До речі, акти, які втратили чинність, рекомендуємо не вилучати з папки, а ще зберігати певний час [9,c.17]. Відповідно до названих Рекомендацій у такому ж порядку, як і у міністерстві, повинен бути організований облік локальних актів і на підприємствах, в установах чи господарствах та в організаціях незалежно від форм власності та господарювання. Юридичному обліку підлягають нормативні акти, видані і зареєстровані у відповідному структурному підрозділі (управлінні справами, загальному відділі, канцелярії, секретаріаті або в іншій службі). Юридичний облік у більшості підприємств та організацій і органах державного господарського управління ведеться на підставі копій відомчих актів. Такі копії з усіма додатками в установлений строк надсилаються у підрозділ, який здійснює їх облік. Цей підрозділ здійснює добір актів нормативного характеру. Акти, які не мають нормативного характеру, повертаються у підрозділ, від якого вони надійшли. Відібрані локальні акти систематизуються за класифікатором, який складається з розділів, підрозділів, пунктів, розташованих відповідно до системи права. До класифікатора обов'язково включаються питання, актуальні для цього органу або організації підприємства чи установи. Такий класифікатор є єдиним для відповідного органу чи суб'єкта господарювання, організації, і його розробляє юридична служба.[1,c.79] Нормативному (локальному) акту надається індекс того розділу, підрозділу або пункту, розробленого і впровадженого на підприємстві, в організації або органі, найменування акта повинно відповідати основній темі індексованого акта. Крім того, на кожний локальний акт, а також на його окрему; частину, якщо вона має свій індекс, заповнюється облікова картка. В ній зазначаються найменування акта, дата його і номер, орган, який видав цей акт, наявність грифу обмеження доступу до документа. У правому верхньому кутку картки зазначається індекс акта Заповнені облікові картки розміщуються в картотеці. Місце картки у картотеці визначається індексом акта. Облікові картки розміщуються у хронологічному порядку. Розділи, підрозділи та пункти класифікатора у картотеці виділяються спеціальними розділовими картками. На розділових картках зазначаються індекс та найменування відповідного розділу, підрозділу, пункту. Відповідний підрозділ, у тому числі юридична служба, що здійснює облік локальних актів, повинен стежити і за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховувати їх, робити необхідні відмітки (доповнено, поширено, втрачена чинність тощо). Обов'язково відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться відповідні зміни. Зміни, внесені до нормативного акта, повинні бути відображені в облікових картках, в яких робляться відмітки, аналогічні тим, що проводяться на актах у випадках їх змін. Облікові картки на акти, що втратили чинність, не бажано вилучати з картотеки, оскільки вони можуть бути використані у нормотворчій діяльності. Такі картки доцільно ставити у кінець відповідного розділу картотеки або у спеціальній картотеці, тобто до актів, що втратили чинність. При цьому текст картки потрібно перекреслювати по діагоналі. Для забезпечення правильного та ефективного застосування локальних нормативних актів юридичні служби готують і видають збірники чинних локальних нормативних актів, якими забезпечуються суб'єкти господарювання та організації, структурні підрозділи. До видання збірників юридичні служби практикують систематичне видання окремими брошурами та надсилають на місця переліки чинних локальних актів, а також бюлетені таких актів за певний проміжок часу. Підрозділ, який здійснює юридичний облік актів, також повинен мати такий збірник (бюлетень) для здійснення відміток у разі внесення змін у чинні локальні акти. Такі збірники (бюлетені) звіряються з контрольними примірниками актів і переносять всі відмітки про зміни, внесені в акти після їх видання. При Цьому враховується дата, за станом на яку акти включені у збірник (бюлетень). Після перевірки на внутрішній стороні обкладинки слід зазначити, що збірник перевірено, поставити дату та підпис відповідальної особи. Засвідчений таким чином (збірник) бюлетень є контрольним. Наступні після перевірки відмітки необхідно проводити у цьому примірнику. Відмітки у збірниках проводяться одночасно в актах та облікових картках. Відомчі нормативні (локальні) акти зберігаються у суб'єкта господарювання або в органі згідно з установленим порядком. Копії локальних актів зберігаються у підрозділі, що здійснює облік. Примірники актів, що надходять у цей підрозділ, слід групувати залежно від року їх видання, тобто в хронологічному порядку. Згруповані за календарний рік акти слід зброшурувати і пронумерувати. Такий згрупований комплект повинен містити повні і тексти актів з усіма додатками, які мають нормативні приписи. . У такому комплекті бажано складати описи актів, в яких слід зазначити найменування актів, дати їх прийняття та номери, а також номери сторінок, на яких розміщені такі акти. Опис слід розміщувати на початку комплекту. Аналогічно оформлюються я обкладинки комплектів. На них необхідно зазначити найменування підрозділу, відповідального за зберігання комплектів, а також органів, які видали акти, вид актів, рік їх видання. У комплекті на постійному зберіганні знаходяться копії облікованих Я нормативних актів. Для зберігання копій відомчих (локальних) нормативних актів, на підставі яких проводиться їх юридичний облік, повинні створюватися належні умови, тобто вони мають зберігатися у спеціальних приміщеннях, сейфах або шафах. Таким чином, слід погодитися з І. Д. Тиновецькою, на думку якої локальні нормативні акти є не що інше, як правова форма управління підприємством, галуззю, котра використовується з метою досягнення намічених кінцевих наслідків. Отже, як свідчать аналізи змісту та обсягу нормативно-правових актів, що видаються і застосовуються на підприємствах, в організаціях і установах, вони мають широку відомчу нормотворчість у загальній системі правових форм управління підприємством, організацією, установою чи господарством. Не можна не погодитись із думкою Н, П. Заєць про те, що впорядкування відомчих локальних нормативних актів -- це дуже важлива правова робота. Добір, аналіз і систематизація нормативних актів, вироблення і прийняття нових локальних актів відповідальна справа, яка вимагає не лише наукового підходу, й високої кваліфікації виконавців. 1.4 Кодифікаційно-довідкова робота Здійснення юридичною службою завдань щодо забезпечення законності в діяльності суб'єкта господарювання по захисту нових інтересів і прав, інформації керівників про нове в законодавстві, що стосується діяльності суб'єктів господарювання,вимагає від працівників юридичної служби поглиблених знань чинного законодавства, вміння тлумачити окремі норми багатогранного права і судову практику місцевих та господарських судів. При цьому юрисконсультам слід пам'ятати, що більшість правових норм викладено не лише в кодексах, законах, постановах Верховної Ради України, указах та розпорядженнях Президента України, декретах, постановах та розпорядженнях Кабінету Міністрів України, а й у відомчих актах відповідних міністерств" та відомств України, зареєстрованих у встановленому законом порядку в Міністерстві юстиції України. Також необхідно звернути увагу на постанову Верховної Ради України від 12 серпня 1991 р. про дію на території України окремих актів законодства колишнього СРСР і на окремі правові норми, викладені локальних актах підприємств, установ і господарств (установчих договорах, статутах, положеннях, інструкціях, рекомендаціях тощо. Утримати в пам'яті наведені правові акти практично неможливо. У зв'язку з цим необхідно забезпечити постійний належний контроль за обліком, систематизацією і збереженням нормативних актів у справах юридичної служби. Така робота має проводитись регулярно, щоб своєчасно дати керівництву підприємства, його службам, іншим структурним підрозділам, а також особам, які звернулись за консультацією, правові поради або юридичну інформацію. Ця діяльність юридичної служби і називається кодифікаційно-довідковою роботою. Як свідчить багаторічний досвід організації юридичної слуг би в суб'єктах господарювання, без належної організації так роботи неможливо якісно і своєчасно забезпечити виконані покладених на неї завдань. Отже, в зв'язку з цим кодифікаційно-довідкова робота тепер практично належить до числа основних завдань працівників юридичної служби. Які ж нормативні акти необхідно кодифікувати і яким чином цю роботу доцільна вести? Практика роботи юридичних служб свідчить про необхідність їх працівникам кодифікувати всі нормативні акти, в тому числі надруковані у "Відомостях Верховної Ради України", "Збірнику постанов Уряду України", газетах "Голос України", "Урядовий кур'єр", додатково у виданнях "Закон і бізнес", "Праця і зарплата", "Правовий кур'єр", журналах "Право України", "Бюлетень законодавства і юридичної практики України", "Підприємництво, господарство і право" тощо. Слід звернути увагу на Указ Президента України від 13 грудня 1996 р. № 1207/96 "Про опублікування актів законодавства України в інформаційному бюлетені "Офіційний вісник України"36, у зв'язку з чим припинено з 1 січня 1997 р. видання "Зібрання постанов Уряду України". Цим Указом Президента встановлено, що інформаційний бюлетень "Офіційний вісник України" засновується і видається Міністерством юстиції України, є щотижневим офіційним виданням, в якому публікуються державною мовою: закони України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, що мають нормативний характер, акти Конституційного Суду України, нормативно-правові акти Національного банку України, міжнародні договори України, що набули чинності, нормативні акти міністерств, інших Центральних органів виконавчої влади, зареєстровані Міністерством юстиції України. Цим Указом центральні і місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування зобов'язано вжити заходів щодо забезпечення підвідомчих їм підприємств, установ та організацій інформаційним бюлетенем "Офіційний вісник України". Розповсюдження цього бюлетеня проводиться шляхом відкритої передплати та роздрібної торгівлі.[1,c.91] У кожного спеціаліста юридичної служби повинні бути контрольні екземпляри кодексів та інші акти законодавства, необхідні для виконання своїх функціональних обов'язків. Бажано кодифікувати і матеріали судової практики, рішення Конституційного Суду України, роз'яснення Верховного Суду України і спеціалізованого Суду -- Вищого господарського суду України. Форми і методи ведення кодифікаційної роботи на практиці є різними. Кодифікація законодавчих актів може здійснювати із застосуванням техніки, включаючи електронну. Але в більшості випадків у зв'язку з відсутністю комп'ютери техніки ця копітка і необхідна робота ведеться вручну, шляхом занесення нормативних актів у журнал, картотеку або в окрему папку.

С.Ф. Домбровський вважає, що крім цих журналів, працівники ЮС можуть вести на свій розсуд й іншу необхідну документацію. Документи з претензійних та позовних матеріалів мають зберігатись в окремих папках (нарядах) по кожній справі з вказівкою номера справи, найменування сторони, суми претензії або позову, дати початку та закінчення. Якщо таких справ за рік небагато, то вони підшиваються в одній папці за порядком номерів справ, відмічених у журналі реєстрації.

Практика роботи низки юридичної служб свідчить, що слід також вести справу "Довідки і висновки", в якій підшиваються копії довідок, висновків, аналізів та іншої документації стосовно проведеної правової роботи. Юридичними відділами, групами, кооперативами, фірмами і, як свідчить практика, зокрема юрисконсультами головних господарств, наведені журнали та документи ведуться в одному примірнику незалежно віл кількості підприємств, установ, господарств і організацій, яким надаються послуги правового характеру [ 10,c.23]