При підготовці документів організаціями, фондами, які займаються оформленням документів для виїзду на відпочинок за кордон неповнолітніх дітей, складаються та посвідчуються в нотаріальному порядку довідки-списки про групи дітей із особами, які їх супроводжують. Тобто нотаріус повинен засвідчити підпис директора організації, фонду. Відповідно до вимог законодавства окремих іноземних країн нотаріально оформлені документи (заяви, довідки, доручення) після нотаріального засвідчення мають пройти консульську легалізацію в оригіналі, після чого здійснюється їх переклад, який також підлягає консульській легалізації. Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання. При засвідченні угод за участю іноземних громадян обов'язковим є наявність їхнього громадянства.

Документи, видані органами РАГС після 1980 р., такі, як:

* свідоцтво про народження;

* свідоцтво про смерть;

* свідоцтво про реєстрацію шлюбу;

* свідоцтво про розлучення;

* свідоцтво про встановлення батьківства;

* свідоцтво про зміну прізвища, ім'я та по батькові;

* довідка про сімейний стан, повинні пройти легалізацію через управління юстиції в областях і в Міністерстві закордонних справ в оригіналі, і вже після цього нотаріус може засвідчити вірність копії та перекладу цих документів.

Документ, призначений для дії за кордоном, складається українською мовою. На прохання громадян може бути оформлений його переклад на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу.

Переклад можна оформляти двома способами:

1) текст перекладу може бути викладений окремо від тексту документа. В такому випадку перекладається весь текст документа, у тому числі посвідчувальний напис нотаріуса. Під текстом перекладу ставиться посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою про засвідчення вірності перекладу нотаріусом, якщо він володіє відповідною мовою, або про засвідчення справжності підпису перекладача. Переклад, зроблений на окремому аркуші, пришивається до документа і скріплюється підписом державного нотаріуса та його печаткою;

2) виклад текстів документа та перекладу на одному аркуші. В цьому разі текст документа українською мовою розміщується на лівому боці, а переклад -- на правому. Під українським та іноземним текстами нотаріусом ставиться один посвідчувальний напис українською мовою про засвідчення вірності зробленого нотаріусом перекладу чи про засвідчення справжності підпису перекладача [20, c.11].

Якщо нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку нотаріальних документів. Переклад документа, зроблений перекладачем, може бути викладений на папері встановленого формату.

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріус повинен роз'яснити заінтересованим особам необхідність їх наступної легалізації. Консульською легалізацією, відповідно до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої Наказом МЗС України від 15 липня 1997 р. № 98-од, є процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, і встановлення їх відповідності законам України чи держави перебування дипломатичного представництва, консульської установи України.

Легалізація офіційного документа означає перевірку його відповідності чинному законодавству України або держави перебування, встановлення та засвідчення дійсності документа або справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи засвідчила попередній підпис, а також дійсності відтиску штампа, печатки, якими скріплено документ.

Для цього громадянину потрібно особисто або за дорученням звернутися до управління нотаріату та ліцензування юридичної практики Міністерства юстиції України для засвідчення справжності підпису нотаріуса та відтиску його печатки, а потім до Консульського управління Міністерства закордонних справ України.

Слід мати на увазі, що в порядку правонаступництва (Закон України "Про правонаступництво") на території України є чинними договори, укладені колишнім СРСР, зокрема: з Угорською Народною Республікою -- про надання правової допомоги у цивільних, сімейних та кримінальних справах; із Фінляндською Республікою -- про правовий захист та правову допомогу в цивільних, сімейних і кримінальних справах; з Алжирською Народною Демократичною Республікою -- про взаємне надання правової допомоги; з Республікою Кіпр -- про правову допомогу в цивільних та кримінальних справах.

Питання надання правової допомоги між державами -- учасницями СНД врегульовано Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах. Україна ратифікувала її з такими застереженнями:

* Україна бере на себе зобов'язання щодо надання правової допомоги в обсязі, передбаченому ст. 6 Конвенції, за винятком визнання і виконання виконавчих написів;

* Україна бере на себе зобов'язання визнавати і виконувати рішення, винесені на територіях держав -- учасниць Конвенції, передбачені п. "а" ст. 51 Конвенції, за винятком нотаріальних актів щодо грошових зобов'язань.

У разі, коли це передбачено міжнародним договором України, кожна із договірних сторін приймає документи без легалізації. Як передбачено ст. 13 Конвенції, документи, які на території однієї з договірних сторін виготовлені або засвідчені установою чи спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території інших договірних сторін без будь-якого спеціального засвідчення. Виходячи з цього, оформлені приватними нотаріусами документи, призначені для дії за кордоном (копії, договори, свідоцтва тощо), через відсутність на них гербової печатки (ст. 26 Закону України "Про нотаріат") у країнах-учасницях не матимуть юридичної сили. Колізія норм, що виникла в даному випадку, може бути врегульована на підставі ст. 103 Закону України "Про нотаріат". Якщо міжнародним договором встановлено інші правила про нотаріальні дії, ніж у законодавстві України, то при вчиненні нотаріальних дій застосовуються правила міжнародного договору. Отже, документи, складені, посвідчені або засвідчені приватними нотаріусами в межах їх компетенції, матимуть юридичне значення і доказову силу, зокрема в державах -- учасницях СНД, тільки за умови їх консульської легалізації [19, c.28].

Документи, які складено за кордоном за участю іноземних властей або які від них виходять, можуть бути прийняті нотаріусом до розгляду на території України лише у разі їх консульської легалізації в дипломатичних представництвах або консульських установах України в державі перебування, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України (ст. 100 Закону України "Про нотаріат").

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їх складання та оформлення. Зокрема, в текстах доручень, афідевітах тощо, крім прізвища, ім'я та по батькові, які мають бути записані згідно з паспортом, може бути також зазначено, під яким прізвищем, ім'ям громадянин відомий в іноземній державі.

Дату складання доручення зазначають на початку або в кінці його тексту. Нотаріус вправі посвідчувати доручення незалежно від терміну його дії або якщо в ньому зазначено, що воно дійсне до його припинення. Документи (листи, фотокартки, квитанції та ін.), що додаються до афідевіту на підтвердження викладених у ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Згідно з вимогами деяких країн наявність цих додатків повинна бути зазначена в посвідчувальному написі.

Іноді вимагається подання двох і більше примірників документа, наприклад доручення. В цьому разі нотаріус вправі посвідчити два доручення однакового змісту. Кожне з них реєструється в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій під самостійним номером. У справах державної нотаріальної контори залишається один примірник доручення, на якому зазначаються відповідно реєстрові номери та сума державного мита.

Іноземним правом може бути передбачено і особливий порядок підписання документів. Так, на дорученнях, заявах та інших документах громадянину необхідно написати у рядок згідно з даними паспорта свої прізвище, ім'я та по батькові у тій послідовності, яка зазначена у тексті документа, а потім розписатися. Наприклад, якщо в тексті документа зазначено: "Мацко Василь Іванович", то підпис має починатися з прізвища, а потім вказуються ім'я та по батькові. Якщо ж в тексті зазначено "Василь Іванович Мацко", то підпис має починатися з імені та по батькові. Якщо документ складено двома мовами -- українською та іноземною -- підпис у зазначеному вище порядку має бути поставлений під обома текстами за шириною аркуша.

Слід мати на увазі, що на дорученні, афідевіті, заяві тощо, призначених для дії в США, Канаді та інших країнах, неписьменний громадянин проставляє під текстом документа три хрести. При цьому мають бути присутні два свідки, які підписуються із зазначенням повністю свого прізвища, ім'я та по батькові.

Законодавством канадської провінції Квебек вимагається, щоб доручення, яке видається на ведення спадкової справи (за умови, якщо воно передбачає реалізацію нерухомого майна), було підписано поряд з особою, яка його видає, також її чоловіком (дружиною). Проте останній в тексті доручення як особа, яку представляють, не згадується.

Нотаріус може вчинити в інтересах громадянина України, якщо це передбачено міжнародним договором за участю України, і таку нотаріальну дію, як розкриття та оголошення заповіту. Порядок вчинення цих дій детально регламентується в листі Міністерства юстиції України від 29 березня 1994 р. (Законодавство України про нотаріат, Київ, 1994 р., с. 134) [15, c.95].

Посвідчувальні написи на документах, складених з урахуванням вимог іноземного права, проставляються, як правило, за формами, передбаченими чинним законодавством (Форми реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах, затверджених Наказом міністра юстиції України від 7 лютого 1994 р. № 7/5). Проте деякі документи оформляються без проставляння на них звичайних для українського права посвідчувальних написів. Прикладом є дід, що оформляється для ведення справ із відчуження нерухомості у США. Документ складається англійською мовою на спеціальному друкарському бланку. Особа, від імені якої він оформляється, розписується в певному місці діда. На підтвердження його оформлення розписується і нотаріус та проставляє на ньому відтиск своєї печатки. Посвідчувального напису на діді не проставляють, але до нього додається переклад на українську мову, який підписується особою. Нотаріус проставляє на перекладі посвідчувальний напис про посвідчення діда. Переклад у встановленому порядку скріплюється з дідом.

У такому самому порядку оформляються формуляри для пенсійного забезпечення розписок на отримання грошових сум та звільнених розписок. Якщо особа має намір виїхати за кордон на постійне місце проживання, зазначені документи здаються нею у відповідні організації чи установи за останнім місцем роботи (служби). На підставі даних, які містяться в трудових книжках, військових білетах та інших відповідних документах, на прохання заінтересованих осіб оформлюються довідки встановленого зразка про стаж трудової діяльності або проходження військової служби.

Нотаріус зобов'язаний забезпечити належну культуру оформлення документа. Переклади мають бути надруковані, не допускається написання тексту від руки. На нотаріально оформлюваних документах, призначених для дії за кордоном, прочерки не проставляються [18, c.15].