Документ - письмовий акт встановленої або загальноприйнятої форми, складений визначеними і компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами для викладу відомостей про факти або посвідчення фактів, що мають юридичне значення, або для підтвердження прав і обов'язків.

Вимоги до документа, що випливають з наведеного визначення, можна розділити на три групи. Перша відбиває інформаційну функцію документа: документом може бути не будь-яка інформація, зафіксована на паперовому носії, а тільки відомості певного характеру (це вимога узгоджується з наведеним раніше визначенням Едо). Друга (вимоги до форми) група - це, по суті, вимоги, що забезпечують доказову функцію документа (реквізитами форми можуть служити наявність печатки та підписи певної особи, персональні дані про особу, який видав документ, а також вимоги до паперового носія, наприклад, папір з захисними знаками і т. п.). Третя група (компетентність джерела документа) як би зв'язує перші дві, надає юридичну значимість документу. Документ, виданий некомпетентним органом, підписаний не уповноваженою на те особою або анонімний, не може служити підтвердженням викладених у ньому відомостей про факти, засвідчувати факти чи підтверджувати права і обов'язки.

Очевидно, легко забезпечити для даних, записаних у комп'ютерному форматі, виконання умов першої і третьої груп. Деякі з вимог до форми документа (наприклад, дотримання певної послідовності викладу змісту і розташування тексту) теж можуть бути дотримані. Інші вимоги частини другої групи (наявність печатки організації, власноручного підпису особи, спеціальний тип паперу) принципово неприйнятні для електронних документів внаслідок специфічної природи комп'ютерних носіїв інформації.

Саме фізичні характеристики електронних документів довгий час були об'єктом критики противників безпаперових систем документообігу. Зокрема, в якості одного з аргументів наводилося наступне твердження: те, що написано на папері, важко видалити і воно залишається навічно; дані ж на комп'ютерних носіях можуть бути легко знищені, вони недовговічні. Але, по-перше, збереження паперових документів в значній мірі залежить від якості паперу і для їх тривалого зберігання необхідно застосування спеціальних заходів, а по-друге, сучасні носії комп'ютерних даних дозволяють зберігати інформацію досить довго і при здійсненні відповідних заходів безпеки (у тому числі і періодичне копіювання) їх надійність не нижче, ніж у традиційних. Крім того, коли мова йде про ділової інформації, звичайно існують певні терміни зберігання такої інформації, що обчислюються роками або десятиліттями, а протягом зазначених строків можлива схоронність навіть магнітних носіїв, не кажучи вже про диски CD-ROM.

Ще один аргумент, що приводиться на користь паперового документа, полягає в тому, що він відчутний (тобто будь-хто може фізично перевірити наявність документа), кожен грамотний чоловік може прочитати такий документ. Те, що електронний документ не може бути не посередньо сприйнятий людиною, не є непереборною складністю. Теоретично, звичайно, можна припустити, що створена система ЕДО, в якій один учасник вносить в документ Manchester, а інший отримує на екрані монітора або при роздруківці Live rpool. Однак дана проблема легко вирішується, якщо припустити, що існує узгоджена учасниками або визначена нормативним актом уповноваженого органу процедура виготовлення за електронною оригіналу традиційної (паперової) копії документа. (Більш докладно про це ми поговоримо, коли будемо розглядати процедури вирішення конфліктів, пов'язаних з використанням ЕДО.)

І, нарешті, мабуть, самий суттєвий аргумент. Паперовий документ майже неможливо змінити, в електронний же документ легко внести поправки, і дуже важко потім довести факт їх внесення. Можна, звичайно, зазначити, що підробка традиційних документів має, напевно, не меншу історію, ніж історія писемності, але це не знімає проблеми ідентифікації електронних документів.

Вирішити прийнятним чином дане завдання вдалося тільки у другій половині 1970-х років, коли американські математики У. Діффі та М. Е. Хеллмен запропонували використовувати цифровий підпис для підтвердження автентичності електронних повідомлень.

З урахуванням викладеного електронний документ можна визначити як набір даних, записаних в компьютерочітаемом вигляді, для яких виконана така умова: існує визнана учасниками ЕДО або затверджена компетентним органом процедура, що дозволяє однозначно перетворити ці дані до документа традиційного режиму. Визнання зазначеної процедури повинно бути підтверджено учасниками системи ЕДО допомогою традиційного (письмового) документа, або така процедура повинна бути санкціонована уповноваженим державним органом.

Необхідність традиційного документа чи акта уповноваженого органу для визнання процедури перетворення пояснюється тим, що в іншому випадку можливий порочне логічне коло, коли питання визнання чи невизнання юридичної сили електронного документа будуть вирішуватися на підставі іншого електронного документа, з якого теж можна оскаржити.

2. Етапи документообігу

Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробку, розподіл, реєстрацію, передачу, доставку, контроль виконання.

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається і відповідним чином реєструється секретарем. Ним же розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис „особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів секретарем перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий запишається у секретаря. Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, нс-засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Реєстрація документів полягає у фіксації секретарем факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора й змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються й доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом.

У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

урядових документів;

наказів керівника установи з основного складу;

наказів щодо особового складу;

відряджень;

рішень колегіальної установи;

актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.