Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи: звіти, довідки, акти, службове листування тощо.

Зібравши й вивчивши необхідні матеріали, досягши повної ясності з суті питання, яке розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, розпочинають створення його проекту.

У нормативно-правових актах передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення розглянутих питань.

Проект розпорядчого документа погоджують із заступником керівника установи - куратором питань, що порушені у документі, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосується наказ.

Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту розпорядчого документа чинному законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту документа вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.

Видання розпорядчого документа без попереднього розгляду юридичною службою не допускається. Працівник юридичної служби, який не вжив необхідних заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ураження прав і законних інтересів працівників, несе відповідальність у встановленому законодавством порядку [2; 5].

Перед підписанням у керівника проект розпорядчого документа додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань.

Особливу увагу фахівці концентрують на формулюванні основних положень конкретного рішення.

Отже, основна вимога до створення розпорядчих документів - достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим важливішим є документ, тим повинні бути вимоги вищими до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

РОЗДІЛ II. ДОСЛІДЖЕННЯ ОСОБЛИВОСТЕЙ СКЛАДУ І ФОРМ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ В «ЖОВТНЕВОМУ РАЙОННОМУ СУДІ»

2.1. Склад та специфіка розпорядчих документів в установі

У ході дослідження розпорядчих документів у Жовтневому районному суді нами було визначено такий склад специфічних розпорядчих документів, які притаманні даній установі:

- Ухвала

- Судове рішення

- Постанова

- Наказ

- Витяг з наказу

- Розпорядження

- Судовий наказ

Ухвала суду першої інстанції - це постанова суду першої інстанції або судді, яким справа не вирішується по суті. Ухвалою вирішуються процесуальні питання, які виникають на різних стадіях судочинства: визначення про підготовку справи, визначення про судове доручення, визначення щодо припинення провадження по даному питанню, про відкладення розгляду у справі та ін.

Визначення суду складається з 4 частин. Зміст ухвали повинно включати:

- дату і місце винесення ухвали;

- найменування суду, який виніс визначення і секретаря судового засідання;

- осіб беруть участь у справі, і предмет суперечки або заявлене вимога;

- питання з якого виноситься ухвала;

- мотиви, з яких суд прийшов до своїх висновків, і посилання на закони, якими суд керувався;

- судову ухвалу;

- порядок і строк оскарження ухвали, якщо воно підлягає оскарженню.

Судове рішення -- це висновок суду, як акт судового права, в якому застосовуються норми матеріального та процесуального права при вирішенні судом цивільних справ.

Судове рішення складається з вступної, описової, вмотивованою та результативної частин.

У вступній частині рішення суду вказується: дата, місце ухвалення рішення суду, найменування суду, який прийняв рішення, склад суду, секретар судового засідання, сторони, інші особи беруть участь у справі, їх представники предмет спору або заявлене вимога.

В описовій частині рішення суду відображено: зміст позовних вимог, заперечення відповідача і пояснення інших осіб, які беруть участь у справі.

У мотивованої частині рішення суду зазначено:

- обставини справи, встановлені судом;

- докази, на яких ґрунтуються висновки суду про ці обставини;

- доводи, за якими суд відкидає ті чи інші докази;

- закони, яким керувався суд.

У результативній частині рішення міститися такі відомості:

- про задоволення позову (або про відмову в задоволенні позову) повністю або в частині;

- вказівку на розподіл судових витрат;

- термін і оскарження рішення суду.

Результативна частина містить вичерпні висновки, що випливають з мотивованою частини. Рішення суду приймається негайно після розгляду справи. Результативна частина рішення підписується суддею, оголошується в судовому засіданні.

Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівництвом установи.

Накази з основної діяльності - це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності установи або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією керівників та інших організаційних дій.

Накази з основної діяльності регулюють порядок фінансування діяльності суду, його матеріально - технічне забезпечення, інформаційне та документаційне забезпечення діяльності, соціальні питання.

Витяг із наказу - це копія одного або декількох пунктів розпорядчої частини документа.

Розпорядження - розпорядчий документ посадової особи (правовий акт), що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань, котрий виданий у межах їхньої компетенції й має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження є підзаконним актом , воно має два варіанти:

Розпорядження загального характеру - тривалої дії;

Розпорядження окремого характеру - стосується конкретного вузького питання.

Розпорядження видаються головою Жовтневого районного суду.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені Жовтневого суду і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.

Судовий наказ -- особлива форма судового рішення, запроваджена Цивільним процесуальним кодексом України (2004), про стягнення з боржника грошової суми або витребування майна за заявою особи, якій належить право такої вимоги.

Судовий наказ є судовим рішенням (у вигляді постанови), яке видається суддею одноособово.

Судовий наказ має відповідати вимогам законності та обґрунтованості. При цьому обґрунтованість повинна бути відображеною та висувається як вимога за аналогією з прийняттям рішень, які складаються з вступної та резолютивної частин.

Закон (ст. 103 ЦПК) чітко визначає форму і зміст судового наказу. Незалежно від характеру заявленої вимоги, у ньому зазначаються:

- дата видачі наказу;

- найменування суду, прізвище та ініціали судді, який видав судовий наказ;

- ім'я (найменування) стягувача і боржника, їх місце проживання або місцезнаходження;

- посилання на закон, на підставі якого підлягають задоволенню заявлені вимоги;

- сума грошових коштів, які підлягають стягненню, а також розрахунковий рахунок боржника (юридичної особи) в установі банку, з якого повинні бути стягнуті грошові кошти, якщо такий повідомлений заявником;

- сума судових витрат, що сплачена заявником і підлягає стягненню на його користь з боржника;

- відомості про порядок та строки подання заяви про скасування судового наказу.

Таким чином, зміст судового наказу помітно відрізняється від змісту судового рішення. У ньому тільки три частини - вступна, описова і резолютивна. Аналіз поданих документів, встановлення на їхніх основі всіх обставин справи в судовому наказі не передбачено, а значить мотивувальна частина в судовому наказі відсутня.

Отже, з цього дослідження ми можемо зробити висновок, що різноманітність розпорядчих документів в установі велика, та має свій специфічний склад.

2.2 Аналіз оформлення розпорядчих документів відповідно до норм ДСТУ 4163-2003

Всі розпорядчі документи Жовтневого районного суду повинні оформлюватися відповідно до ДСТУ 4163-2003.

У ході дослідження нами було встановлено вимоги до оформлення документів, які використовуються в установі.

Спостереження та аналіз документів показав, що норми стандарту ДСТУ 4163-2003 порушені у всіх документа. До не відповідання вимог ми можемо віднести такі помилки:

- не дотриманні відступи реквізитів від полів;

- реквізит 1 Державний герб не відповідає параметрам, які встановленні в стандарті, а саме розмір: висота 17 мм, ширина - 12 мм, діагональ - 19 мм в установі герб України має на всіх документам різні параметри, ні на одному не знайдено правильного реквізиту 1;

- позначка «Згідно з оригіналом» проставлена не у відповідному місці;

- розпорядження взагалі оформлене не за стандартом.

Повний аналіз документів установи дає змогу нам зробити висновок, що в Жовтневому районному суді, при створенні та оформленні документів, повністю нехтують Національним Стандартом України ДСТУ 4163-2003.

2.3 Застосування інформаційних технологій при створенні форм документів

Інформаційні технології - цілеспрямовано організована сукупність інформаційних процесів, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкісний пошук інформації, розосередження даних, оперативний доступ до першоджерел незалежно від місця їх розташування.

ІТ застосовується в установі для створення форм розпорядчих документів, що значно полегшує

ВИСНОВКИ