А для того, щоб процес управління чи навіть просто спілкування був продуктивним, інформація повинна однозначно сприйматись всіма споживачами, тобто бути коректною. Наведені поняття дають змогу на астрактному рівні описати якісні характеристики різних повідомлень, що має виняткове значення для ефективного використання інформації як предмета праці, а отже, і для ефективної організації інформаційної діяльності на всіх рівнях управління. До цього треба додати, що існує певний клас проблем, сформульованих винятково за допомогою вербальних якісних, а не кількісних характеристик. Відсутні також і надійні кількісні моделі придатні для опрацювання вербальної інформації. Тому й оцінка альтернативних варіантів розв'язання таких проблем базується на якісних характеристиках інформації і має якісний характер.

Разом із якісними існують і кількісні характеристики інформації. Кількість інформації - це міра, що характеризує зменшення ступеня невизначеності ситуації після отримання певного повідомлення. Одиницями виміру кількості інформації є біти, байти, кілобайти, мегабайти тощо. Але цими ж одиницями вимірюється й обсяг певного повідомлення взагалі. А як відомо, повідомлення може містити в собі не лише інформацію, а й інформаційний шум.

Поряд з терміном „інформація„ на практиці вживаються й інші, споріднені з ним поняття, а саме: „дані„ та „знання„. Дані - це повідомлення по стан якого-небудь об'єкта, поставлені у зручній для обробки формі. Дані не обов'язково повинні мати кількісний характер. Наприклад, до категорії даних належать статистичні показники роботи підприємств і анкетні відомості про людину. Як бачимо, основним критерієм віднесення повідомлення до категорії даних є зручність його форми для опрацювання. А знання - це перевірений практикою результат пізнання дійсності, її відображення у свідомості людини. Схематично це можна описати так: знання = факти + переконання + правила. Знання, зазначала Л. Грофф (Каліфорнійський університет США), виникають тоді, коли починають проявлятись взаємозв'язки яких раніше не помічали. Нарешті мудрість означає глибоке розуміння життя, його реалій. Спочатку старіє інформація, потім - знання, а вже далі - мудрість. Так, дані про кон'юнктуру на фондовій біржі старіють дуже швидко. А розуміння глибокого значення явищ і процесів зберігає свою актуальність упродовж століть. Цей механізм притаманний світовим духовним традиціям.[14, c. 38]

Процесу обміну інформацією в соціальних системах притаманний психологічний чинник. Це обумовлює можливість неадекватного сприйняття інформації, її викривлення у процесі комунікації. Викривлення повідомлень набуває форм шумів і бар'єрів (семантичних і прагматичних), що, в свою чергу, потребує застосування відповідних фільтрів. Викривлення інформації в соціальних системах під впливом психологічних чинників можливе на всіх етапах обміну інформацією: відправник > кодування > канал зв'язку > декодування > отримувач.

Психологічні причини викривлення інформації поділяються на свідомі та несвідомі. У свідомому викривленні інформації зацікавлений відправник, який подає її адресату (аудиторії) у вигляді правдивої та (або) повної інформації. Відомий досить широкий спектр форм викривлення інформації від її фальсифікації до неповного подання. Фальсифікація інформації - це свідоме приховування правдивої та подання неправдивої інформації. Фальсифікація нерідко відбувається з порушенням закону і набуває форми шахрайства, особливо в бізнесі та політиці. Прикладом масштабних шахрайств в економіці України, коли організатори вдавались до широкої фальсифікації інформації, може слугувати так звана „трастова епопея„ 1993-1994 рр.[13]

Свідоме змішування істинної та помилкової інформації відоме як напівправда. Особливо сильний ефект може бути досягнутий за умов великого обсягу повідомлень, що містять багато інформаційного шуму. У цьому випадку інформаційний шум, або навіть несуттєва інформація ніби маскує від адресата (аудиторії) інформацію суттєву.

Неповне подання інформації полягає у частковому її приховуванні. Синонім - замовчування інформації. У цьому випадку адресант просто не повідомляє адресату деякі фрагменти цілісного блоку інформації, в результаті в останнього формується неправильне уявлення про ситуацію. Вигода для відправника повідомлення у даному випадку полягає в тому, що у разі виявлення факту викривлення інформації її отримувачем, відправник просто не зобов'язаний, згідно із законом, подавати всю інформацію. Наприклад, у комерційній та політичній рекламі, на різноманітних презентація, виставках тощо. А прикладом неповного подання інформації поза межами чинного законодавства, а іноді і її фальсифікації, може слугувати розповсюдження фармацевтичних препаратів через мережу багаторівневого маркетингу в Україні, скажімо, із пропозицією швидко схуднути.

Але значно більшу загрозу ефективній інформаційній діяльності порівняно зі свідомим, завдає несвідоме викривлення інформації. Це пов'язано тим, що принаймні одна, а іноді й обидві сторони комунікаційного процесу не помічають своїх помилок і сприймають недостовірну інформацію як достовірну. А як відомо, на підставі неправильної інформації не можуть бути зроблені правильні висновки. Можна назвати ряд причин несвідомого викривлення інформації:

1. недостатній професіоналізм, некомпетентність суб'єктів інформаційної діяльності;

2. характер ситуації: стандартний чи нестандартний;

3. неправильне розуміння інформаційних потреб та (чи) некоректне формулювання запитів суб'єктів;

4. використання джерел інформації, що мають занадто загальний характер для вирішення поставленого завдання, або джерел інформації, що неповною мірою відповідають потребам користувачів.

Випадки недостатнього професіоналізму можна знайти на всіх рівнях управління, а отже, й інформаційної діяльності. Прикладом роботи з інформацією у нестандартній ситуації може слугувати суттєва розбіжність нафтових оцінок Каспію, а отже, і загальних перспектив економічного розвитку цього регіону. Із неправильним розуміння інформаційних потреб та (чи) некоректним формулюванням запитів клієнтів досить часто доводиться стикатися фахівцям з консалтингу та паблік рілейшинз, бібліотекарям, тощо. Що ж стосується використання джерел інформації, які мають занадто загальних характер для вирішення поставленого перед виконавцем завдання, то для цього досить порівняти потенційні можливості для підготовки огляду про поточну фінансову ситуацію на підставі ділових/аналітичних („Бизнес„ „Галицькі Контракти„, „Компаньйон„, „Украинская Инвестиционная Газета„) та громадсько-політичних періодичних видань („Факты и комментарии„, „Україна молода„, „Сегодня„ тощо). По суті, рівень професіоналізму суб'єктів інформаційної діяльності та характер ситуації можна розглядати як прояв закону єдності й боротьби протилежностей. Адже навіть найкваліфікованіший фахівець може опинитись у надзвичайно складній і до того ж новій для нього ситуації, яка поставить під сумнів рівень його професіоналізму.

А що стосується всієї сукупності форм викривлення інформації в цілому, то їх можна представити у вигляді континууму.

Джерело: складено: [2]

Отже, як зазначалось вище, у свідомому викривленні інформації зацікавлений відправник, то поведінка отримувача нерідко призводить до несвідомого викривлення інформації. Хоча, звичайно, винуватцем несвідомого викривлення інформації може бути і її відправник. Тому для визначення імовірності викривлення інформації, її причин та механізмів, треба аналізувати менталітет і мотивацію дій суб'єктів інформаційної діяльності. В практиці управління необхідно враховувати ймовірний позитивний і особливо негативний вплив психологічних чинників на інформаційну діяльність, а це, в свою чергу, вимагає від менеджера знань у сфері індивідуальної і соціальної психології.

РОЗДІЛ 2. СКЛАДОВІ ЕЛЕМЕНТИ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОЇ ПІДТРИМКИ ІНСТИТУТУ ПРЕЗИДЕНТА

В якості базового положення приймається, що основою будь-якої системи інформаційно-аналітичної підтримки рішень керівника вищого рівня влади є аналітичні та інформаційні підрозділи його апарату.

Це положення відноситься як до апарату президента країни.

Аналітичні та інформаційні підрозділи апарату президента призначені забезпечувати всі сторони діяльності вищого особи держави з управління країною. Головним завданням цих підрозділів є підготовка рішень президента та їх оформлення у вигляді державних нормативних актів.

Створення ефективної системи інформаційно-аналітичної підтримки основних функціональних завдань аналітичних підрозділів пов'язано з необхідністю суворої регламентації їх діяльності та діяльності всіх пов'язаних з цими підрозділами зовнішніх організацій,які беруть участь у підготовці рішень президента та інформаційному забезпеченні його апарату.

Перш за все, ми вважаємо, повинна бути описано зовнішнє середовище діяльності об'єкта (інституту президента), тобто стійка структура інформаційних зв'язків аналітичних підрозділів з усіма органами державної влади нижчого рівня, тобто з міністерствами, відомствами, та організаціями недержавного сектору. У рамках цієї системи необхідна сувора регламентація інформаційного обміну між її елементами, що включає напрями та характеристики інформаційних потоків, порядок, правила і норми інформаційної взаємодії елементів, обов'язки і відповідальність організацій та посадових осіб щодо реалізації прийнятого регламенту інформаційного обміну.

Документи, юридично, що закріплюють прийнятий регламент, є правовою та нормативною базою для створення технічного, апаратного та програмного забезпечення інформаційно-аналітичної системи підтримки діяльності аналітичних підрозділів апарату президента. Зміст цих документів визначається організацією, структурою і механізмом функціонування державної влади і, перш за все, процедурами прийняття рішень вищим обличчям держави.

Відповідно до прийнятої міжнародної практики, процедура підготовки і юридичного оформлення рішень президента країни повинна визначатися правовими нормами, закріпленими в Конституції і законах. На підставі цих правових документів розробляється положення про статус, структуру та функції апарату президента, регламент та форми його відносин з усіма органами влади й місцевого самоврядування.

Складовою частиною документа повинна бути детально розроблена процедура підготовки рішень глави державної влади, що включає:

1. список посадових осіб, в обов'язок яких входить участь у підготовці рішень, їх функції і відповідальність;

2. список міністерств, відомств і організацій, що беруть участь у підготовці рішень;

3. джерела інформації, порядок доступу, надання та проходження інформації в процесі підготовки та оформлення рішення;

4. організацію і процедуру взаємодії з міністерствами і відомствами федерального та місцевого рівнів, які беруть участь у підготовці рішень,

5. із зазначенням їх функцій та відповідальності;

6. порядок узгодження та юридичного оформлення рішень президента. [9, c.51]

Документ має бути у відповідному порядку затверджений і прийнятий в якості закону про статус і функції апарату президента.

Перераховані, вище, правові документи є основою для розробки ефективної системи інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності аналітичних підрозділів апарату президента з підготовки рішень. Проте сьогодні ми перебуваємо на початковій стадії становлення України як правової держави і поки не маємо, можливо, ще довго не будемо мати повний переліку стійких нормативних актів, що регулюють процеси підготовки, прийняття та юридичного оформлення рішень у вищих органах влади.