У Національному стандарті «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) подано таке тлумачення: діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами. Отже, діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архівного підрозділу (архіву) установи.

Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання. [20, с. 2, 8].

М.П. Бобильова в роботі «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» не згодна зі стандартним визначенням документообігу. Вона каже, що воно стосується тільки документообігу в рамках однієї організації. А в сучасних умовах при використанні можливостей електронного документообігу, в тому числі між організаціями, межі поняття «документообіг» розширюється [53, с. 9].

Начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світлана Сельченкова у статті «Документооборот: принципы организации и анализ» порівнює систему документообігу зі свого роду «кровоносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якій функціонує апарат управління. Вона зауважує, що система управління безпосередньо впливає на документообіг, що він вторинний. Але водночас саме документообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити [56, с. 23-24].

На нашу думку, найбільш суттєвим є поняття документообігу за стандартом ДСТУ 2732:2004, тому що воно визначає проходження етапів документа, його рух від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Отже, поняття «документообіг» вужче за поняття «діловодство». Разом з тим документообіг є основною складовою діловодства.

М.В. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів:

а) вхідні - надходять з інших (вищих) інстанцій;

б) вихідні - створені в установі для надсилання адресатам за її межами;

в) внутрішні - створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі [28, с. 30-31].

Г.В. Беспянська у навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє інші документопотоки. Перший поток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий - документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій потік входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим

організаціям [21, с.41-43].

В.А. Кудряєв у підручнику «Организация работы с документами» наводить схожу класифікацію документопотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що й Г. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважливішу характеристику документообігу - його обсяг [54, с. 256].

Цікаво зауважити, що в навчальному посібнику «Информатика» під редакцією доктора технічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки є невіддільними від інформаційних, так як будь-який документ несе в собі певну інформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на прості - симплексні (направлені від одного створювача до одного споживача) та складні - мультиплексні (направлені від декількох створювачів декільком споживачам).

Документально-інформаційні потоки можуть йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматися з низьких рівнів вверх. Також, як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційні потоки можуть функціонувати між елементами одного рівня ієрархії (горизонтальні потоки).

Можна зазначити, що з точки зору інформатики, потік документів - це дещо ширше поняття, ніж документопотік з точки зору документознавства. Але він також поділяється на мікропотоки, які виділяються по видам, типам документів, мовам їх написання та ін. [52, с.32]

Документопотік - це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. [20, с.44].

На думку Сельченкової С., у документообігу будь-якої установи виокремлюють такі документопотоки:

вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ), які за змістом поділяються на:

ініціативні (які, у свою чергу, поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані для відома);

листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

документи, створені в установі. Поділяються на 2 групи:

внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише у її межах;

вихідні, які після створення надсилають в інші установи.

Усі документи, створювані в установі, поділяють на:

ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені на виконання завдань вищих органів);

складені у відповідь на отримані запити.

Вихідні документи поділяють на такі, що потребують відповіді, і ті, що надіслані для відома, інформування [38, с. 15].

Таким чином, документи установ можна вивчати за документопотоками, і кожному потоку притаманні певні особливості проходження та опрацювання .

М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів:

напрямок потоку (визначається пунктами відправки й призначення);

обсяг потоку (кількість документів, які проходять за одиницю часу);

структура потоку (визначають різновидами документів, авторством);

режим потоку (періодичність руху документів через пункти обробки) [28, с.31].

Обсяг документообігу - це сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік) [23, с. 50].

Залежно від обсягу документообігу установи умовно поділяються на 4 категорії:

I - з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II - з обсягом документообігу від 25 тис. до 10 тис. документів на рік;

ІІІ - з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

IV - з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік [34, с. 9].

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства [24, с.21].

1.2 Шляхи раціональної організації документообігу

Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділити особливу увагу. Запроваджена в установі система управління великою мірою позначається на організації документообігу [38, с. 12-13].

Так зазначається і в навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової: «правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом».

Організація документообігу - це правило, у відповідності з яким відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи такі етапи роботи з документами: приймання документів; обробка; реєстрація; розгляд документів керівником та винесення резолюції; направлення на виконання; контроль виконання; відправка вихідної кореспонденції [28, с. 51].

Теоретичні розробки і багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.

На думку А. Сельченкової, раціональна організація документообігу повинна передбачати:

прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);

скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);

раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць;

розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків [38, с.13].

Для раціоналізіції документообігу слід розробляти схеми документообігу (див. Додаток А), графіки та оперограми, які додають до Інструкції з діловодства установи [38, с. 14; 33, с. 24-25].

В установах, які мають структурні підрозділи, документообіг зазвичай організовують за схемою, поданою у Додатку А.1, а в невеликих установах застосовують схему, наведену у Додатку А.2.

Складання маршрутних схем на окремі потоки (групи документів) допомагає з'ясувати такі питання:

через які структурні підрозділи (яких виконавців) проходять певні групи документів;

у якій послідовності рухається документ;

скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ (до того ж виконавця);

які операції здійснюються у кожному структурному підрозділі (кожним виконавцем) [38, с. 14].

В установі також складають графік документообігу на кожен структурний підрозділ, який дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»: від створення або одержання до виконання або надсилання. Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації, у якому фіксуються усі дії, здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій). Однак назви граф та їх кількість у графіках документообігу різних структурних підрозділів будуть різними, адже етапи роботи з документами різного призначення, з якими працюють відповідні структурні підрозділи, різні.

В системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Його розроблюють для кожного документа на підставі Графіка документообігу, за допомогою якого він «мандрує» по установі. Маршрут містить перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризуватися такими параметрами:

дата надходження документа;

строк виконання;

дата фактичного виконання;

код відділу і табельний номер відповідальних працівників за обробку певного технологічного процесу;

очікуваний статус документа в системі документообігу (що планували?);

набутий статус документа в системі документообігу (що отримали?);

примітки;

шлях та ім'я файлу, пов?язаного з поточним станом документа.

Зазвичай маршрут документа відтворюють у табличній формі. [33, с. 24-25].

Оперограма - це організаційний документ, що регламентує процес опрацювання вхідних або вихідних документів, складений за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців. Графічний спосіб дає можливість встановити логічні зв'язки між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст [38, с.25].

Взагалі правила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграють дуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Бикової «Основные правила организации документооборота предприятия», значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому [55, с. 6].

1.3 Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування

Сьогодні правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається двома законами України, прийнятими у 2003 році: «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».