Запис нотаріальної дії до реєстру провадиться нотаріусом або іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває в трудових відносинах із приватним нотаріусом, тільки після того як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані. Запис до реєстру олівцем не допускається.

Нотаріус має право видавати виписки з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій за письмовою заявою громадян, підприємств, установ або організацій, до яких або за дорученням яких вчиняються нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, прокуратури, органів слідства і дізнання у зв'язку зі справами, що перебувають в їх провадженні.

Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.

Стаття 53 Закону передбачає можливість видачі дубліката нотаріально посвідченого документа.

У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу виконавчої влади, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких провадилася нотаріальна дія, державним нотаріальним архівом видається дублікат втраченого документа.

Дублікат заповіту може бути виданий зазначеним у заповіті спадкоємцям після подання свідоцтва про смерть заповідача. У випадку смерті спадкоємців, зазначених у заповіті, він може бути виданий їх спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

Дублікат документа повинен містити в собі весь текст посвідченого або виданого документа. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і робиться посвідчу-вальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на екземплярі документа, що зберігається в справах державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.

Рекомендована література:

Нотаріат в Україні: Підручник / За ред. В.В.Комарова. - К.: Юрінком Інтер, 2006.

Фурса СЯ. Нотаріальний процес. - К.: Істина, 2002.