3.2 Організація обліку роботи та ведення статистичної звітності прокурорської діяльності

Відповідно до "Інструкції по діловодству в органах прокуратури", що затверджена наказом Генерального прокурора України №90 від 28 грудня 2002 року і вступила вдію з 1січня 2003 року при організації документообігу слід дотримуватись загальних вимог, а саме:

1) документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного дня після їх надходження, а термінові документи виконуються негайно;

2) накази, вказівки та інші документи передаються після ознайомлення за вказівкою керівника прокуратури. Особи, що ознайомились з документом, розписуються на ньому на окремій сторінці, вказуючи дату та прізвище;

3) передача документів на всіх етапах (розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого, з одного підрозділу в інший) проводиться тільки через працівників канцелярії за резолюцією керівництва.

Наглядові провадження передаються в інший підрозділ у тимчасове користування під розписку на карточці руху наглядового провадження. Для постійного користування наглядові провадження а також скарги, справи та листування по скаргах передаються через алфавітну картотеку з відміткою у книгах обліку. Прийом та первинна обробка вхідної кореспонденції здійснюється начальником канцелярії. Він сортує всю кореспонденцію на:

1) звернення (скарги, листи, заяви) громадян;

2) документи, що відносяться до листування по скаргах та справах;

3) кримінальні та цивільні справи;

4) інші документи.

При цьому керівнику вищестоящої прокуратури передаються найбільш важливі документи, які потребують його рішення.

У разі надходження документів у неробочий час, вони приймаються черговим працівником, який розкриває конверти і термінові документи передає на розгляд керівництву.

Неправильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються або пересилаються адресатові, про що робиться запис в реєстрі про відправну кореспонденцію.

За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту працівником складається їх опис, який засвідчується підписом.

Всі документи, які надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Цей розгляд може проводити і канцелярія. Розгляд здійснюється у день одержання або у перший робочий день у разі надходження документації у неробочий час. Доручення вищих органів розглядається в першу чергу. Керівництву прокуратури документи подаються на розгляд відповідно до порядку, встановленому регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків.

Звернення громадян приймаються прокурорами на особистому прийомі а також працівниками канцелярії.

Документи підлягають обов'язковій реєстрації: вхідні - в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання. Документи реєструються на картках.

Якщо за скаргою, що надійшла на одних і тих же осіб, заведені різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше.

Відповідно до "Інструкції з діловодства в органах прокуратури" перелік документів, виконання яких контролюється, визначає керівник прокуратури. Належний облік, розмітка, своєчасна передача документів, що подаються на розгляд керівнику прокуратури, а також контроль за їх вирішенням здійснюється відділом організаційно-правового забезпечення. Після розгляду керівництвом, встановлення контрольних строків, документи в той же день через секретаріат передаються контролюючому підрозділу. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 днів від дати надходження документа. Цей строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця та згодою посадової особи, яка встановила контроль. Рапорт про продовження строку подається не пізніше як за три робочі дні до його закінчення, а щодо документа без зазначення строку до закінчення 30-денного строку від дати його одержання. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник прокуратури.

Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, якщо документ виконується кількома особами, відповідальним за організацію виконання є працівник, який зазначений першим. При цьому контроль за виконанням документів включає:

1) взяття документів на контроль, формування картотеки контрольних документів;

2) перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

3) облік результатів контролю за виконанням документів;

4) зняття документів з контролю.

Контроль за виконанням документів здійснюється на контрольних картках. Коли у документі вміщується кілька доручень у контрольній картці вказується кожне доручення окремо. У міжрайонній прокуратурі контрольні картки передаються прокурору, який зобов'язаний особисто постійно перевіряти виконання доручень підлеглими. Документи та звернення після їх виконання знімаються з контролю відповідною контрольною службою з відміткою на копії, відповіді чи іншому документі, що засвідчує виконання.

Облік документообігу не може бути без складання номенклатури справ - систематизованого переліку заголовків справ, що утворюються в діловодстві прокуратури із вказівкою строків їх зберігання, оформлене у встановленому порядку. Вона оформляється на загальному бланку прокуратури. Разом з тим необхідно керуватися основним положенням Єдиної державної системи документації. Номенклатура справ на наступний календарний рік складається в останньому кварталі поточного року за встановленою формою. Номенклатура справ прокуратури візується завідувачем архіву, підписується керівником. Номенклатура справ друкується, а потім тиражується у необхідній кількості примірників. Номенклатура справ переузгоджується з архівним закладом кожні 5 років. Перший примірник номенклатури на кожен рік зберігається 10 років.

Без повних та достовірних даних щодо діяльності прокурорів та слідчих, зареєстрованих злочинів та показників щодо їх розкриття за окремі звітні періоди неможливо проаналізувати роботу прокуратури та інших правоохоронних органів, а також стан та структуру злочинності, розробити дієві заходи для подальшого зміцнення законності та правопорядку.

У зв'язку із цим були розроблені конкретні організаційно-практичні заходи, що спрямовують прокурорів міст та районів, а також працівників апарату прокуратури області на неухильне виконання вимог наказу Генерального прокурора України.

Зокрема, звернуто увагу прокурорів міст та районів на необхідності у своїх наказах (розпорядженнях) про розподіл обов'язків довести до кожного оперативного працівника коло обов'язків із питань обліку роботи та подання статистичної звітності на ділянці, яка за ним закріплена. Згідно з цими розпорядженнями в кінці кожного звітного періоду прокурори особисто перевіряють правильність ведення книг первинного обліку роботи, звіряють дані з документами прокурорсько-слідчої діяльності, що на їх підставі складаються місячні, піврічні та річні звіти. Одночасно проводяться взаємозвірки відповідних показників із даними міськрайвідділів внутрішніх справ, управління оперативної інформації УМВС, судових та інших органів (наприклад, щодо кількості виправданих та осіб, щодо яких слідчими або судовими органами закриті справи з реабілітуючих підстав).

Порядок приймання статистичних звітів прокуратур районної ланки регламентується окремим розпорядженням прокурора області. В ньому вказані терміни подання статистичних звітів для конкретних прокурорів міст та районів, а також перелік тих документів та додатків до звітів, які необхідно подати. При цьому працівники відповідних відділів та управлінь перевіряють достовірність, якість складання статистичних звітів на підставі первинних документів за наслідками прокурорсько-слідчої діяльності та книг первинного обліку роботи. Якщо зауважень немає, статистичні звіти візуються зональними прокурорами, начальниками відділів та заступниками прокурора області. Після цього прокурори здають статзвіти старшому помічнику прокурора області з питань статистики для завершальної перевірки контрольних та логічних рівностей за допомогою комп'ютерної техніки. Така практика дозволяє скоротити терміни подачі як місячних, так і піврічних та річних звітів, а також суттєво підвищити їх якість та достовірність.

Організація нагляду за достовірністю обліку злочинів та рухом кримінальних справ теж регламентована окремим розпорядженням прокурора області. Відповідно до його вимог прокурори міст та районів щомісячно здійснюють перевірки достовірності реєстрації злочинів та руху кримінальних справ одночасно з перевірками порядку приймання, реєстрації та розгляду заяв та повідомлень про злочини в прокуратурі та органах внутрішніх справ. Це дозволяє одночасно перевірити загальний стан обліково-реєстраційної дисципліни з моменту надходження повідомлення про злочин аж до прийняття судового рішення у справі, виявити недоліки в роботі відповідних служб органу внутрішніх справ та внести узагальнюючий документ прокурорського реагування для вжиття конкретних заходів для їх усунення. При цьому проведення перевірок достовірності обліку злочинів у прокуратурах низової ланки рекомендовано покласти на працівника, який згідно з вимогами наказу Генерального прокурора України від 4 жовтня 1998 р. №4 "Про організацію прокурорського нагляду за додержанням законів органами, які проводять оперативно-розшукову діяльність, дізнання та досудове слідство" здійснює нагляд за достовірністю приймання, реєстрації та розгляду заяв, повідомлень про злочини в органах внутрішніх справ, оскільки ці питання пов'язані між собою. Згадані перевірки проводяться за допомогою роздруківок управління оперативної інформації УМВС області про зареєстровані злочини відповідно до розроблених методичних рекомендацій прокуратури області та методичних рекомендацій відділу статистики Генеральної прокуратури України про порядок проведення перевірок щодо обліку злочинів. Розпорядженням прокурора області встановлений обов'язковий перелік питань, що підлягають перевірці, а також терміни надсилання інформацій про їх проведення разом з копіями документів прокурорського реагування до прокуратури області, де отримані дані аналізуються та розробляються конкретні заходи щодо усунення виявлених недоліків.

Під час виїздів працівників обласного апарату до прокуратур міст та районів у обов'язковому порядку перевіряється достовірність статистичних показників на відповідній ділянці прокурорсько-слідчої діяльності. Надається практична допомога на місцях, проводиться стажування оперативних працівників із питань первинного обліку та нагляду за достовірністю обліку злочинів, систематично організовуються семінарські заняття для прокурорів та слідчих, що сприяє зменшенню кількості помилок при поданні статистичних звітів.

Розділ 4. Співпраця органів прокуратури з органами Державної податкової служби України

Існує багато міркувань щодо місця та ролі органів прокуратури в податковій сфері. Незважаючи на труднощі, пов'язані з оновленням податкового законодавства, зусилля прокурорів у межах наданої їм компетенції повинні спрямовувати на боротьбу з ухиленням від сплати податків та інших обов'язкових платежів до бюджету, активізацію діяльності державних податкових інспекцій. Зазначимо, що будь-які порушення податкового законодавства з боку юридичних і фізичних осіб мають антиконституційний характер, оскільки обов'язок кожного сплачувати податки, збори в порядку і розмірах, встановлених законом, випливає з ч.1 ст. 67 Конституції України.