ВСТУП

Тема курсової роботи: «Удосконалення складу і форм розпорядчих документів на прикладі Жовтневого районного суду».

Актуальність роботи полягає в тому, що розпорядча документація допомагає здійснювати розпорядчу діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві. У сучасних умовах для підвищення ефективності документування операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на створенні службового документа. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться розпорядча документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Зазвичай вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.

Мета курсової роботи - дослідження методів удосконалення складу і форми розпорядчих документів.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

· розглянути законодавчі аспекти створення розпорядчої документації;

· розглянути форми документів та їх особливості виготовлення;

· визначити вимоги до складання розпорядчих документів;

· ознайомитися з класифікацією та виготовленням розпорядчих документів;

· проаналізувати роботу з розпорядчими документами в установі.

Об'єкт дослідження - склад, форми розпорядчих документів.

Предмет дослідження - функціонування розпорядчих документів та удосконалення їх форм в управлінській діяльності Жовтневого районного суду.

У курсовій роботі були використані такі методи дослідження:

- порівняння;

- узагальнення;

- аналіз продуктів діяльності;

- аналітичний.

При написанні курсової роботи були опрацьовані законодавчі акти, нормативна база діловодства, підручники (Ю. І. Палеха «Загальне діловодство», О. Карпенко «Сучасне діловодство», Універсальний довідник з ділових паперів) та Інтернет-ресурси.

Структура курсової роботи: вступ, перший теоретичний та другий аналітичний розділ, висновки, список використаних джерел та додатки. Розділ I «Розпорядчі документи, їх видове розмаїття та форми» складається з трьох підпунктів та розділ II «Дослідження особливостей складу і форм розпорядчих документів»,-з трьох підпунктів відповідно.

РОЗДІЛ I. РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ, ЇХ ВИДОВЕ РОЗМАЇТТЯ ТА ФОРМИ

1.1 Форми документів та їх виготовлення

Документ є основним інструментом процесів управління на підприємстві, установі, організації.

Згідно з офіційним визначенням Національного стандарту документ -- це інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати в часі і просторі [ 2; 2].

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони -- писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Для облегшення роботи в установі використовуються бланки розпорядчих документів.

Розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (2І0 х297 мм) і А5 (210 х 148 мм) (згідно з ДСТУ 4163:2003). Можна використовувати і папір формату A3 (297 х 420 мм) та А6 (105 х 148 мм).

Документи повинні мати такі береги (в мм):

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стандартів [ 1; 31] .

Бланки організації виготовляються трьох видів:

· бланк для листів;

· загальний бланк -- для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

· бланк конкретного виду документа (окрім листа).

Так, можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:

· постанови та розпорядження;

· наказу та розпорядження керівника організації.

Виготовлення бланків конкретних видів документів здійснюється на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.

Бланки виготовляються:

· українською мовою -- для використання в межах України;

· українською та іноземною мовами -- для використання за межами України.

Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників, службові, доповідні записки, довідки тощо), а також документи, що створюються від імені декількох організацій, оформляються на чистих аркушах.

Одна з ознак класифікації документа - це їх форма.

За формою документи поділяються на:

· стандартні (типові) - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами;

· індивідуальні (нестандартні) - створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки;

· трафаретні - в яких відтворена механічним способом постійна інформація, що не змінюється в цілій групі однорідних документів, і залишено пропуски (вільні місця) для заповнення змінною інформацією від руки в кожному конкретному документі.

1.2 Класифікація розпорядчих документів

законодавчий розпорядчий документація форма

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво певною установою, підприємством.

Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів і працівникам.

З допомогою розпорядчих документів вирішуються важливі питання управління. До них відносять накази, вказівки, рішення, постанови, розпорядження. Рішення, інструкції, постанови і накази видають завжди, коли необхідно ухвалити нормативний чи індивідуальний акт по з основних питань компетенції організації.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання й координація діяльності, що дозволяють органу керування забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від своєї діяльності. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати роботи організації.

В ході аналізу навчальної літератури нами було узагальнено матеріал з класифікації розпорядчих документів, що наведено на рис. 1.

Рис.1. Класифікація розпорядчих документів

Слід також зазначити, що залежно від процедури ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

- документи, що ухвалені колегіально (правлінням, комісією, радою тощо)

- документи, що їх видає керівник одноосібно ухваленим рішенням.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з розпорядних документів не може містити положень, що суперечать закону.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази;а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Постанови - це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта - «ПОСТАНОВЛЯЄ».

Реквізити постанови:

1. герб України;

2. назва установи, що підготувала постанову;

3. назва виду документа;

4. дата;

5. місце видання;

6. заголовок до тексту;

7. текст;

8. підписи.

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, що виданий у межах їхньої компетенції.

Розпорядження оформлюють на спецiальному бланку. Якщо в органiзацiї не заведено бланк розпорядження, то воно може бути оформлено на загальному бланку органiзацiї або на чистому аркушi паперу формату А4.

Пiд час складення i оформлення розпорядження слiд мати на увазi, що:

- дату розпорядження проставляють пiд час його пiдписання. Дату дозволяється оформлювати як словесно-цифровим, так i цифровим способом;

- реєстрацiйним iндексом розпорядження є порядковий номер у межах року за журналом реєстрацiї розпоряджень;

- до тексту розпорядження обов'язково складають заголовок, який мiстить стислий виклад основного смислового аспекту змiсту документа. Якщо заголовок перевищує 150 знакiв (5 рядкiв), його дозволяється продовжувати до межi правого берега й розташовувати центровано над текстом;

- текст розпорядження складається з двох частин -- констатуючої i розпорядчої, кожна з яких має певнi особливостi оформлення. Констатуючу частину друкують з абзацу, в кiнцi речення крапку не ставлять. В цiй частинi зазначають пiдставу, обґрунтування або мету видання розпорядження.

Розпорядчу частину починають зi слова «ПРОПОНУЮ» або «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», яке друкують великими лiтерами без абзацу i без лапок, пiсля нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють змiст дiй, що мають бути виконанi;

- якщо до розпорядження додаються таблицi, графiки, форми, схеми, iнструкцiї тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у вiдповiдних пунктах розпорядження роблять посилання на цi документи. При цьому реквiзит «Вiдмiтка про наявнiсть додаткiв» пiсля тексту розпорядження самостiйно не оформлюють;

- додатки до розпорядження мають бути пронумерованi. На кожному додатку у верхньому правому кутi першого аркуша роблять вiдповiдну вiдмiтку з посиланням на розпорядження, його дату i реєстрацiйний iндекс;