3.3. Державні нотаріальні архіви

   Діяльність державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів [18]. Згідно із ст. 23 Закону державні нотаріальні архіви створюються в обласних центрах, містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання нотаріальних документів, передавання їх у відповідний державний архів, подання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.
   Державний нотаріальний архів є юридичною особою, що має печатку із зображенням Державного герба України і своїм найменуванням. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, якого призначає на посаду і звільняє з неї управління юстиції. Державні нотаріальні архіви є складовою Національного архівного фонду України.
   Основні завдання державного нотаріального архіву:
   - комплектування документами, склад яких передбачений Положенням [18];
   - забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;
   - підготовка та своєчасне передавання документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
   Державний нотаріальний архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:
   - складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;
   - згідно з цими графіками приймає документи не пізніше двох років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;
   - забезпечує збереження документів;
   - здійснює експертизу цінності документів, що розміщуються в архіві;
   - здійснює контроль за збереженням документів у фондоутворювачів, подає їм методичну та практичну допомогу щодо впорядкування документів і підготовки їх до здачі в архів;
   - видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в архіві, з додержанням вимог ст. 8 Закону;
   - веде облік документів, переданих за запитами органів, згідно із Законом;
   - реєструє заповіти, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.
   Державний нотаріальний архів з метою виконання покладених на нього завдань має право:
   - вимагати від завідуючих державними нотаріальними конторами, приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів відповідних рад народних депутатів додержуватись правил роботи з архівними документами, здійснювати контроль за їх збереженням та використанням;
   - давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
   - перевіряти стан зберігання нотаріальних документів;
   - у разі потреби залучати до перевірки документів працівників органів нотаріату як експертів і консультантів;
   - інформувати Міністерство юстиції України про стан архівної роботи та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.
   Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів відповідних місцевих рад і посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.