповненням як словникового запасу, так і своїх знань законодавства.