Враховуючи вимоги до якості звукозапису судового засідання, особа яка здійснює фіксування процесу технічними засобами повинна мати певні професійні знання. В залежності від складності застосовуваних технічних засобів, їх використовування під час процесу може бути покладене на відповідну особу -- працівника апарату суду. Це питання віднесено до компетенції головуючого у судовому засіданні.

2.3 Відтворення тароздрукування технічного запису судового засідання

Повне чи часткове відтворення технічного запису судового засідання здійснюється на вимогу особи, яка бере участь у справі, або за ініціативою суду. Таким чином, зрозуміло, що за загальним правилом технічний запис судового засідання не підлягає обов'язковому відтворенню і зберігається у матеріалах справи на відповідному носії. Виготовлення друкованих текстів судових засідань можливе повністю або частково. У будь-якому випадку для цього необхідно звернення з вимогою про таке відтворення осіб, що беруть участь у справі, або їхніх представників. Суд за своєю ініціативою також може повністю чи частково відтворити технічний засіб судового засідання.

Повне або часткове роздрукування технічного запису судового засідання може бути здійснене або на клопотання особи, яка бере участь у справі, або за розпорядженням головуючого у судовому засіданні. Інформація може бути отримана двома шляхами: по-перше, технічний запис судового засідання може бути, на вимогу особи, повністю або частково роздрукований; по-друге, особа, яка бере участь у справі, має право отримати копію інформації з носія, на який здійснювався технічний запис судового засідання. Таким чином, може здійснюватися копіювання (часткове або повне) на змінні носії (дискети, СD-R.та інші диски, флеш-карти тощо).

Учасники судового розгляду отримують роздрук технічного запису судового засідання або копію носія інформації на платній основі.

Розмір плати за роздрукування встановлюється Кабінетом Міністрів України. Розмір плати за видачу судами документів складає:

за роздрукування технічного запису судового засідання - 5 гривень за кожний аркуш тексту на папері формату А4;

за видачу в електронному вигляді копії технічного запису судового засідання - 15 гривень [3, 4].

2.4 Зберігання носіїв інформації з технічними записами судових засідань

Звукозапис - є документом, який за юридичною силою тотожній журналу судового засідання у письмовій формі. Носій інформації, на який здійснювався технічний запис судового засідання (касета, дискета, компакт-диск, флеш-карти та інші, які використовуються в залежності від виду технічного засобу), є додатком до журналу судового засідання, який ведеться паралельно із звукозаписом і після закінчення судового засідання обов'язково приєднується до матеріалів справи [2, 26].

Велика увага повинна приділятися збереженню записаних касет і журналу.

Оригінал фонограми записується на комплекс звукозапису залу судового засідання. На диску, на який відбувається збереження оригіналу фонограми, повинно бути не менше 100 Мб вільного місця (на 5 годин звукозапису). З комплексу звукозапису запис фонограми здійснюється на компакт-диски: створюється архівна та робоча копії. При цьому треба: перевірити якість запису архівної копії, шляхом вибіркового прослуховування; архівну копію передати архіваріусу; робочу копію залучити до судової справи; після створення архівної копії секретарем оригінал фонограми вилучається з комплексу звукозапису залу судового засідання.

Компакт-диск з архівною копією пакується у конверт. У разі позитивного результату перевірки конверт диска маркується: номер судової справи; серійний номер компакт-диска; дата судового засідання; підпис секретаря; примітка.

Архівні копії зберігаються в архіві разом з упаковкою, в якій вони надійшли до архіву.

Після запису архівної копії створюється робоча копія. Конверт робочої копії маркується та разом з робочою копією фонограми залучається до справи.

Дані щодо створення та видачі копій фонограм особам, які беруть участь у справі, записуються в спеціальний (електронний, якщо використовується „Діловодство суду") журнал обліку видачі копій фонограм сторонам у справі. У разі ведення електронного журналу в кінці дня журнал роздруковується, підписується архіваріусом електронного архіву та начальником архіву (канцелярії) і підшивається в папку.

Установлюється така форма журнала обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання: дата - час видачі; серійний номер компакт-диска; дата судового засідання; номер судової справи; прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримала компакт-диск; підпис особи, яка отримала компакт-диск; прізвище, ім'я, по батькові працівника суду, який видав компакт- диск; підпис працівника суду, який видав компакт-диск; примітка.

Коробки з касетами мають бути ретельно позначені із зазначенням номера справи, дати слухання та місцезнаходження суду. Касета повинна містити посилання на сторінки журналу, навпаки.

Касети слід зберігати в спеціально обладнаній кімнаті у відповідних шафах, в яких касети складаються за порядковим номером судових справ.

У випадках, коли слухання судової справи провадиться довше одного дня, з метою забезпечення збереження касети та журналу, секретар судового засідання повинен здавати їх у спеціально обладнану кімнату.

На всіх касетах обов'язково має бути напис "не стирати", "не розмагнічувати" (записані касети не можна тримати біля будь-якого пристрою з магнітним полем).

3. Ведення журналу судового засідання

Спеціаліст несе персональну відповідальність за те, щоб перед кожним судовим засіданням було підготовлено в достатній кількості необхідний матеріал для запису судового процесу: папір, аркуші журналу, ручки, олівці та касети.

Обов'язок секретаря судового засідання одночасно із технічним записом вести журнал судового засідання. На відміну від фіксування судового засідання технічними засобами, яке повно і точно відтворює весь хід засідання, в журналі судового засідання, фіксуються лише окремі процесуальні дії. У ньому також може бути зроблений опис представлених адміністративному суду речових доказів, який не може бути зафіксований у мовному вигляді [6, 262].

В ч. 2 ст. 42 КАСУ встановлено перелік відомостей, що зазначаються у журналі судового засідання. Цей перелік складається з двох частин: відомості, які мають бути обов'язково відтворені у журналі та інші відомості, встановлені КАС України.

До обов'язкових належать відомості:

1. рік, місяць, число і місце судового засідання;

2. найменування адміністративного суду, який розглядає справу, прізвище та ініціали судді (суддів), секретаря судового засідання;

3. справа, що розглядається, ім'я (найменування) сторін та інших осіб, які беруть участь у справі;

4. номер носія інформації;

5. порядковий номер вчинення процесуальної дії;

6. назва процесуальної дії;

7. час вчинення процесуальної дії.

Записи в журналі мають також містити такі відомості: початок роботи суду, перерви, відкладення, повернення справи із зазначенням часу та метражу плівки; точні показання лічильника аудіоплівки; номер касети, номер сторінок журналу, вид, модель, тип і серійний номер спеціального технічного засобу та відповідні характеристики носіїв інформації; примітка про роз'яснення процесуальних прав особам, які беруть участь у розгляді справи; послідовність дій суду в тому порядку, в якому вони відбувалися та розпорядження головуючого; інформацію про подані в судовому засіданні письмові й речові докази, а також аудіо- і відеозаписи в алфавітному порядку; перебіг дослідження доказів, а якщо ці докази не додаються до справи, - номер, дату, зміст письмових доказів, а також ознаки і властивості речових доказів, аудіо- і відеозаписів; послідовність і час виступів учасників судового розгляду та їхні прізвища; вказівки на незвичайні ситуації, незвичні імена чи прізвища; час початку і кінця проголошення рішення суду; інформацію про прослуховування секретарем судового засідання звукозапису із зазначенням перших і останніх кількох послідовних слів; інформацію про пошкодження аудіоплівки або неможливість прослуховування чи продовження запису на даній аудіокасеті із зазначенням місця пошкодження і номера іншої касети; інформацію про всі номери, адреси, вік та інші точні дані, що зазначаються під час судового засідання; зазначення показань лічильника після завершення судового розгляду; позначку про сертифікацію судового запису секретарем судового засідання, відповідального за ведення запису (з датою й підписом на першій сторінці журналу).

Щоб швидше і ефективніше робити позначки в журналі перед початком судового розгляду справи, секретар судового засідання повинен довідатись про імена прокурора, адвоката, суддів, а також має заповнити верхню частину першої сторінки журналу, де він зазначає час, місце слухання справи і хто буде супроводжувати запис судового процесу.

Відкриття судового засідання є стартовою точкою запису. В разі використання інтегрованої системи час в годинах і хвилинах позначається в журналі. Для децентралізованих систем позначається час в годинах хвилинах разом з даними лічильника касети.

Початок судового засідання оголошується судовим розпорядником, якийназиває ім'я головуючого судді та надає відомості про учасників судового провадження. Після цього адвокат представляється суду. Ведення журналу та запис усієї процедури виконується секретарем судового засідання. До журналу заноситься інформація за всіма справами.

Для вчасного запису секретар судового засідання може використовувати скорочення. Ці скорочення мають бути зрозумілими для суду. Наприклад: "с" - суддя; "з" - захисник (у разі наявності кількох захисників до букви "з" додаються перші дві літери прізвища кожного з них); "пт" - потерпілий (у разі наявності кількох потерпілих до літер "пт" додаються перші дві літери прізвища кожного з них); "пп" - представник потерпілого; "ппз" -представник позивача; "пвд" - представник відповідача; "пз" - позивач; "вд" -відповідач; "св" - свідок і т.д.

Якщо слухання справи відкладається (зупиняється, оголошується перерва) на невеликий термін, секретар судового засідання повинен зупинити запис і точно записати в журналі час та показання лічильника на момент припинення запису разом з поясненням відкладення.

Якщо впродовж засідання необхідно змінити секретаря судового засідання, слухання зупиняється і секретар, який залишає засідання, виймає касету, робить запис в журналі щодо часу та відмічає показання лічильника, а також заповнює сертифікат на першій сторінці журналу та контейнер і стрічки, залишає стрічку та журнал в розпорядженні нового секретаря на випадок, якщо буде необхідно прослухати запис. Новий секретар судового засідання починає нову стрічку і заповнює першу сторінку журналу, записуючи час і показання лічильника. Далі процес запису відбувається звичайним шляхом.

Обов'язок ведення журналу судового засідання доповнюється обов'язком секретаря невідкладно підписати його після судового засідання і приєднати до адміністративної справи. Носій інформації після завершення судового засідання має бути пронумерованим відповідно до номера справи і в установленому порядку переданий на зберігання в архів суду.

4. Зауваження щодо технічного запису і журналу судового засідання

Правило ч. 1 статті 43 КАСУ є розвитком права на судовий захист, закріпленого ст. 6 КАС України. Право сторін на участь у провадженні складається з кількох елементів: право бути повідомленим про час і місце розгляду судової справи; право бути повідомленим про вимоги і заперечення іншої сторони; право брати участь у справі особисто або через представника; право знайомитися з матеріалами справи; право на оскарження судових рішень.