Відповідно до цього закону міський архів з 2002 року має офіційну назву Архівний відділ Кременчуцької міської ради, є структурним підрозділом виконкому міської ради. Виконує делеговані державою повноваження: «зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на відповідній території» згідно із ст. 38 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”.

Документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, а також документи, що передані архівному відділу міської ради іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю територіальної громади міста Кременчука.

Змінились і списки підприємств, установ та організацій, які передають документи до архіву, комплектують Національний архівний фонд.

Станом на 01.12.2009 всього у міському архіві 120 фондів, 50796 од.зб. документів управлінської діяльності та особового походження, 43 річних комплектів журналів, фотодокументи.

1.3 Фондування та облік документів архіву

1.3.1 Фондування документів архіву

Фондуванням документів архіву називається їх групування за архівними фондами і колекціями.

Архівним фондом установи є сукупність архівних документів, що мають наукову, історико-культурну цінність або практичне значення,логічно пов'язаних між собою та створених у діяльності цієї установи.

Архівна колекція - це сукупність окремих архівних документів різного походження, що мають наукову, історико-культурну цінність і об'єднані за однією або кількома ознаками (тематичною, авторською, хронологічною, номінальною тощо). Наприклад, в архіві Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи зберігається колекція звітів з науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт, виконаних різними організаціями, але пов'язаних тематично з проблемою пом'якшення наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС.

Установа, у діяльності якої створюється архівний фонд (колекція), називається фондоутворювачем.

Визначення фондової належності документів полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної установи і здійснюється на підставі вивчення документів установи та встановлення їх належності до складу архівної документації даного фондоутворювача.

Чинниками, що впливають на визначення фондової належності документів, є:

- зміна конституційного ладу держави;

- зміна адміністративно-територіального поділу;

- зміна форми власності фондоутворювача;

- реорганізація фондоутворювача;

- ліквідація фондоутворювача.

Під час визначення фондової належності документів необхідно врахувати таке:

- вхідні документи належать до фонду установи, що їх одержала;

- копії вихідних документів належать до фонду установи, що є автором документів;

- внутрішні документи належать до фонду установи, у якій вони складені. Документи установи та громадських організацій (профспілкових та ін.), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об'єднання, фондуються разом.

Документи установи та профспілкової організації, що існує в ній з моменту її легалізації, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об'єднаного архівного фонду.Справи, що велись послідовно в двох або більше установах, належать до фонду тієї установи, де вони були закінчені в діловодстві.

Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви установи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставою для розмежування її документів на два архівних фонди.

Виділення з установи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для відокремлення архівних фондів новостворених установ. Документи установи, що реорганізується, до і після реорганізації фондуються разом.

У разі ліквідації установи з наданням усіх або частини її функцій одній або декільком особам, документи кожної з них утворюють нові архівні фонди.

Документи установ, що тимчасово припинили свою діяльність через ліквідацію, об'єднання, роз'єднання або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими самими функціями, складають єдині архівні фонди.

Особові справи, якщо вони передавалися з однієї установи до іншої у зв'язку з переведенням працівників, уключаються до фонду останньої установи.

Фондування документів установи в разі зміни конституційного ладу держави; зміни адміністративно-територіального поділу; зміни форми власності фондоутворювача визначаються державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Хронологічними межами фонду є:

- архівного фонду установи - офіційні дати створення і ліквідації фондоутворювача;

- архівної колекції - дати першого та останнього за хронологією документів у складі колекції.

Крайніми датами документів архівного фонду є дати першого та останнього за хронологією документів у складі фонду. Вони можуть не збігатися з крайніми датами діяльності фондоутворювача, якщо у фонді чомусь відсутні документи початкового та завершального етапів діяльності установи або у фонд установи були передані справи установи-попередника, не закінчені в діловодстві.

У середині архівних фондів (колекцій) документи групуються в справи. Архівна справа включає документи, об'єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною,хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему обкладинку. Архівна справа може складатися з одного документа, якщо відповідно до зазначених ознак він не підлягає об'єднанню з іншими документами. Наприклад, протокол засідання Наукової ради Держкомархіву, єдиний за 2000 рік, складатиме окрему справу в архівному фонді Держкомархіву.

У середині архівних фондів справи групуються відповідно до попередньо вибраної схеми систематизації, що закріплюється описом справ фонду.

В архівних фондах установ з нескладним структурним поділом застосовується хронологічно-структурна схема систематизації справ, за якою вони групуються спочатку за часом їх створення (роками), а в межах кожного року - за структурними підрозділами установи. На справи фонду, систематизованого за хронологічно-структурним принципом, складається єдиний опис.

Для фондів багатоструктурних установ, що мають декілька рівнів побудови управлінського апарату (головні управління, управління, відділи, сектори), може застосовуватися структурно-хронологічна схема систематизації справ, розділами якої будуть назви структурних підрозділів установи. У середині кожного розділу справи розташовують за роками їх створення. При цьому кожний розділ (структурний підрозділ) повинен мати окремий опис справ.

В архівних фондах безструктурних установ застосовується хронологічно - функціональна схема систематизації справ, де їх групування здійснюється спочатку за хронологічною ознакою (роками), а в межах кожного року - за функціями (напрямами) діяльності фондоутворювача.

Колекції архівних документів систематизуються, як правило, за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ) або за хронологічно-авторською ознакою (за роками, назвами установ, прізвищами осіб - авторів документів). У деяких випадках можуть застосовуватися географічна, функціональна, тематична ознаки систематизації справ архівної колекції.

Під час розподілу справ за схемами систематизації слід мати на увазі таке: усередині розділів схеми систематизації (років, назв структурних підрозділів, функцій або напрямів діяльності, видів справ, авторів тощо) справи розташовуються за важливістю документів, що містяться в них, спочатку в опис включаються справи із законодавчими, нормативно-правовими актами, розпорядчими документами, а наприкінці розділу - з листуванням;справи відносяться до року, у якому вони започатковані в діловодстві або надійшли в дану установу для продовження діловодства;плани, звіти, кошториси та додатки до них відносяться до року, на (за) який вони складені, незалежно від часу їх підписання або затвердження; перспективні плани відносяться до початкового року їх запровадження, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;справи, започатковані в діловодстві одного структурного підрозділу установи і передані для закінчення іншому підрозділу, відносяться до останнього структурного підрозділу цієї установи;структурні підрозділи розташовуються в схемі систематизації та опису згідно із затвердженим штатним розписом установи або класифікатором структурних підрозділів.

1.3.2 Ведення обліку документів в Архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Облік документів - це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.

В архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради (далі - архів) ведення обліку архівних документів здійснюється відповідно до вимог „Основних правил роботи державних архівів України” (далі - «Основні правила») та робочої інструкції «Порядок обліку документів в архівному відділі Кременчуцької міської ради».

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам, їх сукупностям облікових номерів. Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів здійснюються спеціалістами, відповідальними за облік.

Облік документів ведеться також в архівосховищах.

Для документів з паперовими носіями основними обліковими документами є архівний фонд, справа.

Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних (умовних) справах. Документи особового походження, що пройшли тільки первинне описування, обліковуються в документах, в окремих випадках - в неописаних справах і аркушах.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами.

Облікова документація зберігається в сховищі № 4 у спеціальних шафах, у читальному залі - в спеціальній шафі.

Облікові документи користувачам видаються лише у виняткових випадках.

Облік документів у архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів.

Перелік основних облікових документів визначений „Основними правилами” і є обов'язковим для архіву. До основних облікових документів прирівнюються облікові документи, що складаються для централізованого обліку документів НАФ.

Перелік основних облікових документів, які ведуться відповідальними за облік документів:

- книга обліку надходжень документів на постійне зберігання;

- список фондів;

- картка фонду;

- книга обліку аудіовізуальних документів;

- архівний опис.

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду - комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш-засвідчувач справи. Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи.

Для централізованого державного обліку документів НАФ у архіві складаються такі документи:

- паспорт архіву (додаток 1 до „Основних правил”);

- паспорт архівних підрозділів підприємств, установ, організацій (у редакції наказу Держкомархіву України від 05.06.2007 №87);

- відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.______ (року);