Ведення діловодства в Відділі державної виконавчої служби Ірпінського міського управління юстиції регламентується Інструкцією з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби.

Інструкція встановлює єдиний порядок прийому, реєстрації, розподілу та подальшого передання для виконання виконавчих документів та іншої кореспонденції, методику складання документів, які регламентують діяльність відділу державної виконавчої служби.

Вона визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має конфіденційного характеру. Порядок діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію, виконання судових вироків, рішень, ухвал, постанов визначається чинним законодавством.

Начальник відділу має право в разі службової потреби перерозподіляти обов'язки між працівниками відділу залежно від штатної чисельності працівників та обсягу роботи. Він здійснює загальне керівництво роботою відділу, безпосередньо контролює роботу канцелярії відділу, стан діловодства, зберігання і використання документів, своєчасно вживає заходів до усунення недоліків і недоглядів у роботі. На діловода покладаються:

прийом, реєстрація і підготовка для розгляду начальником відділу вхідної кореспонденції;

реєстрація, облік і зберігання виконавчих проваджень, передача їх на виконання державним виконавцям;

ведення довідково-облікової картотеки;

ведення зведених виконавчих проваджень;

ведення реєстраційно-облікових книг та номенклатурних справ;

підготовка та передача до архіву закінчених виконавчих проваджень та інших документів відділу;

облік і зберігання актів передачі виконавчих проваджень до архіву;

контроль за наявністю довідкової інформації у відділі: покажчиків кабінетів, графіків прийому громадян;

виконання разових доручень начальника відділу, його заступника.

Реєстрація виконавчих документів та іншої кореспонденції забезпечує

організацію належного обліку, контролю та оперативного їх пошуку. Кожен документ реєструється у відділі лише один раз.

Приймання всіх виконавчих документів і кореспонденції, що надійшла до відділу, відправлення виконавчих документів та іншої кореспонденції покладаються на діловода відділу, який переглядає всю кореспонденцію в день її надходження, реєструє і передає її начальнику відділу не пізніше наступного дня з моменту надходження. [15]

Кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому, крім звернень громадян, реєструється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції за встановленою формою. На першій сторінці кожного вхідного документа ставиться вхідний реєстраційний номер, який повинен відповідати порядковому номеру запису в журналі.

Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до відділу:

- виклики, постанови про відкриття виконавчого провадження, що повернулися до відділу через відсутність адресата;

- розписки про одержання викликів, постанов про відкриття виконавчого провадження.

Після розгляду кореспонденції начальник відділу повертає її діловоду з відповідною резолюцією і встановленим терміном для виконання. Діловод під розписку передає цю кореспонденцію конкретному виконавцю. Виконавчі документи, які підлягають примусовому виконанню, реєструються в книзі передачі виконавчих документів, яка заводиться на кожного державного виконавця і зберігається у діловода відділу.

На кожний переданий державному виконавцю виконавчий документ діловод відділу заводить виконавче провадження (обкладинку) за тим же номером, за яким зареєстрований цей документ, складає обліково-статистичну картку, яка зберігається у виконавчому провадженні. Крім цього, всі виконавчі документи записуються в алфавітний покажчик виконавчих документів, який зберігається у діловода відділу [15]. Книги обліку повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом начальника відділу та скріплені печаткою відділу.

Державний виконавець у виконавчому провадженні робить відмітки про всі дії з виконання, починаючи з дати ухвали постанови про відкриття провадження. Усі документи, що надходять до державного виконавця у зв'язку з виконанням рішень, накопичуються у виконавчих провадженнях (обкладинках) у хронологічному порядку за датами їх надходження

Відділом з метою об'єднання всіх виконавчих документів щодо одного й того самого боржника формується зведене виконавче провадження. Контроль за зведеним виконавчим провадженням здійснює посадова особа, визначена начальником ДВС. Ця особа веде облікову картку про зведене виконавче провадження. Вона також щоквартально повідомляє відповідний суд про стан виконання зведених проваджень [15]. Виконавчі документи для відправлення передаються державним виконавцем діловоду відділу під розписку в книзі обліку виконавчих документів. У супровідних листах (постановах) до виконавчих документів, повернутих державним виконавцем стягувачеві, у всіх випадках робиться відповідний запис про причини повернення документа. Супровідний лист (постанова) підписується начальником відділу, державним виконавцем та скріплюється печаткою відділу. [16]

Якщо виконавчий документ про стягнення штрафу, держмита та інших сум у бюджет держави повертається після виконання до відділу, то готується довідка із зазначенням номера квитанції банку про здавання коштів у бюджет держави. Довідка засвідчується підписом начальника відділу та печаткою.

Після виконання рішення виконавчий документ повертається органу, який виніс дане рішення, про що робиться відмітка в книзі обліку виконавчих документів. Виконаним слід вважати виконавчий документ, за яким указані в ньому вимоги виконані в повному обсязі, оформлені відповідним актом та записом у виконавчому документі. Вихідна кореспонденція, у тому числі виконавчі документи, відсилається через діловода відділу. Для обліку таких документів ведеться журнал реєстрації вихідної кореспонденції. Якщо кореспонденція передається іншим установам, організаціям через розсильного, то вона записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції й здається за призначенням під розписку в цій книзі. [16]

На кожному виконавчому провадженні, що закінчене й передане на зберігання до архіву, повинна бути резолюція начальника відділу про передачу справи до архіву, яку він накладає після ретельної перевірки всіх, документів у виконавчому провадженні. Без такої резолюції діловод не приймає виконавче провадження від державного виконавця.

Передачі до архіву підлягають виконавчі провадження, за якими: 1) рішення виконано; 2) виконавчий документ повернуто без виконання на вимогу органу, який видав цей документ; 3) виконавчий документ повернуто стягувачеві. [16]

Закінчені виконавчі провадження зберігаються в архіві відділу відповідно до хронології у пачках по сто справ, де обов'язково має бути зроблений опис переданих до архіву проваджень. Передача закінчених виконавчих проваджень проводиться державним виконавцем щоквартально за описом після складення статистичного звіту. Цей опис зберігається у справі, визначеній номенклатурою відділу і повинен бути підписаний діловодом даного відділу.

2.2 Види виконавчих документів

Закон України “Про виконавче провадження” визначає умови і порядок виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб), що відповідно до закону підлягають примусовому виконанню у разі невиконання їх у добровільному порядку.

Виконавче провадження - це сукупність дій органів і посадових осіб, зазначених у цьому Законі, спрямованих на примусове виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб), які здійснюються на підставах, у спосіб та в межах повноважень, визначених цим Законом, іншими нормативно-правовими актами, виданих відповідно до цього Закону та інших законів, а також рішеннями, що відповідно до цього Закону підлягають примусовому виконанню (далі - рішення). [3]

Відповідно до статті 3 Закону України “Про виконавче провадження” Стаття 3 Державною виконавчою службою підлягають виконанню :

1) рішення, ухвали і постанови судів у цивільних та адміністративних справах;

2) судові накази;

3) вироки, ухвали і постанови судів у кримінальних справах у частині майнових стягнень;

4) постанови судів у частині майнових стягнень у справах про адміністративні правопорушення;

5) рішення, ухвали, постанови господарських судів;

6) виконавчі написи нотаріусів;

7) рішення третейських судів;

8) рішення комісій по трудових спорах;

9) постанови, винесені органами (посадовими особами), уповноваженими законом розглядати справи про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом;

10) рішення іноземних судів у передбачених законом випадках;

11) рішення Європейського Суду з прав людини з урахуванням особливостей, передбачених Законом України “Про виконання рішень Європейського Суду з прав людини”;

12) рішення державних органів, прийняті з питань володіння і користування культовими будівлями та майном;

13) рішення Антимонопольного комітету України та його територіальних відділень у передбачених законом випадках;

14) постанови державного виконавця про стягнення виконавчого збору, витрат на проведення виконавчих дій, накладення штрафу;

15) рішення інших органів державної влади у випадках, якщо за законом їх виконання покладено на Державну виконавчу службу;

16) визнана у встановленому порядку претензія;

17) вимоги органів Пенсійного фонду України про сплату недоїмки;

18) рішення органів Пенсійного фонду про нарахування пені або накладення штрафу, прийняті: відповідно до частин дев'ятої та десятої статті 106 Закону України “Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування».

У виконавчому документі повинні бути зазначені:

назва документа, дата видачі та найменування органу, посадової особи, що видали документ;

дата і номер рішення, за яким видано виконавчий документ;

найменування (для юридичних осіб) або ім'я (прізвище, ім'я тапо батькові за його наявності для фізичних осіб) стягувача і боржника, їх місцезнаходження (для юридичних осіб) або місце проживання (для фізичних осіб), ідентифікаційний код суб'єкта господарської діяльності стягувана та боржника за його наявності (для юридичних осіб), індивідуальний ідентифікаційний номер стягувана та боржника за його наявності (для фізичних осіб - платників податків), а також інші відомості, якщо вони відомі суду чи іншому органу. Що видав виконавчий документ, які ідентифікують стягувана та боржника чи можуть сприяти примусовому виконанню, такі як дата і місце народження боржника та його місце роботи (для фізичних осіб), місцезнаходження майна боржника тощо;

резолютивна частина рішення;

дата набрання чинності рішенням;

строк пред'явлення виконавчого документа до виконання. Виконавчий документ має бути підписаний уповноваженою посадовою особою і скріплений печаткою. [3]

Виконавчі дії провадяться державним виконавцем за місцем проживання, роботи боржника або за місцезнаходженням його майна. Якщо боржник є юридичною особою, то виконання провадиться за місцезнаходженням його постійно діючого органу або майна.

2.3 Права та обов'язки державних виконавців

Державний виконавець зобов'язаний вживати заходів примусового виконання рішень, встановлених цим Законом, неупереджено, своєчасно, повно вчиняти виконавчі дії.

Державний виконавець:

1) здійснює необхідні заходи щодо своєчасного і повного виконання рішення, зазначеного в документі на примусове виконання рішення (далі - виконавчий документ), у спосіб і порядок, визначені виконавчим документом;

2) надає сторонам виконавчого провадження та їх представникам можливість ознайомитися з матеріалами виконавчого провадження;