Це може бути досягнуто тільки за наявності своєчасної, повної та достовірної інформації про події в країні та світі для ретельної підготовки рішень із залученням зацікавлених міністерств, відомств, широкого кола фахівців та вчених незалежних організацій. Вирішенню цієї проблеми помогло б поетапне створення спеціальної системи інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності аналітичних підрозділів апарату президента.

На першому етапі доцільно створення такої системи інформаційно-аналітичного забезпечення, основні, базові елементи якої можуть адаптуватися до структурних, функціональних і нормативно-правових змінам у роботі інституту президента.

Аналіз зарубіжного досвіду говорить про те, що створення подібної адаптивної системи можливе, оскільки структура і функції апарату підготовки рішень при главі держави визначаються головним чином завданнями управління країною. За своєю суттю ці завдання однакові для всіх країн, незалежно від їх державного устрою. У всіх розвинених країнах глави держав мають апарат помічників і радників, які відповідають за підготовку рішень в різних галузях управління країною: національна безпека, зовнішня політика, внутрішня політика, економіка, соціально-культурна сфера тощо. Відповідно до цим поділом повноважень будується діяльність аналітичних підрозділів, керівництво якими, як правило, здійснюється особами, відповідальними за прийняття тих чи інших рішень.

Структура аналітичних підрозділів будується відповідно до прийнятої класифікації проблемних напрямків. За кожен напрям, як правило, відповідає один або кілька аналітиків, висококваліфікованих фахівців у цій галузі. За своїм становищем вони становлять ієрархічну систему. У своїй роботі аналітики використовують інформаційну та аналітичну підтримку всієї піраміди влади і систему незалежних організацій та експертів. Якість роботи аналітичних підрозділів залежить від досконалості правових, процесуальних та організаційних форм їх співробітництва з усіма зацікавленими і залученими організаціями, які беруть участь у підготовці рішень. Ефективність організації взаємодії залежить, перш за все, від характеру відносин між урядом, міністерствами і відомствами, з одного боку, і апаратом президента - з іншого.[23]

При створенні системи інформаційно-аналітичної підтримки діяльності аналітичних підрозділів ця обставина повинна бути врахована.

Якщо ж апарат президента та його радники схильні вести свою самостійну лінію, не завжди узгоджену з відомствами, одноосібно готувати рішення і виступати з пропозиціями, то навіть при дуже жорсткому законодавстві, розпорядчому відомствам певні обов'язки щодо забезпечення діяльності аналітичних підрозділів апарату президента, організувати ефективну взаємодію не вдасться. Відомства завжди знайдуть спосіб приховати або навмисно спотворити найбільш важливу інформацію і не допустять використання своїх фахівців для підготовки неузгоджених із ними рішень. Яскравим прикладом такого стану справ може слугувати діяльність ЦК КПРС, який все контролював, приймав рішення і ні за що не відповідав. У багатьох випадках прийняті рішення були неефективні, оскільки відомства постійно і навмисно спотворювали інформацію, за якою приймалися ці рішення. У результаті ЦК був змушений створити свою власну систему збору інформації. Очевидно, що апарат президента не призначений для функціонування в ролі нового ЦК, тому для його нормальної та продуктивної роботи в умовах відсутності нормативно-правової бази діяльності аналітичних підрозділів повинен бути розроблений і закріплений указом президента тимчасовий регламент, що визначає процедуру, права та обов'язки апарату президента й відповідних відомств та механізм врахування їх взаємних інтересів при підготовці президентських рішень. Це тим більше необхідно зробити зараз, коли в умовах відсутності досвіду і традицій тільки починає складатися механізм роботи аналітичних підрозділів. Що й зробив екс-президент України Леонід Кучма в 1999 році, але указ був скасований в 2009 році.

Другою необхідною умовою створення системи інформаційно-аналітичного забезпечення аналітичних підрозділів є детальний аналіз їх функціональної діяльності та виявлення дійсних, актуальних потреб користувачів цієї системи. [9, c.67]

Система інформаційно-аналітичного забезпечення аналітичних підрозділів повинна бути орієнтована на функціональні завдання цих підрозділів.

Серед численних і різноманітних функцій аналітичних підрозділів можна виділити два основних напрями діяльності:

1. інформаційно-аналітична робота по забезпеченню і підготовці рішень президента;

2. підготовка та оформлення інформаційних та аналітичних довідок,доповідей і різного роду документів на регулярній основі.

Основу діяльності першого напрямку становить аналіз та оцінка поточних подій в усіх основних сферах державного і суспільного життя, виявлення тенденцій й прогноз розвитку ситуацій, формулювання проблем, що вимагають реакції влади.

Це головний напрямок щоденної роботи аналітиків. Його результати є інформаційною і науковою основою для вирішення всіх інших функціональних завдань аналітичних підрозділів.

Ця діяльність має інформаційно-дослідний характер і до її виконання повинні залучатися відповідні міністерства, відомства та інші державні організації, а також незалежні науково-дослідні центри й окремі вчені.

Якого-небудь певного тимчасового чи іншого регламенту цей напрямок роботи не має. Результати такої роботи доцільно фіксувати -- наприклад, публікувати в регулярних (місячних або квартальних) аналітичних оглядах.

До другого напрямку діяльності аналітичних підрозділів можна віднести складання регулярної короткої довідки-доповіді, що відбиває найбільш важливі події, на які треба звернути увагу президента. Довідка може складатися у вільній формі, але до неї повинні додаватися формалізовані, нормативні документи, що містять відомості про стан економіки, політичної обстановки в країні і за кордоном, військово-політичній обстановці та інші. Ці документи можуть містити таблиці, графіки і структурований текст.

Зміст довідок може бути регламентовано і в значній мірі формалізована. Підготовкою щоденної довідки-доповіді має займатися підрозділ, спеціально створений для виконання цієї регулярної функції. Всі інші аналітичні підрозділи, кожне по своїй тематиці, беруть участь у цій роботі, надаючи укладачам довідки актуальну інформацію та результати її оперативного аналізу.

Іншим джерелом інформації для підготовки довідки повинні служити щоденні доповіді міністерств, відомств і спеціальних служб. Однією з ефективних форм інформування президента може стати „ситуаційна кімната”, де з допомогою різних технічних засобів візуально відображаються всі аспекти політичної, економічної, військової, соціальної та інших сторін життя країни й світу. Важливою формою діяльності аналітичних підрозділів є складання інформаційно-аналітичних довідок за запитом президента. Ці довідки можуть ставитися до дуже широкого кола питань, які заздалегідь передбачити неможливо. Довідки готують аналітики-експерти з відповідним тематичним напрямками (юристи, економісти, політологи, військові тощо)

Інформаційною основою для підготовки довідок служать професійні знання аналітиків, результати попередніх досліджень у відповідній галузі і оперативна, в тому числі відомча, інформація. Регулярні та поточні документи складаються переважно відомствами з участю на завершальному етапі відповідальних представників апарату президента, радників і аналітиків відповідного профілю. Структуру всіх урядових документів (включаючи оформлення рішень президента), регламент і процедуру їх підготовки, узгодження і підписання, а також склад залучаються для цього посадових осіб доцільно регламентувати. У цьому випадку можливе створення системи інформаційно-аналітичної підтримки підготовки та проходження документів. Базою підготовки цих документів служить, як правило, відомча інформація. Слід зазначити, що в умовах, коли статус, прерогативи і форми діяльності аналітичних підрозділів ще не встановилися остаточно, перераховані функціональні завдання виходять з деякого гіпотетичного уявлення про призначення та методи роботи цих підрозділів.[23]

Серйозною підставою реальності цієї гіпотези служить аналіз багаторічного досвіду роботи аналітичних центрів, що забезпечують діяльність вищої державної влади США і країн Західної Європи. Як видно з переліку основних функціональних завдань, аналітичні підрозділи апарату президента призначені насамперед для оперативного забезпечення його діяльності вирішенні державних проблем і підготовки рішень. Вимогами оперативності визначаються специфіка і особливості організації роботи цих підрозділів. Усі завдання, які ставляться перед аналітиками, повинні, як правило, вирішуватися в дуже обмежені строки та з високою якістю. Останнє передбачає високу інформаційну достовірність та обгрунтованість висновків і пропозицій аналітика. Разом з тим багато проблем, що постають перед аналітиками, надзвичайно складні і вимагають для свого рішення попередніх досліджень, спеціальної інформації та тривала тривалого часу, якого їм не відпущено. Крім того, навіть самий кваліфікований аналітик не може бути фахівцем з усього кола питань, що знаходяться в рамках його компетенції. Для здійснення своєї повсякденної функціональної діяльності аналітикам необхідна регулярна інформаційна та інформацонно-аналітична підтримка, що включає своєчасну доставку поточної інформації, довідкову інформацію від відповідних відомств та аналітичні дослідження з актуальної проблематики відомчих, академічних та незалежних наукових організацій або окремих вчених. Важливою особливістю роботи аналітика є постійна зміна вирішуваних завдань і суттєві зміни у змісті та формі необхідної для цього інформації. Це означає, що заздалегідь визначити потреби в інформації і суворо їх регламентувати не представляється можливим. Перераховані обставини вимагають спеціальної організації діяльності аналітика та її інформаційно-аналітичного забезпечення. Для ефективного виконання своїх обов'язків аналітику, перш за все, повинен бути забезпечений оперативний доступ до будь-якої відомчої інформації шляхом організації постійної взаємодії, що мають відношення до відповідної проблематики.

Ця взаємодія має забезпечувати:

1. регламентований доступ до будь-якої внутрішньовідомчої інформації;

2. постійно підтримується робочий контакт з посадовими особами та спеціалістами відомств, в обов'язки яких повинні входити консультації, інформування та допомога у вирішенні проблем, що стоять перед аналітиком;

3. можливість використання відомчих наукових установ з дослідження проблем, що становлять інтерес для аналітичних підрозділів апарату президента;

4. можливість брати участь на ранніх стадіях підготовки рішень у міністерствах і відомствах;

5. спільне рішення оперативних завдань.

Не менш важливим аспектом діяльності аналітичних підрозділів повинно бути формування і підтримка постійно діючого інституту незалежних експертів та організація з ними ефективної взаємодії. В якості експертів можуть виступати як науково-дослідні організації, так і окремі вчені. Вітчизняний і зарубіжний досвід роботи інституту експертів говорить про те, що найбільш доцільною формою організації їх діяльності є поєднання наукових досліджень з безпосередньою участю в оперативній роботі з підготовки рішень. Актуальна тематика прикладних і фундаментальних досліджень звичайно формується провідними аналітиками і оформляється у вигляді проектів, замовлення на виконання яких надаються окремим фахівцям або тимчасовим робочим групам, що складається з представників різних наукових організацій і очолюваним великими вченими.