Необхідність систематизації законодавства пояснюється потребою його вдосконалення, а також великим обсягом і різноманітністю правових актів, якими регулюються правові відносини у державі. Слід зазначити, що правова база України містить близько 120 тис. нормативно-правових актів, серед яких закони становлять близько 5 %, а решта - підзаконні правові акти.

Систематична картотека нормативних актів у суді ведеться відповідно до Класифікатора галузей законодавства України, затвердженого 2 черв. 2004 р. наказом Міністерства юстиції № 43/5. Класифікатор являє собою перелік розділів та підрозділів, які в основному відповідають системі законодавства і мають числові позначення - індекси (розділи позначаються римськими цифрами, підрозділи - арабськими).

Обліку в систематичній картотеці підлягають акти загальнонормативного характеру, прийняті Верховною Радою України, Президентом, Кабінетом Міністрів України, центральними органами державної виконавчої влади; рішення і висновки Конституційного Суду України, постанови і керівні роз'яснення Пленуму Верховного Суду України, пленумів вищих спеціалізованих судів, нормативні акти Генеральної прокуратури України, рішення, постанови, ухвали судів загальної юрисдикції.

Обліку не підлягають акти:

• господарсько-розпорядчого характеру (про випуск та поставку продукції, будівництво конкретних споруд, виділення коштів та ін.);
• індивідуального характеру (про нагороди, призначення, переміщення тощо);
• про втрату чинності та про зміну раніше прийнятих актів;
• про зміну в адміністративно-територіальному устрої.

На нормативному акті, який підлягає обліку, проставляється чітко і розбірливо індекс (числове позначення розділу та підрозділу Класифікатора) у відповідності з основними питаннями, які регулюються актом. Якщо статті та пункти мають норми, які відносять до інших розділів та підрозділів Класифікатора, відповідні індекси проставляються проти цих статей, пунктів. Наприклад: Закон України "Про судоустрій", прийнятий 07.02.2002 р., за своїм змістом належить до розділу 333.000.000 (Суд і судоустрій), підрозділу 333.010.000 (Загальні питання суду і судоустрою. Судово-правова реформа. Академія суддів України). У зв'язку з цим у верхньому куті першої сторінки цього закону проставляються індекси 333.010.000. Відповідно до проставленого індексу на акт заповнюється картка обліку за встановленою формою. Картка має розмір 12,5 х 6,5 см. У картці зазначається індекс акта (статті, пункту), заголовок, вид акта та орган, який його прийняв, дата, номер, джерело опублікування.

Картки обліку складаються та тиражуються: на закони України, укази і розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, висновки і рішення Конституційного Суду України. Картки розміщуються у теці відповідно до зазначених на них індексів за розділами і підрозділами Класифікатора у хронологічному порядку. Розділи і підрозділи Класифікатора розділяються картками-роздільниками, які мають бути на 1,5 см вище облікових і відрізнятися за кольором. На картках-роздільниках зазначається індекс і назва розділу і підрозділу. Індекси розділів представлено також на карткових ящиках.

Картотеки опублікованої судової практики і статей із юридичних журналів ведуться окремо від картотеки по законодавству і відповідно до Класифікаторів судової практики та журнальних статей на правові теми.

У картотеці судової практики (судових прецедентів) відображаються відомості про судові рішення (постанови, ухвали). Матеріали мають бути розташовані у систематичному порядку, в першу чергу поділяються на рішення у цивільних, кримінальних чи адміністративних справах, далі йде конкретніша деталізація (наприклад, по цивільних справах можливий розподіл за такими категоріями, як житлові, сімейні, приватна власність тощо).

У суді обов'язковим є ведення контрольних примірників основних нормативних актів України, до яких відповідальний працівник апарату суду вносить позначки про всі зміни і доповнення до них, а також визнання актів нечинними. Контрольні позначки мають точно відображати нормативний акт, яким вносяться зміни, та мати посилання на його вид, дату, номер, джерело, в якому він опублікований. Контрольні позначки до всього акта в цілому виконують на верхньому полі першої сторінки, а за значної кількості відміток - на окремій вклейці. Контрольні позначки до статей, пунктів роблять на полях проти відповідних статей, пунктів.

У разі визнання акта (статей, пунктів) нечинним або викладення його в новій редакції текст акта (статей, пунктів) перекреслюється лінією по діагоналі. У разі визнання нечинною статті (пункту) акта, якою затверджуються як додатки положення, інструкції, тексти таких додатків також повністю перекреслюють і під їх заголовками робиться контрольна 
позначка. Текст акта (статті, пункту) не перекреслюється, якщо він визнається таким, що втратив чинність повністю.

При потребі внесення доповнення, зміни редакції статей кодексів та інших нормативних актів, крім відповідних позначок на полях, у нормативні акти вклеюють тексти нової редакції статей або доповнень. У разі отримання нового видання кодексів, збірників або довідників контрольний примірник попереднього видання замінюється новим, у якому відповідні позначки роблять починаючи від дати, що зазначена у передмові до видання (станом на яке число вміщені акти).

Оновлення нормативних актів у судах проводиться шляхом систематичного вивчення і аналізу офіційних друкованих видань, у яких розміщуються акти вищих органів державної влади України: "Відомості Верховної Ради України", "Офіційний вісник України", "Голос України", "Урядовий кур'єр". Підписка на них є у всіх судах України.

Крім систематизації нормативних актів, у суді існує потреба використання наукової періодичної літератури з юридичних питань. Так, суди, як правило, мають підписку на основні періодичні журнали України ("Право України", "Вісник Верховного Суду України", "Вісник господарського судочинства", "Вісник Конституційного Суду України" та ін.). У таких виданнях містяться аналітичні матеріали з новел та проблемних питань застосування чинного законодавства, пропозиції щодо його удосконалення, публікуються рішення судів, постанови і роз'яснення Верховного Суду України і вищих спеціалізованих судів, рішення Європейського Суду з прав людини та інша інформація, корисна для підтримання професійності судді на належному рівні.

Усі нормативні акти, офіційні та періодичні видання, які підлягають обліку, зберігаються у суді (як правило, у бібліотеці суду). Документи, що надходять до суду, комплектуються зручним для користування способом (за роками, місяцями прийняття), підшиваються у папки, збірки. Порядок користування нормативними актами визначається головою суду. При цьому контрольними примірниками нормативних актів користуються, як правило, у кімнаті, в якій вони зберігаються. Відповідальність за збереження нормативного матеріалу та юридичної літератури покладається на працівника апарату суду, який виконує обов'язки із систематизації. Фонд нормативних актів і юридичної літератури при звільненні працівника з цієї посади передається за актом.

Використання новітніх технологій у сфері систематизації законодавства дозволяє створювати електронні бази нормативних актів, які постійно поповнюються і в яких відображаються всі зміни до них із відповідними позначками. У таких законодавчих базах є підсистеми миттєвого пошуку необхідного документа за різними критеріями, як-от: дата, номер, ключові слова назви, видавець нормативного акта тощо. Нині у судах використовуються різноманітні бази законодавства ("Ліга-закон", "Інфодиск", "Аверс", "Законодавство України", "Стат-карта", "ZVIT" та ін.). На Інтернет-сайті Верховної Ради України створено потужну систему пошуку нормативних актів усіх державних органів України і міжнародних організацій, до яких приєдналася наша держава. Ця база поповнюється кожного дня і містить найточніший і найповніший обсяг нормативно-правових актів. Суди, в яких є доступ до Інтернету, можуть користуватися нею.

Серед безперечних переваг електронних баз даних слід зазначити зручність у користуванні, автоматизований пошук документів, постійне оновлення. Однак, порівняно з аналогічними базами даних Російської Федерації ("Гарант", "Кодекс", "Консультант Плюс"), українські аналоги поступаються обсягом вміщеного в них матеріалу, відсутністю (або недостатньою кількістю) ґрунтовних аналітичних довідок із проблем застосування законодавства, меншими функціональними можливостями пошуку і співставлення необхідних матеріалів. До недоліків українських баз даних законодавства можна віднести недостатнє включення актів органів місцевої виконавчої влади і місцевого самоврядування. Крім того, підписка на бази даних, які автоматично і постійно оновлюються через мережу Інтернет, є платною. Суди неповною мірою забезпечені такими ресурсами, хоча така потреба є нагальною, оскільки ведення картотеки законодавства на паперових носіях має поступово замінюватися електронними бібліотеками.

На сучасному етапі розвитку суспільних відносин комп'ютерні технології швидко поширюються у всіх сферах діяльності людини, у тому числі в тих із них, де раніше технічні засоби майже не використовувалися. Не стоять осторонь і органи судової влади, робота яких традиційно пов'язана, насамперед, із широким використанням технічних засобів. У Концепції вдосконалення судочинства для утвердження справедливого суду в Україні відповідно до європейських стандартів, затвердженої Указом Президента України від 10.05.2006 р., підкреслюється, що одним із пріоритетів діяльності з організаційного забезпечення судової влади є здійснення комп'ютерізації в судах, що забезпечить поступовий відхід від паперового до електронного діловодства[79]*.

Використання комп'ютерних технологій у судах на сучасному етапі здійснюється за такими напрямками: 1) підготовка і редагування судових та інших службових документів; 2) інформаційне забезпечення і підтримка прийняття рішень; 3) організація і контроль роботи, складання звітності суддів і працівників апарату суду; 4) забезпечення оперативного зв'язку між органами і установами судової влади; 5) утворення реєстру судових рішень; 6) забезпечення доступу громадян до суду і його відкритості суспільству.

Використання комп'ютера в судах для редагування документів стає традиційним на всіх етапах документообігу. Однак у більшості випадків значні можливості комп'ютера при цьому не використовуються повною мірою, особливо у частині систематизації і зберігання утворених на ньому документів в електронному вигляді. Разом з тим навіть стандартний набір програмних комплексів комп'ютера дозволяє користувачу організувати найпростіший облік і систематизацію утворених на ньому документів для полегшення наступного їх пошуку та використання.

Крім того, у текстовому процесорі є такі засоби, що спрощують роботу із складання службових документів на комп'ютері, як автотекст, який полегшує ввід типових фрагментів тексту (наприклад, найменування державних органів, посади і прізвища особи, яка підписує документ), перевірка орфографії та граматики, автоматичне утворення заголовків крупних документів, різноманіття шрифтів і способів оформлення документа, можливостей утворення макросів для автоматизації дій, які часто повторюються, тощо.

При використанні усіх редакційних опцій комп'ютера слід мати на увазі, що оформлення службових документів у судах повинно відповідати вимогам ДСТУ та інструкції з діловодства у судах і не допускає надмірних творчих зусиль при їх укладенні.

У найбільш технічно оснащених судах, де впроваджуються автоматизовані системи електронного документообігу, все більше документів утворюється на основі електронних форм, які генеруються цими системами залежно від завдань, які виконує кожен із співробітників суду на своїй ділянці роботи.