19

Харківська державна академія культури (Україна)

Інформатизація судового діловодства та документообігу в Україні: особливості та проблеми

Вдовіна О.О.,

аспірантка

Анотація: Проаналізовано організаційне, технологічне та правове забезпечення інформатизації судового діловодства та документообігу в України. Ключові слова: інформатизація судової системи, судове діловодство, судовий документообіг, системи електронного документообігу, автоматизована система документообігу суду, Україна.

Постановка проблеми.

Ефективний розвиток системи державного управління та впровадження адміністративної реформи в Україні потребують сучасних підходів до організації діяльності органів державної влади, покликаних реалізовувати державну політику в різних галузях господарського комплексу. Основним джерелом ухвалення управлінських рішень для якісної реалізації державної політики є достовірна та повна інформація про реальний стан справ на місцях. Тому для володіння актуальною інформацією постає питання про оперативне її отримання за допомогою сучасних інформаційно-комунікаційних засобів.

Електронний документообіг є основою електронного урядування і має значні переваги порівняно зі звичним, паперовим документообігом. Так, окрім підвищення культури діловодства, забезпечується економія коштів на тиражування та пересилання значної кількості документів, що є вкрай актуально.

Трансформаційні процеси в Україні, що зумовлені формуванням нової соціально-економічної системи, одночасно зазнають впливу процесів глобалізації та переростання індустріального суспільства в інформаційне. Важливою умовою такої широкомасштабної перебудови нашої країни є модернізація системи судової влади, необхідність якої продиктована зростаючим значенням її для України. Основу судової влади в Україні складають судові органи, які різняться за компетенцією та юрисдикцією, але всі мають одне призначення - захист прав і свобод громадян, конституційного ладу та дотримання законності і справедливості в суспільстві.

Невід'ємною і важливою складовою діяльності суду є організація та ведення системи діловодства, яка полягає у створенні документів, контролі заїх відповідністю нормативно-правовим актам, забезпечення видання, зберігання, передачі та збереження відомостей, що в них містяться. Очевидно, що усі ці процеси займають безліч часу та становить левову частку виконуваних судовою системою завдань. Заради зменшення паперового діловодства у судах, скорочення часу на обробку, зберігання та передачу інформації, запроваджують автоматизовані системи електронного діловодства (документообігу). Однак, його упровадження ускладнюється рядом факторів та стають предметом бурхливого обговорення фахівців. Саме тому актуальним є питання сучасного стану організації судового діловодства в інформаційному суспільстві та перспектив його розвитку.

Останні дослідження та публікації. Сучасні науковці неодноразово звертались до тематики автоматизації документообігу та створення інформаційних документаційних систем. Дослідження електронного документообігу, впровадження та вибір системи управління документами знайшли віддзеркалення в працях Г. Асєєва, Е. Малахова, О. Матвієнко, М. Цивіна та інших вчених. Питання впровадження технологій автоматизації роботи суддів, які забезпечують сучасний рівень опрацювання інформації у судовій системі, розглядалися у працях В. Барбара, В. Бринцева, В. Ємельянової, Н. Петухова, М. Смирнова та інших. В той же час спостерігається недостатність узагальнених комплексних наукових праць з проблем інформатизації українського судового діловодства та документообігу.

Мета дослідження - проаналізувати та охарактеризувати сучасний стан інформатизації судового діловодства та документообігу в України, особливості та проблеми щодо впровадження атоматизованих систем документообігу суду.

Виклад основного матеріалу дослідження.

судове діловодство електронний документообіг

Формою впровадження інформаційний технологій в роботу суду є розроблення за запровадження в судах систем електронного документообігу, який розглядається як високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади. Г арантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців, але для якісного обслуговування потреб громадян необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання завдань, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Запровадження комп'ютерних систем діловодства в судах є надзвичайно важливим для підвищення ефективності роботи судів, а також для підвищення їх прозорості й доступності для громадян. Застосування електронних систем діловодства зменшує паперовий документообіг і можливість помилки в судовому діловодстві [4].

Особливості роботи з електронними документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, яка є власністю держави, та електронними документами із зверненнями громадян визначаються спеціальними нормативно-правовими актами.

Державна судова адміністрація (ДСА) України відповідає за надання різноманітних наглядових, адміністративних та організаційних послуг судовій системі, до якої входять понад 750 судів, що формують чотири рівні та розташовані по всій території великої країни. ДСА складається з двох основних організаційних компонентів: центрального апарату, розміщеного в Києві, та мережі з 27 територіальних управлінь, розміщених по всій країні. Управління організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України - одне з найбільших управлінь ДСА України. Особливої уваги потребує вирішення питання створення систем судового діловодства, баз і банків даних для поліпшення ефективності документообігу під час виконання наступних завдань: прийому та звільнення працівників із Державної судової адміністрації України; переведення працівників; переміщення працівників із одного підрозділу в інший [16].

Орган судової влади здійснює електронний документообіг лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинне бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, одержаним на ці засоби від Адміністрації Держспецзв'язку, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників - під - писувачів. Відділ документального забезпечення та контролю відповідає за всю вхідну та вихідну кореспонденцію, що стосується урядових та інших організацій, з якими ДСА має офіційні відносини, такими як Адміністрація Президента, Кабінет Міністрів тощо. Він також займається всіма офіційними наказами та розпорядженнями, виданими Головою ДСА [7].

Впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у діяльність органів державної влади України має велике значення для забезпечення їх ефективної роботи, є важливою складовою розбудови в Україні інформаційного суспільства.

Аналіз стану процесу інформатизації показав, що рівень впровадження інформаційно-комунікаційних технологій в державному секторі є поки що недостатнім і не відповідає світовим тенденціям розвитку інформаційного суспільства. Одним із першочергових завдань, які необхідно виконати з метою покращення ситуації у цій сфері, є подальше впровадження та удосконалення функціонування систем електронного документообігу в усіх органах державної влади.

Запровадження електронного документообігу в органах державної влади дозволяє підвищити ефективність функціонування усіх складових системи державного управління: прискорити рух документів, забезпечити своєчасність їх розгляду, скоротити строки підготовки та прийняття управлінських рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів, підвищити якість рішень за рахунок надання виконавцю максимально повної бази документів, значно знизити витрати на розмноження, передачу і збереження копій паперових документів, а отже й підвищити ефективність роботи, як окремих державних службовців, так і конкретного органу державної влади.

Орган судової влади здійснює електронний документообіг через спеціальні телекомунікаційні мережі або телекомунікаційні мережі загального користування. Обмін електронними документами між органами державної влади також дозволяє підвищити ефективність їх взаємодії: прискорюється доставка документів, знижуються витрати державних установ на функціонування кур'єрських і поштових служб та канцелярій.

Перехід на електронний документообіг між державними установами і споживачами публічних послуг та його інтеграція з веб-порталами органів державної влади уможливлює реалізацію принципу "єдиного вікна", що передбачає наявність однієї точки входу для взаємодії з органами державної влади всіх рівнів. Це дає можливість громадянам, організаціям, суб'єктам господарювання запитувати і одержувати через мережу Інтернет необхідні довідки або дозволи, передавати в органи державного управління звітність, відстежувати стан роботи з їхніми запитами тощо. Використання систем електронного документообігу у сфері взаємодії державних установ з громадянами і підприємствами дозволяє істотно скоротити витрати часу і ресурсів як громадян, організацій і підприємств, так і державних органів, вдосконалити процес пошуку та одержання інформації від органів державної влади, розширити канали взаємодії держави і громадян, підвищити якість цієї взаємодії [4].

Основним правовим інструментом, який забезпечує застосування електронного документообігу, є електронний цифровий підпис (ЕЦП), який надає змогу підтвердити цілісність електронного документу, тобто його захищеність від несанкціонованого спотворення, руйнування або знищення в процесі руху від відправника до одержувача, та ідентифікувати підписувача. Впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису є одним із пріоритетних напрямів розвитку сфери інформаційних технологій у нашій країні.

Сьогодні в Україні створено нормативно-правову та технологічну основу для функціонування систем електронного документообігу в органах державної влади. Основними нормативно-правовими актами, що регулюють питання застосування електронного документообігу та електронного цифрового підпису, є закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" [18] та "Про електронний цифровий підпис" [19], постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади" [20], "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності" [21]. Важливі питання діяльності в цій сфері регламентують постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган" [22], "Про затвердження Порядку акредитації центру сертифікації ключів" [23], "Про затвердження Порядку обов'язкової передачі документованої інформації" [24], "Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу" [25].

Електронні документи, що надходять на адресу органу судової системи, приймаються службою діловодства централізовано. Електронний документ, що надійшов на адресу органу судової влади, підлягає відхиленню у разі: відсутності у адресата надійних засобів електронного цифрового підпису; надходження не за адресою; зараження вірусом; негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.