Важливим фактором у процесі виконання покарання у вигляді позбавлення волі є правильна організація роботи з прийому прибулих в установу, а також чіткий і повний їх облік, що відображає як якісний, так і кількісний склад усього контингенту, який утримується в даній установі.

Штатним органом установи, на який покладається організація роботи з прийому засуджених і здійснення їх обліку, є відділ спеціального обліку. У відповідності з Інструкцією з організації праці спеціальних відділів установ виконання покарання на них покладаються:

— перевірка правильності оформлення документів на засуджених при їх прийомі в установу;

— ведення персонального і кількісного обліку засуджених, складання звіту за їх чисельністю, складом і переміщенням;

— облік і збереження особових справ засуджених;

— оформлення обліково-реєстраційних матеріалів на засуджених для направлення їх в управління (відділи) оперативної інформації МВС, ГУ, УМВС України в областях.

Кримінально-виконавчим законодавством і відомчими нормативними актами передбачені підстави і порядок прийому, а також види і форми обліку засуджених. Підставою для відбуття покарання в установах виконання покарань є лише вирок суду, що вступив у законну силу. Але оскільки засуджені повинні розміщуватися в установі диференційовано, одного вироку для правильного вирішення питання про доцільність і законність розміщення засуджених недостатньо. Потрібні деякі інші документи управлінського характеру. До них належать: особова справа засудженого з вироком суду, що вступив у законну силу; наряд на етапування засудженого в зазначену установу; шляховий список.

1. Особова справа, насамперед, містить вирок суду як підставу Для виконання покарання і здійснення виправно-трудового впливу. В особовій справі, крім вироку, є:

— анкета засудженого з упізнавальними фотокартками;— дактилокарта;   

— протокол затримання;   

— характеристика й інші документи, які відображають поведінку і переміщення засудженого в період перебування у місцях попереднього ув'язнення, а в подальшому — і відбуття покарання.

2. Наряд на етапування є наказом вищестоящого органу управління (Державного департаменту з питань виконання покарань) на переведення засудженого із слідчого ізолятора або з однієї установи покарань в іншу.

3. Шляховий список відображає, хто конкретно, звідки і куди етапується. У ньому вказуються короткі судово-установчі дані на кожного етапуючого, звідки і куди етапується, і на якій підставі.

Прийом та реєстрація засуджених. Прийом засуджених являє собою надходження засуджених в УВП і пов'язаний з цим комплекс режимних, організаційних і виховних заходів, встановлених нормами кримінально-виконавчого права. Прийом засуджених умовно можна розділити на два етапи.

Усі засуджені до позбавлення волі, незалежно від того, звідки вони прибувають — із слідчого ізолятора чи з іншої установи виконання покарання, доставляються в установу під конвоєм. Порядок дій адміністрації установи на цьому етапі регламентовано наказами і вказівками Державного департаменту з питань виконання покарань і він повинен здійснюватися у такій послідовності:

— прийняття особової справи та шляхового списку засуджених, які прибули до установи. Перевірка наявності на попутному списку підпису представника конвойного підрозділу про прийом засуджених під охорону;

— звірка кількості прибулих засуджених з їх числом, указаним у шляховому списку, та перевірка наявності особових справ на прибулих засуджених;

— встановлення належності особової справи конкретному засудженому шляхом опитування засудженого та перевірки його відповідей з анкетами та іншими відомостями, які є в особовій справі, по пізнавальній фотокартці, особистим прикметам, а в необхідних випадках — по дактилоскопічній карті;

— відмітка працівника спецвідділу у шляховому списку про прийняття особових справ на прибулих засуджених.

Відомості про кожного засудженого, прийнятого до установи, заносяться до журналу обліку пересувань засуджених і реєстрації особових справ.

На засуджених, які згідно з рішенням суду зобов'язані відшкодувати матеріальні збитки та виплачувати аліменти, спецвідділом складається у двох примірниках список, в якому вказується прізвище, ім'я та по батькові засуджених, назва та адреса суду, який виніс ці рішення. Перший примірник списку передається до бухгалтерії під розписку на його копії. Список у двох примірниках з указаними прізвищами, ім'ям та по батькові складається також на засуджених, щодо яких судом винесені рішення про примусове лікування від алкоголізму або наркоманії. Перший примірник цього списку у триденний строк передається у медичну частину під розписку на його копії.

На кожного засудженого, який прибув до установи, спецвідділ у

триденний строк оформляє повідомлення, яке надсилає в суд, що виніс вирок, та повідомлення про місце перебування засудженого, з адресою установи, яке направляє його сім'ї.

На другому етапі комісія, до складу якої входять начальник установи — голова комісії, його заступники, начальники відділів і служб (нагляду й безпеки, виробничої, спеціальної (секретар комісії), бухгалтерії та офіцери служби охорони). З кожним засудженим проводиться бесіда і на її підставі, з урахуванням вивчення матеріалів особистої справи, стану здоров'я, спеціальності засудженого та інших даних, визначається, в яке соціально-психологічне відділення його направити і де він працюватиме. Розподіл засуджених по соціально-психологічним відділенням закріплюється наказом начальника установи.

Облік засуджених. Облік є невід'ємним елементом діяльності будь-якого органу управління. Сутність обліку полягає в тому, що він дозволяє отримати, обробити і систематизувати відомості про різні сторони діяльності того чи іншого органу управління, як правило, в кількісних показниках. Ці показники вказують на стан і зміни в суб'єктів (об'єктів) управління, а також про результати діяльності всієї системи. Враховуючи результати своєї діяльності за який-небудь період в минулому і аналізуючи помилки, людина вчиться їх уникати. Результати обліку, крім того, дають можливість на основі їх аналізу прогнозувати ті чи інші зміни в системі управління і в середовищі його оточення.

У сфері боротьби зі злочинністю облік завжди був спрямований на повне охоплення всіх осіб, які вчиняють злочини, заарештованих, засуджених, осіб, які ховаються від слідства і суду. Протягом багатьох років в органах, які ведуть боротьбу зі злочинністю, поступово склалася єдина система обліку вказаних категорій осіб і відповідні звітності. Важливе місце в цій системі посідає облік засуджених в УВП. За його допомогою збирається, аналізується і узагальнюється інформація, яка характеризує процеси, що проходять в УВП. Цей облік включає в себе відомості про кількість, рух засуджених, їх соціально-демографічний склад, стан дисципліни серед них, злочинність і багато іншого.

Потреба такого обліку в кожній установі спричинена тим, що система його показників, яка характеризує окрему установу, є первинною стадією побудови статистичних звітів про діяльність усіх УВП в Україні. Значення обліку ще і в тому, що система його показників дозволяє виявляти й усувати недоліки при здійсненні карно-виховного процесу і прогнозувати заходи щодо удосконалення діяльності УВП.

Належним чином організований облік дозволяє адміністрації постійно мати відомості про кількість засуджених, що відбувають покарання, у встановлені строки виконувати передбачені законом дії з виконання вироків суду, виконувати акти амністії і помилування, своєчасно звільняти засуджених. Облік дозволяє глибоко і всебічно вивчити особу засудженого, сприяє розкриттю раніше вчинених злочинів, ефективно проводити розшук осіб, які ховаються від покарання за скоєння тяжких злочинів в УВП і вирішувати багато інших важливих питань боротьби із злочинністю.

Для здійснення обліку створена система облікових апаратів, які поділяються на центральні та місцеві. До центральних належать: управління оперативної інформації МВС України і відділ спецобліку Державного департаменту України з питань виконання покарань. До місцевих — відділи оперативної інформації ГУ, УМВС областей, відділи (відділення) спецобліку управлінь (відділів) Державного департаменту України з питань виконання покарань, а також відділи спецобліку установ виконання покарань. Таким чином, існує два види обліку засуджених: центральний і місцевий, кожен з яких, у свою чергу, поділяється на персональний і кількісний.

Персональний облік — це відображення в облікових документах достатньо повних соціально-демографічних і кримінологічних даних про кожного засудженого.

Кількісний облік — це реєстрація в облікових документах кількох одиниць обліку (відомості про кількість засуджених, про їх рух, склад тощо).

Відділи спецобліку установ ведуть персональний і кількісний облік засуджених. Персональний облік ведеться за особовою справою засудженого, за обліковою карткою; за журналом обліку пересувань засуджених і реєстрацією особових справ. Кількісний — за п'ятиденними звітами про пересування засуджених, за встановленими формами статистичної звітності.

Особова справа. Особова справа на засудженого є основним обліковим документом в установі. Вона формується ще в ізоляторі тимчасового тримання чи в СІЗО, надходить разом з засудженим до УВП і зберігається в архіві після його звільнення.

З метою забезпечення повного й точного обліку засуджених встановлені певні правила ведення цього облікового документа. Основним нормативним документом, який регламентує порядок ведення особових справ, є Інструкція про роботу спеціальних відділів (відділень, груп, частин) УВП Державного департаменту з питань виконання покарань.

Особова справа на засудженого містить дві частини. Перша комплектується документами, які визначають чи змінюють правове становище особи, засудженої до позбавлення волі, а також документами, які фіксують факти цих змін. До першої частини особової справи підшиваються документи, які перераховані в додатку № 5.

Друга частина комплектується документами, які відображають хід процесу відбування покарання, а також виправлення засуджених. Особові справи нумеруються в порядку їх надходження, починаючи з 1 січня кожного року, їх номер складається з реєстраційного номера по прибуттю до УВП, першої літери прізвища засудженого і двох останніх цифр року прибуття (156-М-99).

Особові справи засуджених зберігаються у сейфах (металевих шафах) в алфавітному порядку. Для тимчасового користування (на строк не більше п'яти днів) особові справи видаються тільки працівникам оперативного відділу. Видача і повернення особових справ здійснюється під розписку у відповідному журналі. Інші посадові особи (начальники соціально-психологічних відділень, вихователі та ін.) знайомляться з особовими справами безпосередньо у приміщенні спеціального відділу, де обладнується окрема кімната чи робоче місце. Видача особових справ цим категоріям співробітників також здійснюється під розписку.

Особові справи на засуджених з УВП можуть бути відправлені лише за запитом органів прокуратури і суду. У всі інші органи особові справи можуть бути направлені з дозволу керівництва УВП. Контроль за їх своєчасним поверненням ведеться за копіями супроводжувальних листів. Особові справи засуджених, які скоїли втечу з УВП, терміново передаються в оперативний відділ під розписку.

При потребі ознайомлення засудженого з матеріалами особової справи, йому вголос зачитуються певні документи, про що в цих документах робиться запис.

У випадку заведення кримінальної справи стосовно засудженого в осіб, які проводять попереднє розслідування, може виникнути по-215