Конституція і Закони України, Укази і Розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови ВРУ, інші документи вищестоящих органів;

конкретні доручення вищестоящих органів;

рішення сесії міської ради;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності відповідно до компетенції міської ради, виконкому;

потреба в правовому регулюванні діяльності апарату управління [17].

Організаційне та матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється безпосередньо структурними підрозділами виконавчого комітету, що знаходяться у підпорядкуванні заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконавчого комітету Полтавської міської ради, а також іншими структурними підрозділами виконавчого комітету.

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради є розпорядником фінансових та матеріальних ресурсів, що виділяються на утримання виконавчого комітету.

До складу виконавчих органів Полтавської міської ради входять структурні підрозділи, які створюються Полтавською міською радою для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчого комітету і підпорядковані виконавчому комітету та Полтавському міському голові.

Одним із засобів організаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету є планування його роботи - складаються плани роботи на квартал. Узагальнення пропозицій і формування планів роботи виконавчого комітету на квартал здійснює управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Контроль за виконанням плану роботи здійснюється першим заступником міського голови та заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Структурними підрозділами виконавчого комітету складаються щомісячно плани роботи, які затверджуються заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів. Затверджені плани надаються до 25 числа кожного місяця до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Результати вимірювання праці (перелік завершених завдань за місяць) кожен посадовець надає керівнику підрозділу для зведення вимірювання праці структурного підрозділу. У перший робочий день місяця наступного за звітним перелік завершених завдань структурних підрозділів передається в електронному вигляді до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Основною організаційно-правовою формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - першим заступником міського голови, у разі необхідності, але не рідше одного разу на місяць і є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. У разі відсутності міського голови або неможливості здійснювати ним свої повноваження засідання виконавчого комітету міської ради веде секретар міської ради та підписує рішення.

Підготовка засідань здійснюється управлінням звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Контроль за підготовкою здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Питання на розгляд виконавчого комітету виносяться міським головою,

заступниками міського голови, іншими членами виконавчого комітету, керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету, постійними комісіями міської ради, виконавчими комітетами районних у м. Полтава рад.

Послідовність діловодних операцій з підготовки рішення можна прослідкувати у схемі руху цього документа (див. Додаток В).

Полтавський міський голова у межах своїх повноважень видає розпорядження, які є обов'язковими для виконання всіма розташованими на території міста органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами та громадянами.