Електронна форма являє собою шаблон певного типового документа, в поля якого програма автоматично включає необхідну інформацію, що є на комп'ютері. Наприклад, відомості про осіб, які проходять по справі, уведені в програму електронного документообігу при надходженні справи до суду, можуть бути неодноразово використані в подальшому: спочатку при укладанні повісток та інших документів про призначення справи до розгляду, далі при написанні судових рішень та при їх розсилці для виконання тощо. Застосування електронних форм дозволяє виключити багаторазовий набір інформації, що повторюється, проте яка часто складає значну частину документа.

У цілому рівень забезпечення судів комп'ютерами та іншими технічними новаціями в розвинутих країнах світу є набагато вищим, ніж в Україні. Найбільш досконалі комп'ютерні програми забезпечення судової діяльності розроблені в США. Там широко застосовуються комп'ютерні системи у судових процесах і діловодстві, існують розраховані на майбутнє комплексні програми, а також програмне забезпечення реалізації за допомогою використання комп'ютерів майже усіх функцій суду.

Практично все діловодство забезпечується єдиною системою електронного документообігу. По суті, це процес передачі судових документів та іншої інформації через електронне середовище. За допомогою персональних комп'ютерів здійснюється приймання позовних та інших заяв, сплата судових витрат, сповіщення учасників процесу про необхідність виконання тих чи інших дій.

Складовою частиною електронного документообігу є система управління документами, яка має широкі технічні можливості для зберігання електронної інформації, контрольованого доступу до неї та оперативного пошуку потрібних документів.

Електронний документообіг дозволяє змінити засади судочинства, адже при його застосуванні досягається інтеграція документів з базами даних, одержаних під час розгляду різних справ. Завдяки цьому виникає можливість узагальнення та відповідної обробки судових прецедентів із метою використання одержаних даних під час прийняття рішень у ще не розглянутих судами справах[80]*. Перешкодою для впровадження аналогічної системи програмного забезпечення в Україні є її висока вартість.

Комп'ютеризація в судах покладена на ДСА України. Наказом Державної судової адміністрації України № 127/204 від 22 лип. 2004 р. затверджено Інструкцію про порядок використання комп'ютерних програм у центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції України (далі - Інструкція), яка розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1433 від 10 верес. 2003 р. "Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади".

Інструкція визначає процедуру використання комп'ютерних програм як об'єктів авторського права в центральному апараті ДСА України, територіальних управліннях ДСА та місцевих і апеляційних судах. Керівники органів ДСА та судів ознайомлюють усіх прийнятих на роботу осіб з вимогами цієї інструкції.

Керівники органів ДСА, голови судів визначають відповідальних (підрозділ, окремих працівників) за дотриманням вимог законодавства з питань правової охорони комп'ютерних програм під час їх придбання, встановлення, використання, обліку та інвентаризації і передають їх списки електронною поштою на відповідну адресу.

Вимоги до комп'ютерних програм, що використовуються в ДСА України, її органах та судах, визначаються виходячи з необхідності забезпечення виконання покладених на них завдань та з урахуванням технічних параметрів наявних комп'ютерів, навичок роботи працівників із такими програмами та можливих витрат у разі переходу на інші комп'ютерні програми аналогічного призначення.

Придбання комп'ютерних програм здійснюється з урахуванням потреби. При цьому постачаються виключно ліцензійні примірники таких програм або примірники програм вільного використання, які мають забезпечуватися документацією, що підтверджує правомірність їх використання, згідно з ліцензією або належність до комп'ютерних програм вільного використання.

Працівники ДСА України, її органів та судів, які використовують у своїй діяльності комп'ютерні програми, зобов'язані дотримуватися законодавства з питань правової охорони комп'ютерних програм та виконувати умови їх використання.

При цьому зазначені працівники не мають права:

• установлювати комп'ютерні програми та використовувати їх без дозволу працівника підрозділу інформаційних технологій;
• відтворювати і розповсюджувати комп'ютерні програми та надавати доступ до них третім особам без дозволу особи, яка має виключне право давати дозвіл на використання комп'ютерних програм;
• використовувати на робочому місці комп'ютерні програми, не зазначені у картці обліку.

Інвентаризація комп'ютерних програм проводиться працівниками підрозділу інформаційних технологій або комісією, призначеною розпорядженням Голови ДСА України, керівника її органу або голови суду. Інформацію про результати планової інвентаризації органи ДСА та суди подають до ДСА України до 20-го березня поточного року за встановленою формою.

Підрозділ інформаційних технологій складає інвентарний список комп'ютерних програм. Оформляє на кожен комп'ютер у тижневий строк після уведення його в експлуатацію картку обліку в електронній та паперовій формі встановлених програм, яка зберігається у підрозділі протягом усього строку експлуатації комп'ютера.

Керівник підрозділу інформаційних технологій подає пропозиції про необхідність придбання нових комп'ютерних програм, забезпечує отримання необхідних комп'ютерних програм, що розповсюджуються на безоплатній основі, та проведення їх інвентаризації; організовує роботу зі створення архівів комп'ютерних програм та збереження супровідної документації; організовує проведення планових та позапланових перевірок дотримання вимог цієї Інструкції; перевіряє у разі потреби наявність та справжність ліцензії; здійснює заходи щодо запобігання неправомірному використанню комп'ютерних програм.

Комп'ютеризація судів вимагає забезпечення цієї техніки відповідним програмним комплексом (як загальним, так і спеціально розробленим для потреб судового діловодства). Важливо, щоб у суди постачалося якісне ліцензійне програмне забезпечення, оскільки від цього суттєво залежить належне зберігання судової документації.

Із метою розробки і упровадження спеціального програмного забезпечення у судах при ДСА України створено державне підприємство "Судовий інформаційний центр". Підприємством розроблено електронне забезпечення розгляду цивільних справ, яке поширюється у судах загальної юрисдикції.

У деяких судах упроваджується оригінальне програмне забезпечення, спрямоване на покращення якості діловодства. Так, у Петровському районному суді м. Донецька на основі інструкції з діловодства в місцевому загальному суді розроблено і запроваджено комп'ютерну програму "SUDOBLIK", призначену для реєстрації судових справ та матеріалів, надання відповідної інформації у суді. Програма дозволяє вести облік всіх судових справ та матеріалів від надходження до суду до передачі в архів, здійснювати оперативний контроль за проходженням справ, строками їх розгляду та звернення до виконання, якісно та своєчасно виготовляти статистичні звіти. Реєстрація архівних справ здійснюється за допомогою комп'ютерної програми "SUDARHIV", яка також розроблена головою суду. Програма дозволяє вести облік архівних судових справ, містить у собі базу даних судових рішень, постановлених судом із 2000 р., що дозволяє виготовляти та видавати копії судових рішень у короткі строки.

База даних програм встановлена на сервері, який працює цілодобово, що дає змогу звертатись до бази даних у будь-який час. У суді створена комп'ютерна мережа, до складу якої включені всі комп'ютери суду. Голова суду, заступник та помічник голови мають необмежений доступ до бази даних, працівники відділів прийому, забезпечення та виконання - обмежений доступ тільки до даних, що стосуються, відповідно, реєстрації справ та матеріалів, руху справ та матеріалів, звернення до виконання та виконання судових рішень.

Завдяки використанню у Петровському районному суді м. Донецька вказаних комп'ютерних програм вдалося значно поліпшити облік судових справ, інформаційно-аналітичну роботу, скоротити строки розгляду судових справ, спростити доступ громадян до судових рішень, що сприяє ефективному здійсненню правосуддя. Досвід цього суду був запозичений низкою інших місцевих судів України.

З огляду на впровадження у процесуальному законодавстві принципу повної технічної фіксації процесу, актуальним стає його технічне забезпечення. Київською компанією "Спеціальні реєструючі системи" розроблено комп'ютерну систему технічної фіксації судових процесів "SRS-Femida". Цей програмно-апаратний комплекс забезпечує якісний аудіозапис судового процесу і одночасно дозволяє секретарю безпосередньо під час судового засідання оформляти у напівавтоматичному режимі протокол судового засідання.

Перед початком судового засідання секретар уводить у програму реквізити судового засідання (дату, номер справи, назву тощо), редагує списки дій (подій) судового процесу, а також списки учасників судового процесу в уніфікованих шаблонах. Далі, у процесі розгляду справи, секретар у відповідності з ходом судового засідання за допомогою комп'ютерної клавіатури обирає в програмі певні строки шаблонів із списку дій та дійових осіб, уводить з клавіатури короткі коментарі (анотації) і за допомогою педалі включає аудіозапис відповідних фрагментів судового засідання. У результаті відразу після завершення судового засідання секретар отримує в електрон-ному вигляді основу протоколу судового засідання, де відображено всі події судового процесу, учасники і пов'язані з ними фрагменти фонограм, які дозволяють після цього швидко ввести в протокол відповідні уточнення і роздрукувати готовий протокол у кінцевій редакції. Відповідний електронний носій із записом судового засідання потім долучається до справи і може бути відтворений на будь-якому мультимедійному комп'ютері без встановлення додаткового програмного забезпечення.

Отже, докладніше про питання інноваційного забезпечення діяльності Верховного Суду України. Зважаючи на викладене, управлінням забезпечення діяльності Судової палати у господарських справах, суддями Судової палати та працівниками громадської правозахисної організації "Право захист" (м. Кременчук) було проведено аналіз можливостей та шляхів вирішення вказаної проблеми. На підставі цього зроблено висновок, що впровадження сучасних інформаційних технологій у судочинство є нагальним, та виокремлено наступні завдання, а саме:

1) технічне, програмне й інформаційне оснащення здійснення судочинства, що дасть змогу вивільнити суддю від непродуктивних витрат часу та створити умови для обміну інформацією в активному режимі, зокрема щодо вирішеного аналогічного предмета спору;

2) електронний документообіг судових документів та створення єдиної бази даних судочинства з метою зміни ідеології користування вказаними документами та повної їх формуляризації (запровадження паспорта судового документа) з часу створення і до видалення з бази даних;

3) створення системи дистанційного судочинства і системи дистанційного спілкування між судами різних інстанцій та органами внутрішніх справ і структурними підрозділами Державного департаменту України з питань виконання покарань з метою розгляду справи з використанням відеоконференцзв'язку.