Організація роботи з розгляду звернень громадян - пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг у Дарницькій районній в м. Києві державній адміністрації (далі - райдержадміністрація), а також усних звернень, які надійшли від служби допомоги Київського міського голови - киянам «Сall - центр» (15-51) (далі - служба 15-51) покладається на відділ роботи із зверненнями громадян.

Відділ здійснює свою роботу на підставі перспективних і поточних планів, відповідно до Положення про відділ роботи із зверненнями громадян Дарницької районної в м. Києві державної адміністрації , Регламенту та інших нормативно-правових актів з питань розгляду звернень громадян та компетенції відділу.

Штатний розпис та чисельність працівників відділу затверджується головою райдержадміністрації. Працівники відділу є державними службовцями відповідних категорій - посад.

Відділ роботи із зверненнями громадян очолює начальник відділу. Начальник та спеціалісти відділу призначаються на посаду та звільняються з посади головою райдержадміністрації відповідно до вимог чинного законодавства.

Начальник відділу - Гольоса З.П. - здійснює загальне керівництво відділом, розподіляє обов'язки між спеціалістами відділу, контролює виконання ними завдань, передбачених Положенням та посадовими інструкціями.

Так, мій безпосередній керівник практики, заступник начальника відділу роботи із зверненнями громадян - Татарчук І.М. керується посадовою інструкцією заступника начальника відділу роботи із зверненнями громадян Дарницької районної в м. Києві державної адміністрації, відповідно до якої на неї покладаються функції здійснення керівництва діяльністю відділу у порядку повноважень, делегованих йому начальником відділу.

Відділ забезпечує організацію розгляду звернень (письмових та усних), запитів на інформацію від громадян (фізичних осіб) головою, заступниками голови райдержадміністрації та керівником апарату відповідно до Регламенту райдержадміністрації; Порядку організації та проведення особистого, виїзного прийому громадян, прямих «гарячих» телефонних ліній у райдержадміністрації; Примірного порядку оформлення, подання та розгляду запитів на інформацію в усній, письмовій або іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електор. поштою); Інструкції з діловодства за зверненнями громадян та інших нормативно-правових актів з питань розгляду звернень громадян. Здійснює контроль за виконанням наданих головою, заступниками голови райдержадміністрації та керівником апарату доручень на звернення громадян, запити на інформацію від громадян (фізичних осіб) відповідно до вимог чинного законодавства

Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян) з урахуванням внесених змін.

Контроль за дотриманням діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах райдержадміністрації здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян.

Звернення громадян, які надходять на адресу райдержадміністрації, попередньо опрацьовуються спеціалістами відділу роботи із зверненнями громадян: централізовано приймаються, перевіряються щодо правильності їх оформлення реєструються у день їх надходження (або на наступний робочий день, якщо звернення надійшло до відділу після 17-00), вводяться дані до комп'ютерної програми «Приймальна громадян» та визначається контрольний термін виконання.

Усні звернення громадян, які надходять від служби 15-51 щоденно опрацьовуються відділом роботи із зверненнями громадян в автоматичній програмі обліку звернень відповідно до «Інструкції взаємодії служби допомоги Київського міського голови - киянам «Call- центр» (15-51) з районними у м. Києві держадміністраціями під час опрацювання звернень громадян в автоматичній програмі обліку звернень громадян Сall-Centеr.

Порушені у зверненнях (в тому числі ті, які надійшли від міського Call- центру) питання розглядаються головою районної в м. Києві державної адміністрації (далі-голова райдержадміністрації), його заступниками (згідно з розподілом обов'язків), керівником апарату та за результатом розгляду ними надаються відповідні доручення керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації і службам району (далі-виконавці) щодо виконання.

Відділом роботи із зверненнями громадян щоденно передаються звернення виконавцям відповідно до доручень, наданих головою райдержадміністрації, його заступниками і керівником апарату. У разі необхідності (терміновості розгляду) та надання доручень декільком виконавцям, їм передаються копії звернень.

Виконавці (або відповідальні працівники) щоденно отримують звернення (або копію звернення) у відділі роботи із зверненнями громадян із зазначенням особистого підпису та дати отримання в реєстраційно-контрольній картці.

Звернення, які були зареєстровані у відділі роботи із зверненнями громадян, після їх розгляду з усіма документами щодо їх розгляду мають бути повернуті до відділу для централізованого формування справ відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян і Номенклатури справ райдержадміністрації. Зберігання оригіналів звернень у виконавців забороняється. [9]

Опрацювання звернень громадян, які надійшли до райдержадміністрації здійснюється відповідно до Порядку розгляду звернень громадян у Дарницькій районній в м. Києві державній адміністрації (далі - Порядок розгляду звернень), який затверджує голова райдержадміністрації.

Відповіді на звернення громадян готують та направляють громадянам структурні підрозділи райдержадміністрації та служби району відповідно до наданих доручень.

Відповіді надаються державною мовою, без орфографічних і стилістичних помилок, із дотриманням вимог до оформлення документів ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Текст відповідей повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Відповідальність за належний розгляд звернень громадян несуть керівники структурних підрозділів райдержадміністрації та служб району відповідно до вимог чинного законодавства.

Відділ роботи із зверненнями громадян, відповідно до затвердженого головою райдержадміністрації графіка, проводять перевірки структурних підрозділів райдержадміністрації та служб району щодо організації роботи із зверненнями громадян. За результатом проведених перевірок голові райдержадміністрації готуються інформаційні довідки із зазначенням виявлених недоліків та рекомендацій щодо покращення зазначеної роботи.

Контроль за розглядом звернень та виконанням доручень, наданих головою райдержадміністрації, його заступниками та керівником апарату здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян. Контроль за розглядом звернень громадян здійснюється відповідно до Порядку розгляду звернень та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Особистий, виїзний прийом громадян та прямі «гарячі» телефонні лінії проводить голова райдержадміністрації, перший заступник голови, заступники голови, керівник апарату згідно з графіком, затвердженим головою райдержадміністрації, який оприлюднюється в засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті райдержадміністрації. Графік містить інформацію про місце проведення, дні і години прийому.

Організацію проведення особистих, виїзних прийомів громадян та прямих «гарячих» телефонних ліній головою райдержадміністрації забезпечує відділ роботи із зверненнями громадян.

З метою сприяння громадянам у вирішенні питань, порушених у зверненнях до райдержадміністрації, створюється постійно діюча Комісія з питань розгляду звернень громадян. Відповідно до Положення про Комісію, організаційне забезпечення діяльності Комісії здійснює відділ роботи із зверненнями громадян. Комісія проводить свої засідання щомісячно відповідно до затвердженого головою райдержадміністрації графіка, а у разі необхідності - частіше.

Відділ роботи із зверненнями громадян щоквартально аналізує роботу з розгляду звернень громадян та доповідає на апаратній нараді у голови райдержадміністрації про стан розгляду звернень громадян.

Надає пропозиції, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і зауважень громадян, контролює вирішення порушених у них питань.

Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян після їх розгляду (вирішення) з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення формуються відділом роботи із зверненнями громадян у справи у хронологічному порядку відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами та скаргами громадян визначається Номенклатурою справ відділу роботи із зверненнями громадян. Після завершення терміну зберігання документів за пропозиціями, заявами та скаргами громадян відділом подається службова записка голові райдержадміністрації щодо порушення процедури їх знищення відповідно до вимог чинного законодавства. [5]

3.4 Основні повноваження та права відділу

- Здійснювати контроль за виконанням доручень голови, заступників голови райдержадміністрації та керівника апарату щодо розгляду звернень громадян, запитів на інформацію від громадян (фізичних осіб) структурними підрозділами райдержадміністрації, комунальними підприємствами району, відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та інших нормативно-правових актів з питань розгляду звернень громадян.

- Проводити перевірки стану організації роботи зі зверненнями громадян та запитами на інформацію від громадян (фізичних осіб), що надійшли до РДА, у структурних підрозділах райдержадміністрації та комунальних підприємствах району відповідно до вимог чинного законодавства. За результатом перевірок інформувати голову, керівника апарату.

- Здійснювати контроль за організацією роботи відповідальних осіб з проведення особистих прийомів громадян заступниками голови райдержадміністрації, відповідно до Порядку організації та проведення особистого, виїзного прийому громадян, прямих «гарячих» телефонних ліній у райдержадміністрації.

- Взаємодіяти із структурними підрозділами райдержадміністрації, службами району. Відповідно до доручень голови, заступників голови та керівника апарату райдержадміністрації, запитувати і отримувати необхідну інформацію для забезпечення належного розгляду звернень громадян.

- Брати участь у нарадах з питань розгляду звернень громадян та проводити наради з питань, віднесених до компетенції відділу.

- Брати участь у роботі районних комісій, перевірках та інших заходах з метою здійснення моніторингу виконання звернень громадян за дорученнями голови, заступників голови райдержадміністрації та керівника апарату.

- Здійснювати контроль за дотриманням діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах райдержадміністрації.

- Здійснювати інші повноваження, що не суперечать законодавству, відповідно до доручень голови райдержадміністрації та керівника апарату.

ВИСНОВКИ