30

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Поняття та структура документообігу

1.2 Шляхи раціональної організації документообігу

1.3 Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування

1.4 Законодавчо-нормативне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування

РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ У ВІДДІЛІ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

2.1 Характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету

2.2 Нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр

2.3 Відділ загальних питань як основний структурний підрозділ організації загального діловодства

2.3.1 Організаційна структура відділу загальних питань

2.3.2 Основні завдання відділу

2.3.3 Організація роботи з вхідними і вихідними документами у відділі загальних питань

2.3.4 Аналіз документообігу у відділі загальних питань

2.3.5 Зв'язки відділу загальних питань з іншими відділами виконавчого комітету Полтавської міської ради

2.4 Особливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow»

РОЗДІЛ 3. ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ВДОСКОНАЛЕННЯ ЗВІТУ ПРО ЗАПИТИ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ У ПОЛТАВСЬКІЙ МІСЬКІЙ РАДІ

3.1 Законодавчо-нормативні акти про доступ до публічної інформації

3.2 Порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді

3.3 Порівняльна характеристика звітів про запит на інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України

3.4 Пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА У НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ

4.1 Міжнародне співробітництво у галузі охорони праці

4.2 Методи аналізу виробничого травматизму

4.3 Аналіз умов праці у відділі загальних питань

4.4 Аналіз пожежної безпеки у Полтавській міській раді

4.5 Розрахунок штучного освітлення у відділі загальних питань

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

Електронний документообіг запит інформація

Тема дипломної роботи має назву «Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради».

Актуальність обраної теми дипломної роботи полягає в тому, що останнім часом, у зв'язку із збільшенням документно-інформаційних потоків в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування, досить часто постають проблеми регулювання документообігу, його раціональної організації, а також проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютерних систем та техніки.

Організація документообігу - важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Документообіг та управлінська діяльність тісно пов'язані одне з одним. Від того, наскільки оперативно здійснюється рух, опрацювання документів та передавання на виконання, залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення. Недостатньо продуманий документообіг в установі спричинює зволікання у виконанні документів, знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділити увагу.

Організацію документообігу вивчали такі дослідники, як С. Сельченкова, Г. Беспянська, М. В. Комова, К. В. Тараканов, К. Гордієнко, та ін. Проблеми автоматизації діловодства та впровадження електронного документообігу досліджували Г. Асєєв, Ю. Мешков, С. Кулєшов, А. Філіпова, О. Матвієнко, М. Цивін. Питання щодо переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядуванння з'ясовували І. М. Олійченко, М. Кучеров, А. Вишневський, Е. Клепець.

Як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.

Сьогодні важко уявити собі роботу сучасних органів місцевого самоврядування без використання комп'ютерної техніки, периферійних пристроїв, локальної обчислювальної мережі, Інтернету та, безумовно, програмного забезпечення, завдяки якому ці технічні засоби набувають практичного значення - спрямовують документопотоки у відповідних напрямках з метою своєчасного надання, отримання і використання інформації. Таким чином, в органах місцевого самоврядування здійснюється автоматизація документообігу та поступово впроваджується електронний документообіг.

Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування почався з 2003 року, коли було прийнято закони України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронно-цифровий підпис», постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року «Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади», «Про затвердження порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності», та указ Президента України 2005 року «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій».

Об'єктом дослідження дипломної роботи є відділ загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Предметом дослідження є вхідні, вихідні та внутрішні документопотоки, які складають документообіг відділу загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Слід зазначити, що у даній роботі досліджується документообіг загального діловодства, оскільки діловодство за зверненням громадян є спеціальним і здійснюється в окремому порядку, зазначеному в Інструкції з ведення діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації, яка була прийнята Кабінетом Міністрів України від 14 квітня 1997 р.

Метою дипломного дослідження є комплексний аналіз організації документообігу у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Зазначена мета досягається шляхом вирішення таких завдань:

вивчення сутності документообігу, шляхи його раціональної організації;

виявлення проблем переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування;

характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету;

дослідження діяльності відділу загальних питань, аналіз документообігу;

виявлення особливостей роботи автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow», переваги та недоліки впровадження цієї програми;

надання пропозицій щодо удосконалення форми звіту про запити на публічну інформацію у виконавчому комітеті Полтавської міської ради.

Практичне значення дипломної роботи полягає у можливості використання наданих пропозицій щодо удосконалення поданої у роботі форми звіту про запити на публічну інформацію у діяльності управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Наукова новизна полягає у спробі здійснення комплексного аналізу організації документообігу у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

При написанні дипломної роботи застосовувалися такі методи: науковий аналіз і синтез, метод описання, метод вимірювання, метод порівняння та узагальнення, історичний метод, метод опитування, класифікаційний метод, понятійний, метод дослідження документальних потоків, статистичний метод.

Структура дипломної роботи складається зі вступу, огляду літератури (розділ 1), аналітичних досліджень (розділ 2), проектно-рекомендаційної частини (розділ 3) та охорони праці (розділ 4), загальних висновків, переліку використаних літературних джерел та додатків. Загальний обсяг дипломної роботи становить 118 сторінок, у тому числі: основний текст на 101 сторінках, 65 використаних джерел на 6-ти сторінках, 12 додатків на 17-ти сторінках.

У першому розділі розглянуто теоретичні основи вивчення документообігу, шляхи його раціональної організації, а також з'ясовано яким чином впроваджується електронний документообіг в органах місцевого самоврядування, проаналізовано законодавчо-нормативну базу, що регламентує діяльність органів місцевого самоврядування.

У другому розділі подано загальні відомості про діяльність Полтавської міської ради та виконавчого комітету, нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр., представлено організаційну структуру відділу загальних питань, визначено основні завдання відділу, вимоги до посадових осіб відділу загальних питань, зв'язки з іншими структурними підрозділами, порядок організації документообігу та аналіз документопотоків відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради. Також у роботі проаналізовано особливості та можливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow», переваги його впровадження.

Третій розділ присвячено дослідженню закону України «Про доступ до публічної інформації», основні положення нормативних актів, які регулюють питання виконання закону, забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації, затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію. У даній роботі визначається порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді, оскільки діловодство за запитами на інформацію здійснюється в окремому порядку. Здійснено порівняльну характеристику звітів про запити на публічну інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України, проаналізовано форму звіту у Полтавській міській раді. Надано пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

У четвертому розділі висвітлені зв'язки міжнародного співробітництва України у галузі охорони праці, теоретично розглянуті методи аналізу виробничого травматизму. Зокрема, проаналізовано умови праці працівників у відділі загальних питань, забезпечення пожежної безпеки у Полтавській міській раді, а також розраховано штучне освітлення у відділі загальних питань.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Поняття та структура документообігу

Поняття «документообіг» і «діловодство» часто вважають синонімами. Втім, вони хоча й пов'язані одне з одним, однак не тотожні. З'ясуємо сутність цих понять.

Термін «діловодство» в усному мовленні з'явилося у ХVІІ ст. та означало сам процес вирішення справи - «діло (справу) вирішувати». Оскільки при вирішенні будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуте до мовлення, прийняте рішення, уже в ХVІ ст. вживається слово «діло» як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше слово «діло (справа)» зафіксоване в документах у 1584 році.

Термін «документообіг» з'явився в літературі у 1920-ті роки. В той час була заснована методика обстеження рухів документів, а також розроблена технологія їх доставки. Термін документообіг визначає рух документів і їх величину (кількість), і тому в нормативних документах у 1960-ті роки значну увагу приділяли не руху документів, а окремим технічним операціям, які виконувалися в процесі його руху: прийняття, відправки, реєстрації і т.д. [29, с. 9].