Стадія відкриття адміністративного провадження почи­нається з подання громадянином чи юридичною особою до відповідного органу владних повноважень в установленому за­конодавством порядку заяви або скарги, а у випадках провад­ження за ініціативою органу владних повноважень — з часу прийняття управлінського рішення про здійснення контроль­ної перевірки та застосування заходів примусу, крім адміністра­тивних стягнень.

Приводом для адміністративного провадження за ініціати­вою органу владних повноважень може бути різноманітна управ­лінська інформація: графік планових та позапланових перевірок підконтрольних об´єктів; відомості про порушення господарсько­го, податкового, митного, фінансового, земельного законодавс­тва, законодавства про охорону праці, пожежну безпеку, санітар­не і медичне благополуччя населення, охорону навколишнього середовища, захист прав споживачів тощо; порушення ліцензій­них правил господарювання, дозвільної системи та ін.

Провадження здійснюється з дотриманням строків, вста­новлених законодавством. За загальним правилом, цей строк не повинен перевищувати тридцяти днів, але для кожного виду провадження законом встановлюється конкретний строк і може бути продовжений не більш ніж на п´ятнадцять днів. Перебіг адміністративного строку починається наступного дня після відповідної календарної дати реєстрації зави чи скарги органом владних повноважень.

Стадія підготовки адміністративної справи до розгляду перед­бачає вчинення органом владних повноважень адміністративних процедур, спрямованих на: перевірку достовірності та обґрунто­ваності матеріалів, поданих для розгляду і вирішення справи по суті; вирішення питання про призначення експертизи; визна­чення необхідності залучення для участі в адміністративному провадженні заінтересованих осіб; встановлення часу і місця розгляду адміністративної справи; запрошення учасників ад­міністративного провадження; витребування додаткових доку­ментів та відомостей, необхідних для вирішення справи, тощо.

Стадія розгляду адміністративної справи передбачає визна­чення органом владних повноважень порядку розгляду ад­міністративної справи та ведення процесуальної документації. Орган владних повноважень: роз´яснює учасникам адміністра­тивного провадження їх права і обов´язки, можливі правові на­слідки прийняття адміністративного акта за результатами роз­гляду справи; заслуховує доводи, міркування, заперечення, по­яснення учасників адміністративного провадження; розглядає отримані документи і відомості; перевіряє та оцінює докази; здійснює інші процедурні дії.

Учасники адміністративного провадження під час розгляду справи мають право заявляти клопотання, подавати усні чи пись­мові пояснення, докази, брати участь у дослідженні, доводити інші обставини, що мають значення для вирішення справи.

Адміністративні справи можуть розглядатися у спрощеному або загальному порядку.

У спрощеному порядку розглядаються справи, коли задово­лення вимог суб´єкта звернення не потребує додаткових доку­ментів, відомостей, додаткового з´ясування обставин, надання доказів тощо. Наприклад, реєстрація народження дитини, реєстрація шлюбу, зміна прізвища, імені та по батькові тощо.

У загальному порядку розглядаються адміністративні спра­ви у випадках, коли для здійснення адміністративного прова­дження і вирішення справи по суті потрібно провести додат­кові заходи, використання спеціальних знань, установлення певного строку, з настанням якого справа може бути вирішена по суті, залучення інших учасників провадження тощо. Напри­клад, надання дозволу на право придбання, зберігання та носіння мисливської вогнепальної зброї; надання громадянства України; надання політичного притулку; ліцензування та акре­дитація навчальних закладів тощо.

З метою фіксації розгляду справи складається протокол, в якому зазначаються: час, місце і дата розгляду справи; перелік учасників адміністративного провадження; суть адміністратив­ної справи; відомості про заявлені клопотання; надані докази; інші документи; зауваження та заперечення учасників прова­дження; інші відомості. Замість протоколу розгляд адміністра­тивної справи може фіксуватися у спеціальних журналах, в яких відтворюються усі згадані вище питання.

Стадія прийняття адміністративного акта (рішення) та його перегляд характеризується тим, що орган владних повноважень приймає рішення у формі адміністративного акта, в якому зазна­чаються: повне найменування органа владних повноважень, який розглядав адміністративну справу, дата прийняття, реєстра­ційний номер; прізвище, ім´я, по батькові, місце проживання суб´єкта звернення або повне найменування, адреса юридичної особи, яка звертається із заявою чи скаргою; дата подання заяви, скарги та їх короткий зміст; фактичні обставини, на яких ґрун­туються висновки органа владних повноважень, суть прийнятого рішення за результатами розгляду адміністративної справи.

Адміністративний акт (рішення) органа владних повнова­жень залежно від його статусу і повноважень оформляються наказом, постановою, рішенням або розпорядженням. В окре­мих випадках адміністративних проваджень, зокрема з надання адміністративних послуг, адміністративний акт може мати іншу форму, встановлену законодавством. Наприклад, у вигляді до­зволу, ліцензії, патенту, свідоцтва, сертифіката тощо.

Орган владних повноважень протягом трьох днів із дня реєстрації адміністративного акта (рішення) вручає його суб´єкту звернення, заінтересованій особі під розписку або надсилає поштою чи в електронній формі за зазначеною ними адресою. У разі відмови у позитивному вирішенні справи орган владних повноважень зазначає причини відмови та умови повторного розгляду справи. Адміністративний акт (рішення) також може бути надісланий виконавцем, визначеним в адміністративному акті, про що повідомляється суб´єкт звернення, заінтересована особа. Про вручення адміністративного акта (рішення) особою, направлення поштою чи в електронній формі суб´єкту звернен­ня, заінтересованій особі, виконавцю у матеріалах адміністра­тивної справи робиться відповідна відмітка. Недоведення ад­міністративного акта (рішення) до відома суб´єкта звернення, заінтересованих осіб або до визначених в акті виконавців є під­ставою для продовження строків його оскарження.

Разом із тим слід звернути увагу, що видання відповідного документа (дозволу, ліцензії, свідоцтва та ін.) у провадженнях з надання адміністративних послуг здійснюється не пізніше ніж у десятиденний строк після прийняття рішення органом влад­них повноважень.

Адміністративний акт, прийнятий за результатами розгляду адміністративної справи, може бути переглянутий самим орга­ном владних повноважень, який його прийняв, у разі коли:

1. адміністративний акт прийнято з порушенням вимог за­конодавства;
2. адміністративний акт прийнято на підставі неправдивих або недостовірних документів;
3. на час розгляду адміністративної справи скасовано нор­мативний акт, який встановлює застосування заходів примусу щодо конкретної справи;
4. на час розгляду адміністративної справи було змінено законодавство щодо встановлення обсягу прав, свобод та інте­ресів фізичних чи юридичних осіб;
5. за тим самим фактом є нескасоване рішення суду або порушена за даним фактом кримінальна справа.

У порядку здійснення контролю за діяльністю підлеглих органів, їх посадових осіб, адміністративний акт (рішення) може бути переглянутий також органом (посадовою особою) владних повноважень вищого рівня.

За результатами перегляду адміністративного акта (рішен­ня), про його повне або часткове скасування чи тимчасове зу­пинення дії повідомляється в установленому порядку суб´єкт звернення та заінтересовані особи.

Стадія звернення до виконання адміністративного акта (рі­шення) характеризується тим, що на орган владних повнова­жень, який прийняв відповідний адміністративний акт (рішен­ня), покладається обов´язок звернути, тобто спрямувати його до виконання та забезпечити контроль за виконанням.

Зміст діяльності щодо звернення адміністративного акта (рішення) до виконання становлять:

а) вручення суб´єкту звернення, заінтересованій особі, в ус­тановлені законодавством строки, адміністративного акта (рі­шення), а при наданні адміністративних послуг — дозволу, лі­цензії, патенту, сертифікату, свідоцтва чи іншого документа зазначеного у заяві (скарзі) суб´єкта звернення;

6)  своєчасне направлення адміністративного акта (рішен- 
ня) органу (суб´єкту)—виконавцю;

в) визначення порядку виконання адміністративного акта (рішення) та здійснення контролю за правильним виконанням;

г)  вирішення питання щодо надання відстрочки виконання 
адміністративного акта (рішення), а також всіх інших питань, 
які пов´язані з його виконанням;

ґ) припинення виконання на підставах перегляду, оскар­ження чи опротестування адміністративного акта (рішення);

д)  забезпечення примусового виконання в порядку, вста- 
новленому законом про виконавче провадження.

За загальним правилом, адміністративний акт (рішення) є обов´язковим до виконання зазначеними в ньому органами владних повноважень, фізичними чи юридичними особами з дня набрання ним чинності. Порядок набрання чинності, стро­ки і порядок його оскарження встановлюються в резолютивній частині прийнятого адміністративного акта (рішення). Не під­лягає виконанню адміністративний акт (рішення), якщо його не було звернуто до виконання протягом року.

Незважаючи на те, що провадження за заявою, провадження за ініціативою органа владних повноважень та провадження за скаргою стосуються різних напрямів діяльності органів влади і суспільства за змістом — від забезпечення реалізації прав, свобод та інтересів до відновлення порушеного права і застосування за­ходів примусу — всі ці провадження об´єднують загальні риси:

1. вони певною мірою є складовою частиною управлінської діяльності, являють собою правову форму державного управ­ління та водночас є й способом реалізації матеріальних норм адміністративного права, а в багатьох випадках — інших галу­зей права трудового, природоохоронного, земельного, фінан­сового, податкового, митного тощо;
2. у більшості випадків відбуваються за ініціативою громадян чи юридичних осіб через подання скарги, заяви чи іншої інфор­мації про необхідність порушення адміністративної справи;
3. відображають стан у відповідній сфері суспільного життя та діяльності органів владних повноважень, дають уявлення про функціонування державних органів та органів місцевого само­врядування, про стан і забезпечення законності в їх діяльності.

Таким чином, провадження у сфері управлінської діяль­ності посідають важливе місце як у системі засобів забезпечен­ня реалізації соціально-економічних, політичних та особистих прав і охоронюваних законом інтересів громадян чи юридич­них осіб, так й в структурі адміністративного процесу за схе­мою: «адміністративна юрисдикція—адміністративна юстиція». Тобто у разі відмови у позитивному вирішенні справи в інстан­ційному (адміністративному) порядку особа має можливість звернутися з адміністративним позовом у судовому порядку. До проваджень у сфері управління належать:

а)  провадження за заявою суб´єкта звернення;

б)  провадження за ініціативою органа владних повноважень 
(посадової особи);

в)  провадження за скаргою суб´єкта звернення.