Велике практичне значення має встановлення вимоги письмової форми для заяви на проставлення штампу апостиль. У Конвенції про апостиль та у пункті 19 Правил передбачено лише вимогу щодо зазначення порядкового номера, який відповідає пункту 8 штампа апостиля, дати і ким проставлений апостиль (пункт 6 і 7 штампа апостиля), прізвища особи, яка підписала поданий документ, та якість, в якій вона виступала, а стосовно документів, які не підписані - назву органу, що проставив печатку або штамп (пункт 2 і 3 штампа апостилю). У заявах же зазначається прізвище, ім'я та по батькові особи, яка подає документи для проставлення апостилю, назва документа, що посвідчує особу, місце її проживання, назва країни де буде використовуватись документ, а також назва і реквізити самого документа. Крім того, при поданні документа на апостилювання заявнику видається корінець цієї заяви, який він подає для отримання вже оформленого документа.

Ці заходи спрямовані на запобігання корупційним ризикам і зловживання з боку осіб, уповноважених на проставлення апостилю, а також можливим шахрайським діям заявників і вжиттю своєчасних заходів реагування та повідомлення відповідних правоохоронних органів у випадку подання підробних документів. Крім того, вони передбачають можливість надання консультацій правового характеру з питань специфіки оформлення окремих категорій документів відповідно до вимог іноземних країн. Статистичний аналіз заяв може бути використаний для здійснення моніторингу щодо кількісних і видових характеристик документів, поданих для проставлення апостилю.

Наказом Міністерства юстиції України від 19 січня 2012 року № 94/5 "Про встановлення порядку роботи по проставленню апостилю на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану" затверджені терміни розгляду заяв для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану та затверджено аналогічні зазначеним вище, форми заяв, що подаються до Державної реєстраційної служби України для проставлення апостилю на таких документах.

1.2 Роль двосторонніх договорів про правову допомогу у правозастосовчому аспекті щодо скасування вимоги легалізації документів для дії за кордоном

Питання, що стосуються скасування легалізації документів для дії за кордоном, регулюються як багатосторонніми конвенціями універсального та регіонального характеру, так і положеннями багатосторонніх та двосторонніх договорів про правову допомогу, які є своєрідним міжнародним інструментом, що встановлює принципи та механізми співпраці між сторонами у різноманітних сферах. Фурса С.Я. зазначає, що правова допомога - це також допомога однієї країни іншій на підставі конвенцій, підписаних і ратифікованих державами у цивільних, сімейних та кримінальних справах .

Так, Україна уклала значну кількість двосторонніх договорів, а також ратифікувала конвенції про правову допомогу в цивільних, сімейних, господарських і кримінальних справах, що мають норми, якими передбачено спрощення чи взагалі скасування процедури легалізації документів для їх дії на території договірних сторін держав-учасниць .

У вітчизняній науці питанням міжнародних двосторонніх договорів України про правову допомогу приділено достатньо уваги. Так, варто відзначити працю Галущенка Г.В., який вивчав проблеми назви та структури таких договорів, порядок надання правової допомоги, співвідношення норм договорів з положеннями внутрішнього законодавства, а також проблему імплементації колізійних норм таких договорів у внутрішнє законодавство України [+, с. 177]. Загальний огляд таких договорів і питань, що ними регулюються, здійснив колектив авторів навчального посібника "Міжнародний цивільний процес України" ; розглядав практичні питання дії міжнародних договорів як складової національного законодавства України також Терлецький Д. ; як приклад уніфікації норм міжнародного цивільного процесу договори про правову допомогу розглянув Цірат Г.А. . Фединяк Л.С. у порівняльному аспекті розглянула проблему lis alibi pendens та її регулювання міжнародними договорами й національним законодавством , Бігун В.А. вивчав складові договорів у контексті розгляду питань міжнародного цивільного процесу , а Черняк Ю.В. досліджувала складові договорів, пов'язаних із регулюванням питань підсудності спорів з іноземним елементом .

Зазначені наукові дослідження стосуються загалом міжнародних договорів як одного з джерел міжнародного цивільного процесу, здійснювалось порівняння норм цих договорів з нормами національного законодавства.

Як зазначає Лукашук І.І., двосторонні міждержавні договори найчастіше містять як нормативні приписи, так і правозастосовчі, що спрощує процес міжнародно-правового регулювання двосторонніх міждержавних відносин та робить його ефективнішим від самого початку дії того чи іншого двостороннього міждержавного договору .

Результатом приєднання України до Конвенції про апостиль стало спрощення процедури легалізації документів для дії за кордоном. Єдиною формальною вимогою, яка має місце при застосуванні норм Конвенції, є проставлення штампу "Апостиль" компетентним органом України для представлення на території держав-учасниць Конвенції. А офіційні документи таких держав, що використовуються на території України, мають бути засвідчені апостилем, який проставляє компетентний орган держави, із якої походить документ.

При цьому Конвенція про апостиль не перешкоджає застосуванню інших міжнародних договорів, що встановлюють лояльніший режим визнання іноземних документів. Проставляти апостиль не вимагається, якщо закони, правила чи звичаї, що діють у державі, в якій посвідчено документ, або домовленість між двома чи декількома договірними державами відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації (ч. 2 ст. 3 Конвенції про апостиль). Так, застосування цієї формальної процедури не вимагається, якщо Україна та іноземна держава, на території якої потрібно посвідчити український офіційний документ, - учасники двостороннього чи багатостороннього договору, наприклад, Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1993 року . Водночас, якщо міжнародним договором України з іноземною державою, яка є також учасницею Конвенції про апостиль, встановлені більш жорсткі правила, наприклад вимога консульської легалізації документів, то має бути застосований більш ліберальніший режим Конвенції про апостиль (ст. 8).

Договори про правову допомогу, укладені ще Радянським Союзом (далі - СРСР), залишилися чинними для України після того, як вона заявила про правонаступництво, коли СРСР юридично припинив своє існування.

Так, відповідно до положень ст. 11 Договору між СРСР і Фінляндською Республікою про правовий захист та правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 11.08.1978 року звільняються від легалізації тільки ті офіційні документи, які були видані або направлені у зв'язку з наданням правової допомоги компетентними установами договірних сторін, тобто скасування вимоги щодо легалізації документів поширюється тільки на документи, які надають договірні сторони одна одній лише дипломатичними каналами у межах надання правової допомоги. Враховуючи положення цього Договору, інші документи повинні проходити процедуру консульської легалізації.

Аналогічне положення закріплене у ст. 16 Конвенції між СРСР і Італьською Республікою про правову допомогу у цивільних справах № 4210 (1979 рік) та в Угоді між СРСР і Австрійською Республікою з питань цивільного процесу (1970 рік). Але ці вимоги не будуть застосовуватися з огляду на те, що й Україна і зазначені держави є державами-учасницями Конвенції про апостиль, яка має пріоритет над зазначеними двосторонніми договорами. Тому як українські офіційні документи, що будуть використовуватись на території цих держав, так і офіційні документи, що надходять із цих держав і будуть використовуватись на території України, повинні визнаватись дійсними за наявності штампа "Апостиль", передбаченого положеннями Конвенції про апостиль. До того ж консульська легалізація документів у такому разі не вимагається.

Галущенко Г.В. справедливо зазначає, що закріплення в договорах про правову допомогу критеріїв співвідношення двосторонніх та багатосторонніх договорів має дуже важливе значення, особливо з урахуванням того, що кількість багатосторонніх інструментів у сфері міжнародного приватного справа, стороною яких стане Україна, буде постійно збільшуватись

З цього приводу, багато держав, які мають політичні, соціально-економічні та культурні зв'язки, бажаючи ще спростити документообіг та вимоги до оформлення та визнання документів, йдуть на повне звільнення іноземних документів від будь-яких формальних обов'язкових процедур. За таких умов іноземні документи повністю прирівнюються до внутрішніх національних документів. Отже, звільнення від консульської легалізації чи проставлення апостиля можливе на підставі як двосторонніх, так і багатосторонніх договорів.

Такий порядок, з точки зору документообігу, видається найпростішим для учасників міжнародних приватноправових відносин, оскільки не потребує від них проходження спеціальних юридичних процедур та не тягне за собою будь-яких фінансових витрат.

На сьогодні Україна є учасником тільки однієї міжнародної конвенції, яка передбачає звільнення іноземних офіційних документів від легалізації чи інших формальностей. Це Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, підписана у Мінську 22.01.1993 року (далі - Мінська конвенція 1993 року) та Протокол до неї 1997 року. Цей документ спрямований на забезпечення належного захисту прав і законних інтересів осіб, що проживають на території країн СНД.

Як передбачено положеннями ст. 85 Мінської конвенції 1993 року, її дія поширюється і на правовідносини, що виникли до набрання нею чинності, тобто в цьому разі скасування легалізації документів розповсюджується також і на документи, що були видані до набрання чинності цією Конвенцією.

Мінська конвенція 1993 року була укладена в межах Співдружності Незалежних Держав і є регіональною. Крім України, учасниками цієї Конвенції є ще 11 держав: Республіка Білорусь, Азербайджанська Республіка, Республіка Узбекистан, Російська Федерація, Республіка Казахстан, Республіка Таджикистан, Республіка Вірменія, Киргизька Республіка, Республіка Молдова, Грузія і Туркменистан.

Згідно зі ст. 13 Мінської конвенції 1993 року документи, які на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території інших Договірних Сторін без будь-якого спеціального посвідчення. До того ж документи, які на території однієї з Договірних Сторін розглядаються як офіційні документи, користуються на території інших Договірних Сторін доказовою силою офіційних документів.

Аналогічне положення відображене у ст. 12 Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, підписаної у місті Кишиневі 07.10.2002 року (далі Кишинівська конвенція 2002 року). Для України зазначена Конвенція чинності не набула. На теперішній час Міністерство юстиції України здійснює відповідні заходи щодо пропозицій про ратифікацію Кишинівської конвенції 2002 року. В разі набрання чинності для України Кишинівської конвенції 2002 року втратить чинність Мінська конвенція 1993 року, а відтак на сьогодні для України діють Мінська конвенція 1993 року та Протокол до неї 1997 року.