Всього на сайті:

Дисертацій, Курсових: 2875

Підручників з права онлайн: 41

НПК кодексів України онлайн: 16

10.6. Діловодство за зверненням громадян

Враховуючи особливу роль звернень громадян до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об´єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, засобів масової інформації, у забезпеченні постійного зв´язку між зазначеними органами і громадянами, вирішенні життєво важливих проблем окремої людини, реалі­зації конституційних прав і свобод, утвердженні демократич­ної, соціальної правової держави і з метою підвищення ефек­тивності роботи зі зверненнями громадян та усунення недоліків у цій сфері Президентом України прийнята низка указів, а пос­тановою Кабінету Міністрів України затверджено Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної вла­ди і місцевого самоврядування, об´єднаннях громадян, на під­приємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. Відповідні нормативні акти (інструкції, положення, умови, порядок) прийняті цент­ральними органами виконавчої влади, органами місцевого са­моврядування з урахуванням особливостей, пов´язаних з пред­метом звернення, щодо ведення діловодства за зверненнями та організації особистого прийому громадян.

Цими документами (нормативними актами) встановлюєть­ся, що, за загальним правилом, діловодство за зверненням гро­мадян ведеться окремо від інших видів діловодства й покла­дається на спеціально призначених для цього посадових осіб або на підрозділ службового апарату.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними норма­тивно-правовими актами.

Особисту відповідальність за стан діловодства за звернен­нями громадян несуть керівники організацій.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, приймаються посадовою особою, яка веде діловодство, та централізовано реєструються у день їх надходження на реєстраційно-контроль­них картках установленого зразка, придатних для оброблення персональними комп´ютерами. Конверти зберігаються разом із пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому ве­деться на картках установленого зразка або за допомогою елек­тронно-обчислювальної техніки. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають цент­ралізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп´ютерами. До­зволяється журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому, якщо надходження не переви­щують 600 звернень за рік і такої самої кількості звернень на особистому прийомі.

У разі надходження звернення, в якому порушені питання не входять до повноважень даного органу (посадової особи), воно в термін не більше п´яти днів пересилається ними за на­лежністю відповідному органу чи посадовій особі, про що пові­домляється громадянину, який подав звернення (ст. 7).

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою осо­бою, воно в той самий термін (5 днів) повертається громадяни­ну з відповідними роз´ясненнями (ст. 7).

Зареєстрованим пропозиціям, заявам, скаргам присвоюєть­ся реєстраційний індекс, який складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад Д-007. Він зазначається у штампі, який ставиться на першому аркуші документа. Реєст­раційний індекс може бути доповнений іншими позначення­ми, що забезпечують систематизацію обліку або пошук доку­мента. Наприклад, звернення громадянина з одного і того са­мого питання, що надіслані різним адресатом, але надійшли на розгляд до однієї організації (дуплетні), обліковуються за реєст­раційним індексом першого звернення з доданням поперед­нього номера, що проставляється через косу риску — Д-007/1, Д-007/2, Д-007/3 і т. д.

У разі надходження повторних пропозицій, заяв, скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а на першому аркуші документа і на реєстраційних формах робиться позначка «ПОВ­ТОРНО» і підбирається все попереднє листування1.

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації звер­нень, картка (журнал) обліку особистого прийому (додатки до Інструкції № 1, 2, 3) ведуться відповідно до Вказівок щодо запов­нення реєстраційно-контрольної картки (КК), журналу реєстра­ції пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян (додаток № 4 до Інструкції).

У разі коли за результатами звернення потрібно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позна­чається словом «КОНТРОЛЬ» або літерою «К».

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні від­повіді, з контролю не знімаються. Тільки по закінченні прова­дження і остаточного вирішення питання за зверненням за рі­шенням посадової особи, яка прийняла рішення про контроль, звернення знімається з контролю.

У разі коли за результатами розгляду звернень громадян даються письмові та усні відповіді, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту останньому аркуші або в окремій довідці.

Посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями громадян, щороку до 15 січня готують для керівників організа­цій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок.

Посадові особи чи підрозділи службового апарату, які ве­дуть діловодство за зверненням громадян, централізовано фор­мують справи, картотеки, банк даних. Тому усі пропозиції, за­яви, скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми повертаються посадовим особам чи підроз­ділам, які ведуть діловодство за зверненням громадян. Форму­вання і зберігання справ у виконавців забороняється.

1 Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об´єднаннях грома­дян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм влас­ності, в засобах масової інформації: Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1977 р. № 348 // Офіційний вісник України. — 1997. — № 16. — Ст. 86—89.

  
 

Документи розміщують у справах у хронологічному або ал­фавітному порядку. Під час оформлення справ перевіряється правильність віднесення документів до справи, їх комплект­ність. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторно пропозицій, заяв, скарг або появи додаткових документів вони підшиваються до даної гру­пи документів.

Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається керівниками організацій, переліками документів і номенклатурами справ. Як правило, встановлюється п´ятирічний термін зберігання справ за зверненнями громадян, однак за рі­шенням експертної комісії, яке затверджується керівником ор­ганізації, термін зберігання може бути збільшений.

Справи, що підлягають постійному зберіганню, передають­ся до архівного підрозділу організації через два роки після за­вершення діловодства з ними. Справи, що підлягають тимчасо­вому зберіганню, — до десяти років, передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Відповідальність за схоронність документів за пропозиція­ми, заявами і скаргами покладається на керівників, інших по­садових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов´язків.