треба вилучення з особової справи якихось документів. Вони можуть бути вилучені на підставі постанови слідчого про проведення виїмки (ст. 178 КПК). Усі вилучені документи мають бути перераховані в протоколі виїмки чи опису вилученого, і один примірник протоколу залишається в УВП. Якщо особова справа на засудженого була втрачена, вона підлягає відновленню. Для цього треба провести дактилоскопування і фотографування засудженого, детально опитати його з одночасним звіренням його відповідей з допоміжними обліковими документами на нього в УВП. У суді негайно запросити копії судових рішень, які є підставою для його тримання в місцях позбавлення волі. У першу чергу потрібно відновити справи на осіб, які підлягають звільненню. На підставі матеріалів опиту й інших облікових документів виноситься письмовий висновок, який затверджується вищестоящим керівництвом і є підставою для тримання засудженого в УВП до відновлення копії вироку суду. На обгортці відновленої особової справи робиться надпис "відновлена".

З метою збереження особових справ і усунення можливих неточностей у персональному обліку засуджених адміністрація УВП зобов'язана не менше одного разу на рік звіряти особові справи і облікові картки з фактичною наявністю самих засуджених.

Після звільнення засуджених особові справи на них зберігаються в архівах УВП. Строки їх зберігання визначаються відомчими нормативними актами ДДУПВП.

Облікові картки заповнюються на підставі документів особових справ засуджених, які прибули до установи. Облікові картки бувають двох видів: алфавітні та контрольно-строкові.

Алфавітні картки заводяться на кожного засудженого по прибутті його в установу виконання покарання і відображають основні судово-встановлювальні дані: прізвище, ім'я та побатькові, стать, вік, місце проживання, ким і коли засуджений, за якими статтями, на який строк, початок його відрахування, коли і ким заарештований, минулі засудження та інші дані. З алфавітних карток формується алфавітна картотека, в якій вони розміщуються в чіткому алфавітному порядку.

Облікові картки засуджених, знятих з обліку, з картотеки вилучаються. На них робиться відмітка про підставу зняття з обліку. З цих карток складається архівна картотека в алфавітному порядку.

Контрольно-строкові картки, заповнюються на всіх засуджених, які підлягають звільненню в поточному році, і з них формується окрема контрольно-строкова картотека, в якій картки розміщуються по місяцях і днях звільнення засудженого — з 1 січня по 31 грудня. Контрольно-строкова картотека слугує також для здійснення контролю за проходженням строків, після відбуття яких можна подати до умовно-дострокового звільнення, заміни не відбутої частини строку позбавлення волі м'якшим покаранням і переведенням до колонії-поселення.

Наприкінці кожного року для особливого контролю з неї вилучаються картки на засуджених, які підлягають звільненню у наступному році; ці картки розміщуються по датах закінчення строку покарання (місяць, день). При етапуванні в інше місце позбавлення волі, звільнення або смерті засудженого, контрольно-строкова картка вилучається з картотеки та прилучається до його особової справи.

На засуджених, яким у поточному році виповнюється 18 років, заповнюються контрольні картки, з яких складається картотека на один рік. Картки розташовуються за датами виповнення 18 років (місяць, день). При етапуванні неповнолітнього в іншу установу картка прилучається до його особової справи, а в інших випадках вибуття — вона вилучається з картотеки і знищується.

Якщо засуджений змінив своє прізвище у зв'язку з одруженням, на нього заповнюється сигнальна картка за обраним ним прізвищем. В обліковій картці робиться запис про наявність сигнальної картки на нове прізвище. У випадках розриву шлюбу засудженим та відновлення його дошлюбного прізвища сигнальна картка після внесення до неї виправлення заноситься у картотеку.

Картки зберігаються у спеціально обладнаних для цієї мети металевих шафах або ящиках. При надходженні з Міністерства внутрішніх справ або управлінь внутрішніх справ копії висновків про встановлення засудженому родового або зміненого у встановленому законом порядку прізвища та інших, спецвідділ сповіщає про це засудженому під розписку, заводить на нього нову облікову і контрольно-строкову картки та вносить відповідні зміни в інші облікові документи. Нову облікову картку після відповідних записів в неї заносять в архівну картотеку, а стару — знищують.

При надходженні документів про зміну засудженому строку покарання в обліковій і контрольно-строковій картках робляться відповідні позначки. На документі, який надійшов, роблять позначку про Дату та прізвище працівника спецвідділу, який вніс зміни в обліково-реєстраційні документи.

Відомість про наявність і пересування засуджених складається Щодня за минулу добу за станом на 24 годину на підставі даних про засуджених, які перебувають на обліку, та документів про надходження та вибуття засуджених за минулу добу. Одержані дані звіряються з результатами перевірок наявності засуджених та реєстрації особових справ за кожну минулу добу. Дані кількісного обліку засуджених мають збігатися з кількістю документів особистого обліку та фактичною наявністю в установі засуджених.

Облікові документи та повідомлення про засуджених складаються та надсилаються до управління (відділів) оперативної інформації МВС, ГУ, УМВС України в областях згідно з Інструкцією "Про порядок ведення алфавітного оперативно-довідкового та дактилоскопічного обліків в ОВС".

Обліково-реєстраційні матеріали на засуджених, яким відновлені родові або змінені в установленому законом порядку прізвища та інші дані, надсилаються в управління (відділи) оперативної інформації МВС, ГУ, УМВС України областей за місцем їх утримання та засудження разом з копіями висновків з цього питання.

На засуджених, які змінили прізвища у зв'язку з одруженням, в управління (відділи) оперативної інформації МВС, ГУ, УМВС України областей за місцем утримання та засудження цих осіб надсилається повідомлення, в якому вказуються повні відомості про судимості за попередніми анкетними даними, коли і де одружився, яке при цьому обране прізвище. На осіб, засуджених неодноразово, незалежно від того, зняті чи погашені попередні судимості, такі відомості надсилаються до всіх управлінь (відділів) оперативної інформації, на території яких вони були раніше засуджені. Щодо осіб, які стоять на централізованому оперативно-довідковому обліку, повідомлення про зміну прізвища при реєстрації шлюбу надсилаються, крім того, до головного управління оперативної інформації.

При народженні дитини у засудженої жінки реєстрація її проводиться у найближчому органі запису актів громадського стану на підставі заяви матері і довідки лікаря в строк, що не перевищує одного місяця з дня народження дитини. У заяві матері мають бути вказані ім'я та по батькові дитини, ім'я, по батькові, прізвище, національність і вік заявника. Підпис заявника і правильність вказаних нею про себе даних завіряються адміністрацією установи. Дані про батька записуються згідно з вимогами Кодексу про шлюб та сім'ю.

Посвідчення про народження дитини отримує працівник спецвідділу, який здав заяву матері в органи РАГСу. Це посвідчення зберігається у конверті особової справи засудженої і видається їй при звільненні з установи.

Засуджені, які вибули в інші місця позбавлення волі або померли, звільнені та такі, які втекли з установи, з обліку знімаються. Засуджені, які направляються на лікування до лікарень органів охорони здоров'я та ті, які дістали дозвіл на короткостроковий виїзд за межі установи у зв'язку з винятковими особистими обставинами, з обліку не знімаються.

Крім названих форм обліку засуджених, в установах ведеться ряд додаткових обліків, необхідних для роботи окремих частин і служб.