Двосторонні договори, що їх укладали держави, дають їм змогу самостійно визначати міжнародно-правові засади їхніх зовнішніх зносин і впливати в такий спосіб на всі міжнародні відносини в цілому.

Проте, навіть за наявності однакових за змістом положень договорів виникають питання стосовно тлумачення, вибору права тощо. Ця невизначеність є наслідком відсутності чіткого та недвозначного нормативного регулювання у сфері, що стосується скасування легалізації документів для дії за кордоном. У свою чергу існуюча всередині країни узгоджена правова позиція міністерств і відомств із цих питань зобов'язана бути відповідним чином винесена на міждержавний рівень і закріплена у відповідних міжнародно-правових документах.

2. Організаційні структури щодо легалізації документів

2.1 Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном

Процедура консульської легалізації документів досить складна.

Відповідно до ст. 54 Консульського статуту України консульська легалізація полягає в установленні і засвідченні справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи акт або засвідчила попередній підпис на них, справжності відбитка штампа, печатки, зразки яких отримано консулом офіційним шляхом від компетентних органів держави перебування .

Консул легалізує документи і акти, складені за участю властей консульського округу, або такі, що виходять від цих властей.

Органи України приймають такі документи і акти на розгляд лиш при наявності консульської легалізації, якщо інше не передбачено законодавством України або міжнародним договором, учасником якого є Україна і держава перебування.

Відповідно до п. 1.2 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ . При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією "Про консульські зносини" 1963 року , міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном.

Під офіційним документом розуміється письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.

Легалізації також підлягають офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України (далі - МЗС України), а також ті документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.

Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа на території України користується печаткою та штампом Міністерства закордонних справ (Представництв на території України), за кордоном - печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України.

Департамент консульської служби МЗС України, Представництва МЗС України на території України, закордонні дипломатичні установи України мають зразки печаток та підписів посадових осіб, які вповноважені здійснювати дії з консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування України, або таких, що від них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.

Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в України і за кордоном передбачено ряд вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема: документи, викладені на двох і більше аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою; не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв'язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно; підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені.

Легалізації не підлягають: документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян; оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування; документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.