Питання застосування органами державної влади положень зазначених законів регламентуються постановами Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року: «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» № 1452 і «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453.

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовують для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа [3, с.3; 38, с.159].

Електронний документообіг (Electronic Document Management, EDM) - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [3, с.3; 38, с.165].

Електронний документообіг суттєво підвищить рівень ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Тому Microsoft разом з партнерами пропонує два поетапних програмно-методологічних рішення в сфері організації документообігу органів державної влади і місцевого самоврядування:

автоматизоване діловодство для паперового документообігу (під автоматизацією діловодства розуміють передачу трудомістких ручних операцій комп'ютерній техніці, рух документів і їх обробка в пунктах обробки, всі стадії життєвого циклу документів);

електронний документообіг і діловодство.

Подібний поетапний підхід дозволить плавно підвищити ефективність роботи органу влади, виключивши можливість дезорганізації його діяльності [40].

На виконання Указу Президента України № 1497/2005 «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформа-ційних технологій» [9] необхідно до 2010 р. забезпечити впровадження в органах виконавчої влади та інших державних органах систем електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису. У нещодавно прийнятому в першому читанні проекті Закону України «Про Загальнодержавну програму впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифро-вого підпису» передбачаються два етапи виконання цього завдання:

І етап (2008-2009 рр.) - розробка проектів норма-тивно-правових актів і нормативних документів у сфері послуг електронного цифрового підпису, електронного документообігу і архівного зберігання електронних документів; створення засобів і захищених носіїв ключів електронного цифровогопідпису для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

ІІ етап (до 2011 р.) - впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях [8, с.6].

Уже кілька останніх років впровадження систем електронного діловодства та електронного документообігу в органах державної влади України ставиться як одне із головних завдань для підрозділів діловодства та для підрозділів з інформаційних технологій. Тому на сьогодні існує вже певний досвід реалізації таких завдань на всіх рівнях державного управління.

Сучасні науковці - О.П. Голобуцький та О.Б. Шевчук [22], І.В. Клименко та К.О. Линьов [26], власне самої проблеми впровадження систем електронного документообігу в органах державної влади не торкаються, а лише описують ці системи при розгляді питань впровадження систем та технологій електронного урядування.

З метою більш реального відображення ситуації впровадження електронного документообігу в органах державної влади слід розділити поняття «система електронного документообігу» та «система електронного діловодства». Повноцінна система електронного документообігу повинна забезпечувати саме циркуляцію електронних версій документів на всіх адміністративних рівнях, а система електронного діловодства здійснює лише обіг інформації про документ (реєстраційних карток). Більш того, обов'язковим атрибутом та показником ефективної роботи систем електронного документообігу є наявність електронного цифрового підпису.

Двойленко І.В. запевняє, для впровадження систем електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису вже створені певні засади, а саме, напрацьований досвід впровадження систем електронного діловодства, що на сьогодні реально функціонують у всіх органах влади.

Для того, щоб процес впровадження СЕД в організації відбувався більш успішно, необхідна передусім активна позиція керівництва упродовж усього процесу. Повинні бути розроблені та доведені до співробітників відповідні накази та розпорядження, які зобов'язують їх працювати із засобами СЕД. Перехід до системи електронного документообігу має бути послідовним. Повинен бути розроблений план впровадження СЕД у ділові процеси організації, а також налагоджений контроль з боку керівництва за його реалізацією. На етапі підготовчої роботи слід знайти співробітників, які допомагатимуть іншим освоювати нову технологію.

На загальнодержавному рівні слід виробити єдині принципи, формалізувати формати та стандарти для систем електронного документообігу. Тим самим будуть створені достатні передумови для переходу до загальної системи електронного урядування [39].

Основні проблеми розвитку та впровадження електронного документообігу розглядали сучасні науковці в різних аспектах: С. Кулешов досліджує функції електронного документа у системі електронного документообігу. Ю. Мєшков розглядає міжнародний дозвіл впровадження електронного документообігу. П. Марченко аналізує проблеми зберігання електронних документів, Л. Філіпова здійснює термінологічний аналіз сфери електронного документообігу, а окремі питання впровадження електронного документообігу розглядають у навчальному посібнику О. Матвієнко і М. Цивін. Досить широко Г. Асєєв досліджує методології документообігу, загалом електронного.

Послідовність впровадження електронного документообігу, на думку авторів, має бути такою:

І етап (початковий) - впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД). В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа. Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі.

II етап (розширений) - створення «образу» електронного документообігу за допомогою сканування документів. Цей рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати «образом електронного документообігу».

III етап (розвинений) - електронний документообіг. Цей етап забезпечує циркуляцію електронних документів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, електронно-цифровий підпис - елемент, що підтверджує авторство документа [37, с. 34-35].

Отже, перехід до електронного документообігу повинен бути поступовим, і тому в органах місцевого самоврядування починають з автоматизації діловодних процесів.

1.4 Законодавчо-нормативне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування

Діяльність органів місцевого самоврядування є досить різносторонньою, внаслідок чого потребує відповідного законодавчого врегулювання. Сьогодні в Україні діє низка законів та підзаконних актів, на основі яких місцеві ради та їх виконавчі органи здійснюють повноваження щодо управління різними галузями народного господарства, надання адміністративних послуг та ін.

Систему нормативно-правових актів, що регламентують організацію та функціонування органів місцевого самоврядування становлять: Конституція України, Європейська хартія місцевого самоврядування, закони України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, акти органів місцевого самоврядування, а також акти, прийняті на місцевих референдумах [31, с.27].

Конституція України [1] у ХІ розділі «Місцеве самоврядування» закріплює правовий статус органів місцевого самоврядування. Конституційні положення можна систематизувати на такі групи:

Норми, що визначають місце і роль органів місцевого самоврядування в механізмі публічної влади (закріплені в статтях 5, 19, 140).

Норми, що регламентують діяльність органів місцевого самоврядування щодо забезпечення прав і свобод людини і громадянина (статті: 32, 38, 38, 39, 40, 47, 56).

Норми, що закріплюють правові, організаційні, матеріальні та фінансові основи діяльності органів місцевого самоврядування. Вони, зокрема, стосуються статей 85, 118, 119, 141, 143, 143, 144, 146.

Норми, в яких закріплюються правові гарантії місцевого самоврядування (закріплені в статтях 42, 144, 145).

Європейська хартія місцевого самоврядування була підписана від імені України 6 листопада 1996р., ратифікована Верховною Радою України 15 липня 1997 р. і на основі положення статті 9 Конституції України є частиною національного законодавства України. Хартія зобов'язує держави, які її підписали, застосовувати основні правові норми, що гарантують правову, адміністративну і фінансову автономність органів самоврядування. [31, с.29].

Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» є базовим щодо діяльності органів місцевого самоврядування. У статті 2 сказано, що місцеве самоврядування в Україні - це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади - жителів села чи добровільного об'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста -самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення в межах Конституції і законів України.

Стаття 5 закону України надає таку систему місцевого самоврядування:

територіальну громаду;

сільську, селищну, міську раду;

сільського, селищного, міського голову;

виконавчі органи сільської, селищної, міської ради;

районні та обласні ради, що представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст;

органи самоорганізації населення.

Стаття 16 цього закону визначає організаційно-правову, матеріальну та фінансову основи діяльності органів місцевого самоврядування, сказано про самостійність місцевого бюджету. Статті 17 і 18 встановлюють відносини органів місцевого самоврядування з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, і ті, що не перебувають [4].

Закон України «Про статус депутатів місцевих рад» від 11 липня 2002р. визначає правовий статус депутата сільської, селищної, міської, районної у місті, районної, обласної ради (місцева рада) як представника інтересів територіальної громади, виборців свого виборчого округу та рівноправного члена місцевої ради, встановлює гарантії депутатської діяльності та порядок відкликання депутата місцевої ради [7].