Сьогодні системи автоматизованого діловодства та документообігу впроваджено у більшості центральних органів державної влади України: за даними Державного комітету інформатизації України, системи електронного документообігу функціонують у 55 центральних органах державної влади. Автоматизована система документообігу суду забезпечує:

1) об'єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями;

2) надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду справ щодо них;

3) централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів;

4) підготовку статистичних даних;

5) реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції та етапів її руху;

6) видачу копій судових рішень та виконавчих листів на підставі наявних у системі даних щодо судового рішення та реєстрації заяви особи, на користь якої воно ухвалено;

7) передачу справ до електронного архіву;

8) виконання інших функцій, необхідних для забезпечення нормальної діяльності судів і суддів [12].

З моменту початку використання цієї автоматизованої системи в судовій сфері спостерігається позитивна динаміка оперативності ефективного розгляду судових справ, а також одержання громадянами України поточної інформації відносно стану розгляду своєї судової справи і отримання копій потрібних процесуальних документів. Зазначимо, що основними факторами вищезазначених позитивних результатів можна вважати те, що оперативна реєстрація вхідної та вихідної поштової та іншої кореспонденції (до числа якої можна віднести позовні заяви, касаційні скарги, адміністративні справи і різноманітні інші документи, які можуть подаватись до суду та бути предметом судового розгляду) на даний момент вже відбувається в автоматизованому режимі. Таким чином, впровадження цієї автоматичної системи реєстрації кореспонденції дозволяє приблизно втричі зменшити час, який необхідний для поточної реєстрації судових справ.

Також при застосуванні системи електронного документообігу значним чином зменшується обіг судових документів у паперовому вигляді, відповідно спрощується процес власне доступу громадян до потрібної інформації, і це робить суд більш відкритим та доступним для населення.

До цього ж автоматизована система документообігу має потужну систему контекстного пошуку, користуючись допомогою якої можна отримати потрібну інформацію у деякому вигляді за пару хвилин. Отже, цим забезпечується процес оперативності, а також достовірності отримання пересічним громадянином в суді відповідної інформації відносно руху його судової справи [2].

Також значною перевагою системи електронного суду є можливість складання статистичного звіту з використанням автоматизованої системи документообігу. Після впровадження у судову систему електронних компонентів весь процес підготовки окремого статистичного звіту отримав новий змісту. Формування такого звіту тепер здійснюється всього одним працівником. Слід підкреслити, що подібні системи мають широкі можливості для оперативного опрацювання деякої статистичної інформації і наступного її відображення з різних точок зору. Але поруч із перерахованими перевагами системи електронного документообігу, наявні деякі недоліки. Відомо, що на даний час в Україні функціонує декілька систем судового електронного документообігу, що застосовуються в судових органах, наприклад, "Тетта", "Юртех" чи "Атлант".

Значним недоліком використання різних типів автоматизованих систем електронного документообігу є та проблема, що інформація, яка створена в одній з перерахованих систем, не може бути оброблена в іншій, тому що формат відображення даних не є сумісним. Цей факт є суттєвою перепоною в роботі судових органів, тому що необхідність їх активної взаємодії шляхом обміну інформацією є безспірною. Таким чином, судова влада повинна мати єдину системі електронного документообігу, що передбачає передачу даних від однієї до другої ланки системи.

Зауважимо, що аналітична робота не може вестися окремо від інформаційної. У процесі аналізу інформації постійно виникають нові обставини та необхідність додаткового отримання інформації, яка є основою, фундаментом для аналітики. Тому слід приділити увагу вдосконаленню інформаційно-аналітичного забезпечення ДСА України. Інформаційно-аналітичне забезпечення є поняттям більш ширшим, ніж інформаційне забезпечення, у зв'язку з тим, що передбачає забезпечення системи судів, крім інформації, ще й знаннями, необхідними для виконання всіх функцій і завдань для здійснення правосуддя. З цією метою створена та функціонує бібліотека суду. Бібліотека діє для забезпечення суду нормативно-правовими актами, спеціальною науковою літературою, матеріалами судової практики. Під інформаційно-аналітичним забезпеченням діяльності ДСА України слід розуміти функціонально та структурно виділену спеціально організовану діяльність, що передбачає збір, накопичення й обробку даних; пошук, аналіз й узагальнення інформації; отримання спеціальних знань, та спрямовану на ефективну і якісну забезпечувальну діяльність елементів на різних рівнях у структурі Державної судової адміністрації України [13].

У зв'язку із проведенням проектом USAID "Справедливе правосуддя" дослідження, яке має на меті вивчення та обґрунтування навантаження на суддів з розгляду справ, узагальнено (введено в базу) близько 900 анкет першого раунду опитування. Так, у жовтні 2012 року надіслано для ознайомлення до відібраних для участі судів наданий Міжнародним проектом пакет документів з анкетування з навантаження. Паперові варіанти заповнених анкет зібрані та передані для опрацювання міжнародним експертам.

Фахівцями відзначається, що місцевими загальними та адміністративними і апеляційними загальними та адміністративними судами допускаються помилки при визначенні категорій справ; порушується правильність заповнення категорій адміністративних та цивільних справ. Поширена помилка - облік штатної чисельності суддів в місцевих та апеляційних загальних і адміністративних судах. При обліку даних щодо перегляду судових рішень за но - вовиявленими обставинами невірно визначаються підстави перегляду та результати розгляду. Вирішення проблем обліку та звітності покладається на новостворену автоматизовану систему документообігу суду (АСДУ) [11].

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

- реєстрацію процесуальних дій та документів у справі;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

- використання ЕЦП для підписання документа, що набуває офіційного статусу;

- оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

- видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

- відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ;

- формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

- виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо [12].

ДСА України забезпечує наступні заходи для підтримки функціонування АСДУ: підготовку нормативних документів щодо використання автоматизованої системи; розробку вимог щодо захисту автоматизованої системи та інформації, що міститься у ній; забезпечення судів технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження та використання автоматизованої системи у судах; навчання користувачів автоматизованої системи під час її впровадження та використання; моніторинг технічного стану автоматизованої системи та захищеності її даних; організацію технічної та інформаційної підтримки користувачів автоматизованої системи, зокрема, за допомогою відкритих веб - ресурсів, відповідного телефонного інформаційного центру тощо [12].

Суди забезпечують: своєчасне введення до автоматизованої системи достовірних даних; контроль за своєчасним введенням до автоматизованої системи достовірних даних; своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам; забезпечення захисту інформації автоматизованої системи в суді; інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

У будь-якій організації, що веде документообіг, зокрема, в суді, стоїть завдання оптимізації і прискорення процесу реєстрації, пошуку та обробки документів, а також побудови різних форм звітності як встановленого періодичного, так і вільного формату. На даний час АС "Документообіг загальних судів" комплексно вирішує цю проблему в суді, оскільки дозволяє на одному робочому місці в рамках однієї системи виготовляти документи за допомогою вбудованого редактора, реєструвати всі їх реквізити і реквізити справ, до яких відносяться дані документи, проводити пошук по реквізитах, роздруковувати результати пошуку і будувати різні форми статистичної звітності.

При роботі в системі користувачу доступні:

- реєстри справ, які є таблицею з реквізитами всіх зареєстрованих в системі справ;

- реєстри документів, які є таблицею з реквізитами всіх зареєстрованих в системі документів. Кожен документ може або відноситися до якої-небудь справи, або бути не у справі;

- реєстр статкарток, який є таблицею з реквізитами статкарток, кожна з яких відноситься до конкретної справи з реєстру справ;

- а також необхідні довідники, засоби узагальнення, пошуку і виведення інформації, та допоміжні засоби, такі як "поштовий реєстр" [12].

Таким чином, АС "Документообіг загальних судів" надає всі засоби для реєстрації і узагальнення даних. Корінною відмінністю АС "Документообіг загальних судів" від інших подібних систем є можливість виготовляти і зберігати в базі даних готові до друку документи. Вони пов'язані з реквізитами реєстрів, причому створюються і редагуються прямо в інтегрованому в систему р^-редакторі.