- вiзують розпорядження виконавець i зацiкавленi посадовi чи службовi особи (найчастiше заступник керiвника органiзацiї, керiвники юридичної, планово-економiчної, фiнансової служб). Вiзи проставляють лише на першому примiрнику розпорядження, який долучають до вiдповiдної справи. Цей реквiзит розмiщують нижче реквiзиту «Пiдпис» на лицьовому або на зворотному боцi останнього аркуша розпорядження;

- за потреби в оцiнцi доцiльностi видання розпорядження, встановленнi його вiдповiдностi законодавству здiйснюють зовнiшнє погодження з iншою(-ими) органiзацiєю(-ями). В такому разi у розпорядженнi обов'язково оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який подають до розпорядження.

Склад реквізитів розпорядження:

1. державний герб України;

2. назва виду документа;

3. дата (проставляють дату підписання);

4. індекс;

5. місце складання чи видання;

6. заголовок до тексту;

7. текст;

8. підпис;

9. погодження (оформлюють у разі потреби);

10. відбиток печатки;

11. позначка про виконавця.

Рішення - це розпорядчий документ, що приймається місцевими радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань, що належать до їх компетенції.

Рішення містить наступні основні реквізити:

1. державний герб України;

2. назва установи;

3. назва виду документа;

4. дата, індекс, місце видання;

5. заголовок до тексту;

6. текст;

7. підписи голови і секретаря установи, органу;

8. відбитою печатки.

Вказівка - документ організаційно-методичного характеру, що видається органами державного управління, міністерствами, відомствами;організаціями з питань, пов'язаних із процесом виконання наказів, інструкцій і інших документів (при оформленні відряджень, накладенні стягнень та ін.).

Вказівка складається з таких реквізитів:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована установа (державна);

2. Повна назва установи;

3. Назва документа;

4. Номер;

5. Дата видання;

6. Місце видання;

7. Текст (констатуюча й розпорядча частини);

8. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка під писала вказівку.

Ухвала - правовий акт, який приймається місцевими радами народних депутатів, виконавчими комітетами, держадміністраціями колегіально для вирішення найважливіших питань, що входять до їхньої компетенції. Ухвалами також називають спільні акти, які видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами, громадськими організаціями тощо).

Реквізити ухвали:

1. герб України;

2. назва місцевої ради народних депутатів;

3. зазначення місця видання;

4. назва виду документа (УХВАЛА);

5. дата або дата й номер;

6. заголовок;

7. текст;

8. підписи голови та секретаря;

9. печатка.

Наказ - це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі - підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ з основної дiяльностi органiзацiї оформлюють на спецiальному бланку. Якщо в органiзацiї не заведено бланк наказу, то вiн може бути оформлений на загальному бланку органiзацiї або на чистому аркушi паперу формату А4.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу - накази з особового складу.

Реквізити:

1. Повна назва установи, де видається наказ;

2. Назва документа;

3. Дата;

4. Номер;

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ);

6. Текст;

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище).

Витяг iз наказу -- це засвiдчена копiя частини тексту наказу.

Витяг iз наказу може бути оформлений на загальному чи спецiальному бланку або на чистому аркушi паперу формату А4 або А5 (залежно вiд обсягу тексту).

Пiд час оформлення витягу iз наказу з основної дiяльностi органiзацiї слiд мати на увазi, що:

- iз вiдповiдного наказу до витягу без будь-яких змiн, скорочень чи доповнень переносять такi реквiзити: «Назва органiзацiї», «Дата документа», «Реєстрацiйний iндекс документа», «Мiсце складення документа», «Заголовок до тексту документа»;

- особливiсть оформлення витягу полягає у вiдтвореннi тексту. Констатуючу частину тексту переносять до витягу повнiстю, а з розпорядчої беруть лише потрiбний пункт або кiлька пов'язаних мiж собою пунктiв i при цьому залишають порядковi номери цих пунктiв без змiн;

- реквiзит «Пiдпис» оформлюють особливим чином. З оригiналу наказу до витягу переносять назву посади керiвника, його iнiцiал(и) та прiзвище. Сам керiвник особисто пiдписувати витяг iз наказу не повинен;

- вiдмiтка про засвiдчення витягу iз наказу є обов'язковим реквiзитом цього документа;

- пiдпис особи, яка оформила вiдмiтку про засвiдчення витягу iз наказу, має бути засвiдчений вiдбитком простої круглої печатки органiзацiї (як правило, печатки служби дiловодства, служби кадрiв або iншого структурного пiдроздiлу, в якому працює вiдповiдна службова особа).

Припис - розпорядчий документ, що підтверджує певні повноваження (наприклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи, або наряду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо).

Припис містить такі реквізити:

1. назву органу, яким він виданий;

2. назву документа (ПРИПИС);

3. дату видання документа;

4. адресат;

5. текст із зазначенням обсягів повноважень та терміну дії припису;

6. підпис;

7. відбиток печатки.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру, а саме:

1. законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

2. укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документацій забезпечення управління в Україні;

3. правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

4. правові акти нормативного та інструктивного характеру;

5. методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;

6. державні стандарти на документацію;

7. уніфіковані системи документів;

8. класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи, на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003.

1.3 Особливості складання розпорядчих документів

В ході написання курсової роботи ми виявили, що складання розпорядчих документів - досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання, збір та аналіз інформації з зазначеного питання, підготовка проекту документа, його, оформлення, погодження, засвідчення та доведення до виконавців.

Важливе значення має процедура складання та оформлення розпорядчих документів. Вона визначається інструкціями з діловодства конкретної установи, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

В інструкції з діловодства, зазвичай, викладена послідовність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.

Підготовку проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Для розробки проектів складних розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи, залучатися кваліфіковані фахівці, вчені.

Основна вимога до створення розпорядчих документів - достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим більш важливішим є документ, тим повинні бути вищі вимоги до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання відповідного документа державними органами управління, конкретне доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ також може, в свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.

Для того, щоб висловлені у розпорядчому документі пункти були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали необхідність видання додаткових документів до нього, проект розпорядчого документа має складатися на підставі ретельного й всебічного вивчення відповідних питань.

Залежно від важливості управлінської дії, яку планується сформулювати у розпорядчому документі, передусім, слід ознайомитися з законодавчими та іншими нормативно-правовими актами з цього або ж з аналогічних питань. Вивчення законодавчих та урядових документів забезпечить не лише правову підставу документа, а й визначить його спрямованість. А перегляд раніше виданих розпорядчих документів з аналогічних питань дозволить, у разі необхідності, порушити питання про їх заміну або скасування їх окремих пунктів.

Лише зібравши й проаналізувавши всі необхідні документи та факти, отримавши повну ясність з предмета вивчення, чітко визначивши мету видання, можна приступати до складання проекту розпорядчого документу. При цьому основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це у чорновому варіанті, потім відредагувати й уточнити у порядку погодження й, нарешті, оформити належним чином.

Перша стадія розробки розпорядчого документа - визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу слід з вивчення нормативно-правових, насамперед, законодавчих, урядових і попередніх розпорядчих документів з питання, яке розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його направленість, дасть змогу запобігти дублюванню і протиставленню, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми.