затверджує структуру, штатних розпис та кошторис витрат на утримання господарського суду;

вносить до кваліфікаційної комісії суддів господарських судів України подання для дачі висновку про можливість обрання кандидата на посаду судді, обрання суддею безстроково та присвоєння судді відповідного кваліфікаційного класу;

вносить Голові Вищого господарського суду України подання щодо встановлення чисельності працівників і асигнування господарського суду;

з питань, що належать до його повноважень, видає накази та розпорядження;

організовує ведення судової статистики;

- організовує роботу щодо підвищення кваліфікації працівників апарату суду;

представляє суд у зносинах з іншими органами державної влади, органами

місцевого самоврядування, громадянами та організаціями;

здійснює інші передбачені законом повноваження.

2) Заступник голови господарського суду призначається на посаду та звільняється в такому ж порядку як і голова господарського суду

відповідно до визначених головою суду обов'язків бере участь в

організації діяльності суду;

координує аналітичну роботу та узагальнення практики застосування

законодавства;

здійснює контроль за роботою загального відділу, господарського сектора; вирішує питання, пов'язані із забезпеченням пожежної безпеки господарського суду;

- очолює постійно діючу експертну комісію господарського суду;

планує роботу по підвищенню кваліфікації та професійного рівня суддів та спеціалістів господарського суду;

за окремими дорученнями голови суду представляє суд в органах державної влади і управління, правоохоронних органах;

за дорученням голови суду вирішує інші питання, пов'язані з діяльністю господарського суду;

у разі відсутності голови суду виконанння його обов'язків здійснює відповідно до встановленого розподілу щодо організації діяльності суду.

3) Радник голови господарського суду є державним службовцем, який під керівництвом і контролем голови господарського суду виконує роботу по забезпеченню вимог Закону України «Про судоустрій України», Господарсько-процесуального кодексу України, Закону України «Про державну службу», наказів і вказівок Вищого господарського суду України, інших нормативних актів України.

Виконує такі обов'язки:

попередньо аналізує та узагальнює одержану на ім'я голови

господарського суду кореспонденцію і за його вказівками готує проекти

доручень конкретним виконавцям;

одержує необхідні голові господарського суду відомості від

підрозділів господарського суду або відповідних виконавців;

забезпечує ведення діловодства по матеріалах і документах, що знаходяться на розгляді у голови господарського суду, у порядку встановленому Інструкцією з діловодства в господарському суді;

- друкує за вказівкою голови господарського суду окремі матеріали і документи;

інформує голову господарського суду про прийняті законодавчі та інші

нормативні акти, Постанови Пленуму та Президії Вищого господарського суду України, інформаційні та оглядові листи ВГСУ, роз'яснення Президії ВГСУ, рішення центральної та місцевих органів державної влади;

за окремим дорученням голови господарського суду:

а) представляє суд в органах державної влади і управління, правоохоронних органах, на підприємствах, в установах, організаціях, засобах масової інформації, а також бере участь у підготовці проектів документів, що мають особливу значимість та надсилаються на адресу цих органів;

б) здійснює роботу по організації розгляду звернення громадян та дотримання термінів виконання відповідними посадовими особами;

в) перевіряє дотримання в установленому порядку накопичення та виконання документів по номенклатурі справ відповідальними за їх ведення;

г) бере участь у підготовці проекту плану роботи господарського суду, контролює та інформує голову суду про його виконання;

д) виконує обов'язки помічника судді господарського суду, секретаря судового засідання;

приймає участь:

а) у підготовці та проведенні нарад у голови суду;

б) у прийомі громадян головою господарського суду;

в) в упорядкуванні статистичних звітів та доповідних записок про діяльність господарського суду по зазначеним вище напрямкам, веде діловодство по закріпленій номенклатурі справ;

за окремими дорученнями Вищого господарського суду України або голови господарського суду Сумської області здійснює або приймає участь щодо аналізу (узагальненню) справ, яке було не передбачене планом роботи суду;

допомагає організовувати роботу щодо підвищення кваліфікації працівників апарату господарського суду;

виконує іншу роботу за вказівкою голови господарського суду.

Радник голови господарського суду призначається на посаду і звільняється з неї наказом голови господарського суду і підпорядкований безпосередньо голові господарського суду.

Радник голови господарського суду підлягає атестації у встановленому порядку, йому присвоюється відповідна кваліфікаційна категорія та ранг державного службовця, визначеному чинним законодавством.

Фактично на сьогоднішній день робота радника голови господарського суду Сумської області мало чим відрізняється від звичайної роботи секретаря.

4) Старший секретар суду є посадовою особою суду, яка під керівництвом голови господарського суду та заступника голови господарського суду виконує роботу по забезпеченню вимог Закону України "Про судоустрій України", Господарського процесуального кодексу України, Інструкції з діловодства в господарських судах, Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами, інших нормативних актів України.

Старший секретар суду зобов'язаний:

здійснювати керування електронним архівом;

видавати серійні номери дисків перед початком судових засідань;

- створювати архівні копії після закінчення судового засідання на СБ-К диск з серійним номером, вказаним у протоколі;

виготовляти з архівних даних робочі копії та копії на вимоги учасників процесу;

знайомити учасників процесу з фонограмами судових засідань;

здійснювати листування із судами вищої інстанції;

вести щоденний звіт про використання дисків;

вести протокол судового засідання та забезпечити повне фіксування судового засідання в порядку передбаченому ст. 81-1 ГПК України;

в триденний строк підписати протокол і надати його на підпис заступнику голови суду;

приймати письмові зауваження з приводу допущення у протоколі неправильностей або неповноти протоколу, реєструвати їх у загальному відділі і долучати до справи;

під керівництвом адміністратора (інженера) здійснювати експлуатацію комплексу аудіофіксування судового процесу;

здійснювати поточний контроль якості аудіозапису судових засідань;

- забезпечити ведення діловодства по матеріалах і документах, що надходять на розгляд заступнику голови суду, у порядку встановленому Інструкцією з діловодства в арбітражному суді;

виконувати іншу роботу за вказівкою голови господарського суду та заступника голови суду;

здійснювати контроль за роботою секретарів судових засідань.

Старший секретар суду підлягає атестації у встановленому порядку, йому може бути присвоєна відповідна кваліфікаційна категорія та ранг державного службовця у порядку, визначеному чинним законодавством.

3. Організація діловодства та формування справ у господарському суді

Діловодство в господарських судах України організоване єдиною системою діловодства, порядок роботи з процесуальними та іншими документами і носить обов'язковий характер при веденні діловодства в системі господарських судів України відповідно до особливостей структури, з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення конкретного господарського суду.

Документи господарських судів України є власністю держави. Робота з ними регулюється законодавством України, нормативно-методичними документами державної архівної служби України.

Встановлені правила для працівників визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.

Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах господарського суду Сумської області покладається на службу діловодства (канцелярія, архів - загальний відділ).

Загальне керівництво діловодною службою здійснюється заступником голови господарського суду. Кожен керівник відповідного структурного підрозділу призначає відповідального за ведення діловодства, який затверджується наказом. Так, відповідальним за ведення діловодства в судових колегіях господарського суду Сумської області є помічник судді.

Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні.

3.1 Прийом, реєстрація та розподіл вхідної кореспонденції

Вся кореспонденція, що надходить до господарського суду, приймається та реєструється службою діловодства (канцелярією). При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється згідно з додатком.

Документи, які були отримані безпосередньо керівництвом суду, передаються на реєстрацію до служби діловодства. Так часто буває коли сторони надають клопотання під час встановленої судом перерви при розгляді справи чи надають відзив.

При відкритті конверта (упаковки) перевіряється правильність оформлення документів, фактична наявність документів та додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конвертах. Конверти додаються до документів. Потім конверт обов'язково залучається до матеріалів справи.

Документи, які надійшли до суду, розподіляються службою діловодства на позовні заяви, скарги, додаткові матеріали і документи до судових справ тощо. На всіх документах в правому нижньому куті або вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, дата надходження до суду, реєстраційний номер.

Реєстраційний номер містить:

а) індекс документа за номенклатурою справ;

б) загальний порядковий номер;

в) порядковий номер у реєстраційному журналі відповідного підрозділу (судді).

Реєстрація документів здійснюється в журналі реєстрації або на реєстраційно-контрольній картці. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву та до структурних підрозділів через відповідального за діловодство під розписку.

Додаткові матеріали, що надійшли до справ, які знаходяться в провадженні, реєструються службою діловодства за датою їх надходження до вхідного реєстраційного номера первісних матеріалів з доданням індексу Д з цифровою позначкою в хронологічному порядку.

Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, в той же день документ повертається до служби діловодства для реєстрації резолюції. До реєстраційних документів вносяться відомості про зміст та дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дату передачі документа відповідальному за діловодство відповідного структурного підрозділу чи безпосередньо виконавцеві.

За призначенням документ передається під розписку. Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через службу діловодства з внесенням відповідних даних про передачу до реєстраційних документів.

У вихідному номері документа вказується його індекс за номенклатурою справ, порядковий номер та дата.

Виконаний документ разом з копією відповіді підшивається до відповідної справи (наряду) або передається за призначенням.