Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Документи, що надходять, фіксуються в „Журналі вхідної кореспонденції".



3. Схема документообігу

Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схема документообігу представлена на рис. 1 для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів на рік. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу). Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

Рис. 1. Схема документообігу



4. Загальна характеристика і призначення документів господарської діяльності

Основним документом господарсько - договірної діяльності є договір. Це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами для встановлення ділових відносин, що пов'язані з господарською діяльністю. Він регулює дані відносини. Його оформляють на загальних або трафаретних бланках чи чистих аркушах формату А4. Це складний документ, його обсяг може дорівнювати кільком сторінкам. В такому разі їх нумерують, а кількість сторін зазначають в тексті договору.

У договорі присутні такі реквізити:

Назва виду документа;

Дата;

Місце видання;

Заголовок;

Текст;

Відмітка про наявність додатків;

Відбиток печатки;

Юридичні адреси сторін;

Підписи.

Текст поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній подають назву сторін між якими укладається договір, посади, ініціали осіб, які будуть підписувати договір. У разі потреби наводять посилання на документ, що засвідчує повноваження особи, котра підписує договір.

Основна частина документа складається з пунктів, які нумерують арабськими цифрами, структура основної частини договору може мати такий вигляд: предмет договору, обов'язки сторін, порядок розрахунків, відповідальність сторін, порядок розірвання договору, загальна сума, інші умови тощо.

Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники підприємства ( установи, організації). Договори складаються з урахуванням інтересів сторін відповідно до законодавства. Підготовлений і належним чином оформлений договір підписується сторонами.

Цивільний кодекс передбачає такі види договорів:

Договір купівлі - продажу;

Договір підряду;

Договір оренди;

Договір про одержання позики;

Та інші.

Дані договори можуть використовуватись в діяльності державних і не державних.

Господарська діяльність ґрунтується на договірних зобов'язаннях, також передбачає шляхи розв'язання певних суперечок, пов'язаних з термінами виконання робіт, постачання продукції або порушення розрахункових відносин.

4.1 Договір постачання

Найдоцільнішою правовою формою регулювання господарських відносин з постачання продукцією і товарами є договір поставки.

Договір - це основний документ, що визначає права та обов'язки сторін з поставок усіх видів товарів.

Це документ, за яким організація - постачальник зобов'язується передати певні терміни організації покупцеві у власність або оперативне управління, певну продукцію, а організація - покупець зобов'язується прийняти продукцію до оплати за встановленими цінами. (це аналогічний договір купівлі - продажу)

Угода про поставки підтверджує загальну вимогу закону щодо письмової форми договору поставки, але при цьому допускають свободу вибору учасниками одного з кількох можливих способів оформлення договірних відносин:

складання одного документа, що підписується обома сторонами;

прийняття постачальником замовлення покупця до виконання;

обмін телеграмами, телетайпограмами, радіограмами або повідомлення за допомогою факсу.

Договір поставки може виконувати роль основного документа, що визначає

права та обов'язки сторін, якщо в ньому чітко і повно викладено необхідні умови поставки. В договорі обов`язково обумовлюється кількість, номенклатура, якість, строки поставки, ціна товару, відвантажувальні та платні реквізити. У разі відсутності цих умов в договорі він вважається неукладеним.

Державні, приватні та інші організації.

Реквізити цього договору:

Назва виду документа;

Дата;

Місце укладання;

Текст;

Додатки;

Юридичні адреси сторін;

Підписи;

Печатки.

Додатком до такого договору є специфікація, що характеризує продукцію, яка підлягає постачанню.[Див. додаток 1]

4.2Договір підряду

Договір підряду належить до класичних договірних інститутів, які відомі в цивілістиці з часів римського права. Даний договір укладається для виготовлення, обробки, переробки, ремонту речі або для виконання іншої роботи з переданням її матеріального результату замовникові.

Це договір за яким підприємство чи організація - підрядник зобов'язується виконувати певний обсяг робіт підприємству - замовнику.

В цьому договорі є такі реквізити:

Назва виду документа;

Дата;

Місце видання;

Текст;

Додатки;

Юридичні адреси сторін;

Підписи;

Печатки.

Текст поділяється на дві частини: вступну та основну. До вступної частини входить: назви сторін, що укладають договір; посади і прізвища імена по-батькові; зазначення їх повноважень; дані особи будуть підписувати договір.

Додатками до такого документа можуть бути: особливі умови, графіки складання робіт, передавання замовником устаткування матеріалів тощо.

Строки виконання роботи або її окремих етапів встановлюються у договорі підряду. З моменту укладення договору зафіксовані у ньому строки стають обов'язковими для обох сторін, змінити їх можна лише у випадках і в порядку, передбачених договором.

Якщо в договорі не визначені строки виконання роботи, підрядник зобов'язаний виконати роботу, а замовник має право вимагати її виконання у розумні строки, відповідно до суті зобов'язання, характеру й обсягів роботи та звичаїв ділового обороту.

Договір підряду має спільні риси з договорами про надання послуг (зберігання, доручення тощо). Однак результат роботи за договорами про надання послуг не має речового відтворення, як у договорі підряду, і споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності.[Див. додаток 2]

4.3 Договір про матеріальну відповідальність

Договір, за яким одна сторона (матеріально відповідальна особа) бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності і зобов'язується дотримуватися встановлених правил приймання, зберігання, відпускання й обліку їх, а інша сторона (підприємство або організація, якій належать матеріальні цінності) зобов'язується створити матеріально відповідальним особам нормальні умови праці й виробничу обстановку, що забезпечує збереженість зданих ними на зберігання матеріальних цінностей.

Укладений договір про матеріальну відповідальність забезпечує безперечне стягнення з матеріально відповідальних осіб вартості матеріальних цінностей, нестача яких виявляється. Такі договори підписують при призначенні матеріально відповідальних осіб на роботу.

Реквізити:

назва документа (договір);

місце і дата укладання договору;

назва сторін - посади, прізвища, імена і по батькові тих, хто укладає та підписує договір;

зобов'язання матеріально відповідальної особи;

зобов'язання підприємства (організації);

термін дії договору;

адреси сторін;

підписи осіб, що укладають договір;

печатка підприємства (організації).

Такий документ складається у двох примірниках: 1-й примірник зберігається у відділі кадрів підприємства (організації) в особовій справі матеріально відповідальної особи; 2-й примірник передається працівникові, котрий підписав договір.

Договори візуються юрисконсультом і головним (старшим) бухгалтером підприємства (організації).[Див. додаток 3]

4.4 Договір про спільну діяльність

Цей договір укладається з метою комерційної діяльності між банками.

Реквізити договору:

Назва виду документа;

Заголовок;

Дата;

Місце видання;

Вступна частина;

Текст;

Додатки;

Юридичні адреси сторін;

Підписи;

Печатки.

Текст цього документа має таку структуру: предмет договору, обов'язки сторін, розподіл прибутку, відповідальність сторін, інші умови, юридичні адреси сторін, підписи, відбитки печаток.[Див. додаток 4]

4.5 Договір щодо створення нових форм господарювання

Цей документ може бути або дво- або багатостороннім. Одна сторона виступає посередником. Інколи він бере зобов'язання сприяти практичній реалізації договору. Договір складається згідно з законом «Про підприємства в Україні» за загальним положенням цивільного законодавства.

Реквізити:

Назва виду документа;

Дата;

Місце видання;

Текст;