Згідно з п. 1.9 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 р. прийом громадян у суді здійснюється відповідним працівником апарату суду, який визначається наказом голови суду. Особистий прийом громадян із питань роботи суду здійснюється головою суду або його заступником. У деяких модельних місцевих судах України (наприклад, Петровському районному суді м. Донецька - з 1999 р., Мелітопольському міському суді - з 1996 р. та ін.) досвід прийому громадян лише працівниками апарату судів, коли до початку розгляду справи суддя не зустрічається із громадянином, був запроваджений кілька років тому і виявився досить ефективним.

В апеляційних загальних судах особистий прийом громадян здійснює голова суду, його заступники, голова ради суддів області, голова кваліфікаційної комісії суддів загальних судів апеляційного округу, керівник апарату суду. У Верховному Суді України затверджено графік особистого прийому громадян Головою Верховного Суду України, його заступниками, головами судових палат та головою Військової судової колегії.

Графік прийому громадян затверджує голова суду. Графік часу і місця особистого прийому громадян із вказаним прізвищем посадовця, який проводить прийом, вивішується в приміщенні суду в зручному місці. Працівник суду, що здійснює прийом громадян, записує всіх громадян, які звернулися на особистий прийом, до журналу особистого прийому. Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години.

Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються після прийому в загальному порядку в єдиному журналі вхідної кореспонденції. Якщо вирішення звернення безпосередньо на прийомі неможливе, його розглядають в порядку, передбаченому законодавством. Про результати розгляду громадян повідомляють письмово або усно - за їхнім бажанням.

Особи, визнані судом в установленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх опікунів не допускаються. Прийом громадян починається з пропозиції відвідувачу назвати своє прізвище, ім'я і по батькові, місце проживання, а також висловити суть питання, з яким він звертається. Якщо з цього питання громадянин уже звертався, то перед початком розмови вивчаються наявні матеріали.

У разі потреби в коректній формі можна попросити у заявника документ, що засвідчує його особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи.

Якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не належить до компетенції місцевого суду, працівник суду, що здійснює прийом, зобов'язаний пояснити, в яку організацію, установу йому варто звертатися, або повідомити місцезнаходження найближчої юридичної консультації.

Посадова особа, відповідальна за ведення роботи зі зверненнями громадян, призначається наказом голови суду. Як правило, цю роботу у судах ведуть помічники голів судів або консультанти.

У суді має бути спеціальне місце і створено належні умови для складання громадянами заяв, скарг тощо.

Порядок реєстрації звернень громадян визначений у п. 4 Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації № 68 від 27.06.2006 р. Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", реєструються в журналі вхідної кореспонденції за індексом першої літери прізвища заявника з дотриманням правил, визначених п. 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в ЗМІ, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348 (зі змін.).

Цим документом визначено, що усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки (п.2).

Облік особистого прийому громадян ведеться в журналі. Для зручності в роботі та правильного обліку звернень громадян необхідно оформляти всі звернення, що надходять, в алфавітному порядку.

Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян передбачена і автоматизована реєстрація пропозицій, заяв, скарг та облік особистого прийому громадян шляхом уведення в персональний комп'ютер елементів реєстраційно-кон- 
трольних форм: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Для забезпечення систематизації, пошуку звернень та підготовки узагальненої інформації щодо звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках ставиться код відповідно до категорії звернення (наприклад, 301 - скарги на невидачу судових рішень; 302 - на дії суддів, у тому числі етику поведінки; 303 - на тривалий нерозгляд справ і тяганину в розгляді; 304 - на незгоду з судовим рішенням і т. ін.).

У разі надходження повторних звернень на верхньому полі першого листа повторного звернення та на реєстраційних формах ставиться відмітка "повторно". Такі звернення оформляють в окреме провадження та залучають до провадження за попереднім зверненням.

Від повторних звернень слід відрізняти так звані "дублетні звернення". При цьому під "дублетними зверненнями" слід розуміти пропозиції, заяви та скарги одного і того самого громадянина з одного і того ж питання, відправлені різним адресатам, що надійшли для розгляду в одну й ту саму організацію.

Після реєстрації звернення громадянина воно того ж дня передається на розгляд голові суду, який своєю резолюцією встановлює термін його вирішення та дає конкретні вка- 
зівки виконавцям.

Якщо резолюцією голови суду виконання документа доручається кільком особам, то відповідальним є той, чиє прізвище вказано першим. Йому передається оригінал документа, іншим за необхідності - ксерокопія. У цих випадках особа, яка вказана першою, узагальнює інформацію та пропозиції інших виконавців і дає заявнику загальну відповідь. Документи оформляються у провадження за скаргою в хронологічному порядку з описом даних документів.

Рішення, що приймаються по зверненнях, мають бути мотивованими і відповідати нормам чинного законодавства. Посадовець, який визнав заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов'язаний забезпечити своєчасне та правильне виконання ухваленого рішення, а у разі визнання скарги обґрунтованою - негайно вжити заходів до відновлення порушених прав громадян.

Під час розгляду звернень працівники суду зобов'язані ретельно перевіряти факти, наведені в них, у разі необхідності вимагати додаткові документи, вживати інших заходів для повного й об'єктивного розгляду порушених автором питань, виявлення й усунення причин і умов, що породжують скарги. У випадках, що потребують додаткової перевірки і вивчення, заявники можуть бути викликані для надання додаткових пояснень до керівництва суду.

Відповідь на звернення перевіряє та підписує голова суду або особа, яка його заміщує. У відповіді має бути вказано прізвище виконавця та номер його службового телефону.

Пропозиції, заяви та скарги, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль закінчується тільки після ухвалення рішення та вжиття заходів щодо вирішення звернення. Відповідно до ст. 18 Закону України "Про звернення громадян" заявник має право, зокрема, знайоми- 
тися з матеріалами перевірки, якщо це не суперечить вимогам Закону України "Про інформацію".

Відповідальний за роботу зі зверненнями громадян працівник суду систематично контролює строки розгляду заяв і скарг, нагадує за необхідності виконавцеві про закінчення строку та доповідає голові суду про скарги, установлений строк розгляду яких закінчується, а також здійснює систематичний аналіз стану прийняття та розгляду заяв, скарг чи пропозицій громадян і пропонує керівництву пропозиції для вжиття заходів з метою усунення причин, що породжують скарги громадян.