- картка фонду.

Допоміжні облікові документи архіву:

- книга обліку приймання документів особового походження;

- описи справ постійного зберігання юридичних осіб - джерел формування НАФ, які мають бути передані до архіву;

- книга обліку описів справ постійного зберігання, з особового складу та довідкового апарату, направлених на ЕПК Держархіву Полтавської області; повернених підприємствам, установам, організаціям після схвалення і погодження їх на ЕПК;

- журнал обліку видавання документів на паперовій основі у тимчасове користування;

- книга обліку друкованих видань;

- книга обліку газет, журналів;

- журнал обліку видачі друкованих видань, газет, журналів.

Записи до облікових документів вносяться працівниками, що відповідають за облік.

Облік документів, що належать до організаційних груп „радянського періоду” та „періоду незалежності” ведуться окремо.

Підставою для внесення даних до основних і допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ.

Акти складаються за результатами робіт з документами й фіксують підсумки цих робіт. Датою акта вважається дата затвердження його керівництвом архіву. Акти складаються за формою, встановленою «Основними правилами»:

- акт приймання-передавання документів на постійне зберігання складається працівниками, що здійснюють приймання-передавання документів;

- акт приймання-передавання документів на тимчасове зберігання складається працівниками, що здійснюють приймання-передавання документів;

- акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, складається працівниками, які проводять експертизу цінності документів;

- акт приймання-передавання документів до іншого архіву складає відповідальний за облік;

- акт про технічні помилки в облікових документах складає відповідальний за облік;

- акт перевіряння наявності та стану документів складають зберігачі фондів та працівники, які проводять перевіряння наяності та стану документів;

- акт про розсекречування документів складає працівник режимно-секретного органу;

- акт приймання-передавання документів із секретного на загальне зберігання складає керівник режимно-секретного органу.

Відомості з допоміжних облікових документів вносяться до основних облікових документів.

Звіряння облікових даних проводиться у кінці року під час заповнення форми паспорта архіву.

Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструється у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається картка фонду і започатковується справа фонду.

У разі нефондової організації аудіовізуальні документи обліковуються в журналі обліку.

До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання-передавання або акти про виявлення необлікованих документів, що укладаються окремо на документи кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межах поточного року кожне надходження отримує один порядковий номер, незалежно від складу і виду документів.

У разі нефондової організації попередня реєстрація надходжень аудіовізуальних документів здійснюється спеціалістом І категорії, відповідальним за облік документів. Після прийняття ЕПК рішення щодо віднесення їх до НАФ і приймання на зберігання документи реєструються в книзі обліку надходжень, що ведуться окремо для кожного виду документів (кіно-, відео-, фото-, фоно). Замість назви фонду записується назва юридичної або найменування фізичної особи, документи якої надійшли на зберігання; замість номера фонду зазначаються облікові номери документів.

Попередній облік документів особового походження здійснюється в книзі реєстрації приймання документів особового походження, до якої відомості вносяться з розписки, що видається архівом власникові переданих документів. Після проведення експертизи цінності та первинної систематизації документів укладається акт приймання. Після розгляду цього акта і описів справ ЕПК та прийняття відповідного рішення документи знімаються з попереднього обліку і реєструються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підбивається підсумок кількості документів, що надійшли протягом року, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами документації.