Враховуючи значення інформації, яка зафіксована за допомогою технічних засобів, і яка є документом, до неї висуваються певні вимоги. По-перше, запис зроблений згідно з встановленою процедурою і за своїм змістом відображає хід судового засідання. По-друге, цей запис повинен мати відповідні реквізити. Визначення реквізитної частини запису визначається вимогами норм процесуальних законів, тому у ньому мають бути зазначені назва адміністративного суду та його юридична адреса, дата, час та місце проведення судового засідання, прізвище секретаря тощо. Ця інформація може бути зафіксована як бланкова, без озвучення у судовому засіданні. Інформація про склад суду, назва та номер справи, відомості про сторони, які беруть участь у справі та інші фіксуються у судовому засіданні шляхом її озвучення.

Відповідно до наказу Державної судової адміністрації України від 29 квітня 2004 р. "Про створення належних організаційних передумов для повного фіксування судового засідання технічними засобами" з 15 червня 2005 р. в експериментальному порядку в місцевих загальних судах здійснюється повне фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу.

Повне фіксування процесу технічними засобами можна розглядати з декількох сторін. По-перше, - як засіб реалізації принципу гласності, коли кожна зацікавлена особа матиме можливість проглянути матеріали конкретної справи чи прослухати хід процесу. По-друге, - як самостійний принцип судочинства, завдяки якому забезпечується найбільш повне, об'єктивне закріплення всього того, що має місце в перебігу судового засідання. Це унеможливлює будь-які умисні чи ненавмисні перекручування фактично досліджених обставин по справі. Таке фіксування має важливе значення не тільки при розгляді справ судами першої інстанції, а й при оскарженні їх рішень, перевірці законності й обґрунтованості прийнятого судом першої інстанції рішення апеляційними судами. По-третє, - як складову частину конституційних принципів, наприклад, принципу законності: адже завдяки йому забезпечується своєрідний контроль за відповідністю ведення окремого судового засідання в адміністративному суді адміністративно-процесуальним нормам. Фіксація процесу технічними засобами, безумовно, підвищить рівень відповідальності суддів і підготовки до процесу з боку не тільки учасників процесу, а й суддів. В даний час така фіксація проводиться паралельно з веденням журналу судового засідання. Тобто принцип повної фіксації судового процесу технічними засобами виконується повністю за винятком випадків неявки у судове засідання всіх осіб, які беруть участь у справі, чи якщо відповідно до положень цього Кодексу розгляд справи здійснюється за відсутності осіб, які беруть участь у справі (у тому числі при розгляді справи в порядку письмового провадження).

Конституційний Суд України (КСУ) визнав конституційними законодавчі норми, що дозволяють в окремих випадках не фіксувати судовий процес технічними засобами. Це випливає з рішення КСУ, ухваленого 8 грудня 2011року та оприлюдненого 13 грудня 2011 року. "У судових засіданнях, які проводяться за відсутності всіх учасників судового процесу - як через неявку таких осіб, так і у зв'язку з письмовою формою провадження у справі - фактично відсутній предмет фіксування технічними засобами, в розумінні п.7 ч.3 ст.129 Конституції України" [12, 24].

Отже, КСУ визнав конституційними положення Кодексу адміністративного судочинства, який передбачає випадки, коли повне фіксування судового процесу технічними засобами не здійснюється.

В Кодексі адміністративного судочинства України, на відміну від Закону України „Про судоустрій і статус суддів України" передбачено, що суд під час судового розгляду справи в судовому засіданні забезпечує повне фіксування судового процесу з допомогою звукозаписувальної апаратури чи інших технічних засобів та, що офіційним записом судового процесу є лише технічний запис, зроблений судом (ч.б, 7 ст.12 КАСУ).

Враховуючи світовий та вітчизняний досвід впровадження систем технічної фіксації судових процесів, можна виділити їх основні функції:

1. реєстрація звукової інформації з якістю, що дозволяє здійснювати розбірливий та об'єктивно придатний для фоноскопічної експертизи запис;

2. створення в реальному або відкладеному часі формуляра судового процесу, який відображає всі основні події судового процесу й нерозривно пов'язаний з фонограмою;

3. запис фонограми й нерозривно пов'язаного з нею формуляра на компакт-диск, що не перезаписується;

4. електронний підпис, який об'єктивно виключає будь-яку модифікацію фонодокумента та забезпечує його легітимність;

5. обов'язкова функція стенографування за допомогою спеціального програмно-апаратного модуля транскрайбера;

6. повний програмно-апаратний захист системи від знищення даних і керуючих програм;

7. запис окремих мікрофонів по окремим каналам, не менше чотирьох;

8. аудіоконтроль процесу запису, відтворення для постійного контролю;

9. робота в комп'ютерній мережі та зберігання даних технічної фіксації судових процесів на сервері.

Ці основні характеристики враховані й реалізовані в програмно-апаратному комплексі "SKS-Реtісiа".

Система технічної фіксації судових процесів "SKS Ретісіа" виконана на базі комп'ютера і призначена для технічної фіксації судового процесу. Дана система розроблена компанією "Спеціальні Реєструючи Системи" (Україна). Натомість українське правосуддя, зробивши значний крок вперед, згодом так і не змогло забезпечити такої апаратурою свої власні суди. Сьогодні систему "SKS Ретісіа" успішно використовують лише у Верховному Суді України, а також в деяких судах апеляційної інстанції. Районні суди оснащуються такими системами дуже повільно.

Особливістю системи є якісний цифровий аудіозапис судового процесу і можливість одержання текстових звітів на комп'ютері за допомогою програм. Система забезпечує повну фіксацію судового процесу за рахунок одержання фонограми виступів кожного учасника й електронного протоколу судового засідання, у якому вказуються всі події судового процесу і виступи учасників. Дана програма має відповідні ступені захисту і не може бути відкорегована. Система також дозволяє секретарям безпосередньо під час судового засідання формувати в напівавтоматичному режимі короткий протокол процесу. Роботу системи можна порівняти з функціями звичайного відеомагнітофона або диктофона, однак її перевага полягає в тім, що аудіо-відеозапис розбивається на відрізки, що відповідають подіям судового процесу - це дозволяє надалі швидко знайти необхідний фрагмент.

Отримана інформація зберігається на жорсткому диску системи і дублюється на компакт-диску, що долучається до справи. Досить велика увага розробників приділена вирішенню задач безпеки, тому комплекс містить багаторівневу підсистему, що виключає можливість несанкціонованого доступу і зміни зафіксованої інформації, що включає в себе як апаратні, так і програмні рішення. Так, у системі зведена до мінімуму імовірність видалення збереженої раніше інформації - це досягається за

рахунок кількаразового дублювання інформації на двох жорстких дисках одночасно. Комплекс оснащений устаткуванням безперебійного живлення. Якщо в процесі судового засідання раптово виключиться електрика, то система зможе працювати ще приблизно 40 хвилин.

Програма звукозапису судових засідань "Оберіг" призначена для технічної фіксації судового процесу згідно з законодавством України.

Програма звукозапису судових засідань "Оберіг" встановлюється у судовій установі, налаштовуються загальні та допоміжні параметри (тобто вказуються пристрій та формат звукозапису, шляхи розміщення файлів, максимальний час зберігання фонограм тощо).

Результатом роботи є фонограма, розмічена у відповідності з подіями судового процесу та протокол, у якому відображаються у хронологічній послідовності: час початку судового засідання, назва судового засідання, дійові особи, короткі коментарі, відомості про склад суду, номер справи, номер компакт-диску, на який здійснюється запис та таке інше.

Фонограма з нерозривно пов'язаним журналом судового засідання зберігаються у вигляді електронного документа на жорсткому диску комп'ютера та на компакт-диску одноразового запису. Програма створення протоколу судового засідання містить шаблони всіх основних дій, що можуть відбуватися під час слухання справи, та перелік дійових осіб. Перелік шаблонів за бажанням можна редагувати або поповнювати.

Прослуховування одержаних фонограм з компакт-диску здійснюється на звичайному комп'ютері після активації рядку події судового процесу, вибраній у журналі. Протокол може створюватися як одночасно з звукозаписом, так і після звукозапису.

У програмі передбачено створення звукозаписів судових засідань двома шляхами:

створення запису нового засідання (ввід або імпортування даних);

продовження запису збереженого раніше минулого засідання.

За допомогою програми "Оберіг", працівник судової установи створює звукозаписи судових засідань, копіює на компакт-диск, друкує протоколи судових засідань. Потім надає протоколи для підпису та залучення до справи суддям, відправляє компакт-диски та протоколи судових засідань на зберігання до архіву. Фонограми засідань кожної справи записуються на окремий компакт-диск.

2.2 Підготовка до проведення технічного запису

Важливе значення для належного проведення технічного запису має попередня підготовка до нього.

Перед використанням обладнання спеціаліст зобов'язаний переконатися, що обладнання працює належним чином і усні виступи записуватимуться правильно. Для цього перед початком запису ретельно перевіряється робота всієї системи. За будь-яких сумнівів щодо належного проведення запису обладнання заміняється або встановлюється резервний записувальний пристрій. Спеціаліст також має переконатися, що мікрофони правильно підключені до звукозаписувального пристрою та належним чином розташовані перед кожним учасником судового засідання. Крім того, спеціаліст проводить тестування обладнання, перевіряючи, чи правильно фіксується кожне слово чи правильно встановлено касету для запису, чи працює кожний мікрофон. Він також повинен перекрутити стрічку на початок, прослухати запис і впевнитися, що рівень запису звуку є нормальним.

У разі неналежної роботи обладнання вживаються необхідні заходи для усунення недоліків. Якщо цього зробити не вдається, встановлюється і тестується резервне обладнання.

Непроведення тестування може мати серйозні наслідки для чинності судового засідання і стати підставою для притягнення до відповідальності спеціаліста, відповідального за проведення технічного запису.

Нагляд за технічним обладнанням здійснює спеціаліст після проходження спеціального навчання роботи на ньому.

У процесі нагляду спеціаліст повинен увесь час стежити, аби звукозаписувальне обладнання, що використовується, дійсно записувало всі усні свідчення в процесі засідання. Для цього він має механізм, який дозволяє спеціалістові прослуховувати все, що записується на плівці. Крім того, до обов'язків спеціаліста входить завдання щодо слідкування за тим, чи мають записані плівки необхідну якість і чи мікрофони чітко розділяють виступи всіх учасників судового процесу.

У разі виникнення збоїв у роботі системи запису спеціаліст зобов'язаний негайно повідомити про це суд, аби зупинити слухання справи до моменту налагодження обладнання.

Якщо спеціаліст виявить, що рівень запису незадовільний, він повинен звернутися до суду та попросити суд зобов'язати учасників судового процесу говорити чіткіше, прямо в мікрофон або не перебивати один одного.'

Обов'язок фіксування судового засідання технічним засобом (у разі вимоги особи, яка бере участь у справі, або за ініціативою суду про таке фіксування) покладено на секретаря судового засідання або, за розпорядженням головуючого, на іншого працівника апарату суду.