На документі, поставленому керівництвом на контроль, ставиться

відмітка "Контроль" або літера "К". Облік та зберігання виконаних

документів здійснюється службою діловодства.

Інформація, одержана каналами факсимільного зв'язку, не належить до офіційних документів. Передача процесуальних документів каналами факсимільного зв'язку не допускається

3.2 Формування справ

Позовні заяви, апеляційні та касаційні скарги (подання), відзиви, додаткові матеріали, а також інші документи, що стосуються судових справ, в порядку, передбаченому зазначеному вище і передаються суддям (колегіям суддів) для розгляду.

Резолюція керівництва про передачу документів на розгляд судді (колегії суддів) накладається безпосередньо на документі. Судові документи (справи) передаються судді під розписку.

Розглянуті суддею (головуючим колегії суддів) документи передаються ним помічнику відповідного судового складу (судді) для попереднього опрацювання (перевірки наявності додатків, підписів, печаток тощо) та доповіді судді. У випадку відмови у прийнятті позовної заяви чи повернення її без розгляду позовні матеріали повертаються заявникові згідно з ухвалою. Ухвала про відмову у прийнятті позовної заяви чи про повернення позовної заяви без розгляду та позовні матеріали надсилаються заявникові рекомендованою поштою. Одночасно решті сторін у справі надсилається примірник ухвали. Копія ухвали з відміткою про відправку залишається у службі діловодства у відповідному наряді.

З прийняттям позовної заяви до розгляду починається формування справи. Одночасно справі присвоюється номер. Номер справи присвоюється суддею, який її призначає. Він повинен містити порядковий номер судді, встановлений керівництвом суду у визначеному ним порядку, відокремлений похилою рискою від порядкового номера справи цього ж судді протягом поточного року

Ухвала про порушення провадження у справі і призначення її до розгляду надсилається службою діловодства в день її прийняття всім учасникам процесу з повідомленням про вручення. Повідомлення з відміткою про вручення ухвали адресатові залучаються до матеріалів справи.

Формування справи здійснюється в такому порядку:

перевіряється наявність документів, зазначених у додатку до позовної заяви, та відповідність їх оригіналам, засвідчення копій і визначається порядок їх підшивання у справу шляхом нумерації аркушів;

нумерація здійснюється в правому верхньому куті аркуша чорним графітним олівцем або механічним нумератором, не зачіпаючи тексту ;

справа формується в спеціальну, виготовлену типографським способом тверду обкладинку , підшивається встановленим способом (нитками, через три отвори, впродовж лівого, вільного від тексту поля документів), і складається опис документів у справі.

На обкладинці справи вказуються:

- найменування суду, номер справи, найменування сторін справи, ціна позову або зміст вимог позивача, ціна позову або зміст вимог за зустрічним позовом, дати початку і закінчення справи, номер тому справи та загальна кількість томів (якщо томів справи більше одного) - вказуються у правому верхньому куті обкладинки. Наприклад: Том 1 /

Всього - 8, дату передачі справи до архіву. Лівий верхній кут обкладинки справи має залишатися вільним для вміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

Справа підшивається у такому порядку:

бланк опису справи або 1-2 чистих аркуші для продовження опису, початого на обкладинці;

ухвала про порушення провадження у справі;

позовна заява;

поштова квитанція про направлення копії позовних матеріалів відповідачеві;

платіжний документ про сплату держмита.

Далі документи підшиваються згідно з додатком до позовної заяви. Якщо в позовній заяві додаток не розшифровано, а вказано лише кількість аркушів, до опису включається кожний документ окремо із зазначенням, що він є додатком до позовної заяви. Конверт, в якому надійшла позовна заява або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому залученню до матеріалів справи після документів, які в ньому надійшли. Усі документи, що підшиваються до справи, мають бути лише в одному примірнику.

Опис справи як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів, покажчик аркушів у справі.

Документи, зазначені в додатку до позовної заяви або в іншому супровідному документі, в опису не перелічуються, але обов'язково відмічається їх наявність згідно з переліком у додатку або відсутність. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, наявність в іншій справі тощо). Документ, що підтверджує причину відсутності додатка до позовної заяви, долучається до справи. В опису обов'язково відмічається, в оригіналі чи копії підшитий до справи документ. Опис підписується суддею і працівником суду, який оформлює справу (як правило секретар).

В процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись в хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до суду. Справа формується виключно з документів, які пройшли реєстрацію службою діловодства, розглянуті суддею і мають його візу "долучити до справи" із зазначенням дати (на справді ця вимога на практиці не завжди дотримується).

Наявність документів і порядок їх розміщення у справі засвідчується підписом судді в опису на момент закінчення кожної процесуальної дії, направлення справи за межі суду, у тому числі - до іншого суду, для проведення судової експертизи тощо.

Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 150. Кожен том справи оформлюється окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, номер тому, а також загальна кількість томів у справі, наприклад: Том 2 / Всього - 2.

У необхідних випадках підпис судді на документі засвідчується гербовою печаткою суду.

Судові документи, які підлягають відправленню, передаються до служби діловодства, реєструються і в той же або наступного дня відправляються за призначенням. Відправка чи передача адресатові судових документів без їх реєстрації у службі діловодства забороняється.

Перший, належним чином підписаний, примірник процесуального документа (ухвали, рішення, постанови) залишається у справі. Сторонам справи та у відповідних випадках - іншим учасникам процесу, установам, організаціям надсилається решта належним чином завірених примірників процесуальних документів.

Після закінчення провадження у справі завершується її формування, і справа передається до архіву.

Вилучення зі справи будь-яких документів допускається тільки після закінчення провадження у справі. Оригінали документів, що містяться у справі, можуть бути повернуті за клопотанням сторони у справі (іншого учасника процесу) та за умови подання засвідчених копій для заміни. У випадку відсутності засвідчених копій документів для заміни, на підставі резолюції керівництва господарського суду до матеріалів справи замість оригіналів документів може бути залучено їх копії, засвідчені службою діловодства суду. Однак на практиці разом з позовною заявою подаються завірені копії, а оригінали наглядно подаються судді під час судового розгляду.

Справа для ознайомлення представнику сторони видається з дозволу судді, у провадженні якого вона знаходиться, у разі його відсутності - за резолюцією керівництва суду, а після закінчення провадження у справі - за резолюцією голови суду. Справа видається для ознайомлення після перевірки посвідчення і повноважень представника сторони у справі. Не допускається видача справи для ознайомлення особі, яка не має належних повноважень представника сторони у справі.

Ознайомлення зі справою здійснюється в службовому приміщенні, в присутності працівника суду, який безпосередньо отримує справу і несе відповідальність за її збереження. На жаль, дуже часто траплялися випадки, коли недобросовісні представники вилучали з справи матеріали або підкладали сторонні документи. Факт ознайомлення з матеріалами справи фіксується вчиненням на третій стороні обкладинки справи запису, хто і коли ознайомився зі справою.

Направлення справи за межі суду (для проведення експертизи, до слідчих органів, до іншого суду тощо) здійснюється на підставі відповідної ухвали або за резолюцією голови суду. Справа надсилається за межі суду з супровідним листом, підписаним керівництвом суду, в якому зазначаються підстави направлення справи та її реквізити. Замість справи, що направляється за межі суду, заводиться справа-замінник за тим же номером (жетон).При поверненні справи до суду перевіряється наявність документів та їх відповідність опису, як правило секретарем чи помічником судді.

Після завершення апеляційного провадження, згідно з резолюцією, всі документи, що надійшли у даній справі до апеляційного господарського суду, а також примірники усіх процесуальних документів апеляційного провадження долучаються до матеріалів справи, і справа разом з супровідним листом, підписаним керівництвом апеляційного суду, повертається до місцевого господарського суду. Справа, що повернулася з апеляційного господарського суду, передається голові місцевого господарського суду для накладення на супровідному листі апеляційного суду відповідної резолюції. Ознайомлення зі справою судді (суддів) місцевого господарського суду, у провадженні якого (яких) знаходилась справа, що повернулася з апеляційного господарського суду, здійснюється в обов'язковому порядку.

3.3 Архівне зберігання справ

Для зберігання документів, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів господарського суду.

Архів господарського суду зберігає документи суду та організацій-попередників (органів держарбітражу).

До архіву передаються судові справи після їх розгляду, справи тимчасового та постійного зберігання та справи з особового складу працівників, що звільнилися. їх передача здійснюється згідно зі здавальними описами. Передача справ до архіву здійснюється за складеним працівником архіву графіком.

Прийняття кожної справи здійснюється працівником архіву суду в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номера кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийняття-передачі справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).

При передачі справ до архіву, у лівому верхньому куті лицьового боку обкладинки справи працівником архіву вміщується відповідний штамп про прийняття справи на зберігання.

Видача справ з архіву суду, у тому числі - судових справ, здійснюється за замовленням згідно з резолюцією керівництва суду, яка вчиняється на документі, що є підставою для видачі справи з архіву, або на доповідній записці судді чи іншого співробітника суду, в якій міститься обґрунтування видачі справи з архіву.

Документаційна база господарського суду підлягає суворій звітності та вимагає ретельного і серйозного ставлення до неї. Оскільки від певного документу може залежати доля господарюючого суб'єкта та робочі його місця, які забезпечують зайнятість населення в умовах високого рівня безробіття.