Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» регулює правові, організаційні, матеріальні та соціальні умови реалізації громадянами України права на службу в органах місцевого самоврядування, визначає загальні засади діяльності посадових осіб місцевого самоврядування, їх правовий статус, порядок та правові гарантії перебування на службі в органах місцевого самоврядування. Цей закон не поширюється на технічних працівників та обслуговуючий персонал органів місцевого самоврядування. Стаття 14 закону класифікує посади в органах місцевого самоврядування на 7 категорій, а стаття 15 визначає ранги, які присвоюються у межах відповідної категорії посад [6].

Правове регулювання порядку обчислення скликань здійснюється Законом України «Про порядок обчислення скликань представницьких органів місцевого самоврядування (рад)» від 24 червня 2004 р.

В Україні діє Закон України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації» 23 вересня 1997 р. та Указ Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади».

Основні засади здійснення місцевими радами та їх органами своєї діяльності визначаються такими підзаконними актами:

Указом Президента України «Про державну підтримку розвитку місцевого самоврядування в Україні» від 30 серпня 2001 р., та розпорядження Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 123 «Про заходи щодо виконання Програми державної підтримки розвитку місцевого самоврядування в Україні».

Концепцією Програми законодавчого забезпечення розвитку місцевого самоврядування, схвалена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 25 липня 2002 р. № 416-р.

Постановою Кабінету Міністрів України від 3 грудня 1997 р. № 1349 «Про фінансове забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування».

Для покращення взаємодії органів місцевого самоврядування з Кабінетом Міністрів України, іншими центральними органами виконавчої влади, було видано Кабінетом Міністрів України розпорядження від 2 грудня 2002 р № 49 «Про забезпечення взаємодії Кабінету Міністрів України з Верховною Радою України, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування», а також розпорядження від 18 січня 1999 р. № 48 «Про додаткові заходи щодо поліпшення взаємодії центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування».

Правове регулювання порядку координації діяльності органів місцевого самоврядування здійснюють Указ Президента України 26 квітня 2005 р. № 706/2005 «Про Національну Раду з питань державного управління та місцевого самоврядування», Положення про Фонд сприяння місцевому самоврядуванню України, що є Додатком 1 до Указу України від 5 травня 1996 р. № 306/96, Положення про раду міських голів, затверджене Указом Президента України від 8 грудня 2006 року №1046/2006, Положення про Міжвідомчу комісію з питань місцевого самоврядування при Кабінету Міністрів України, затверджене Рішенням Координаційної ради при Голові Верховної Ради України від 19 листопада 1998 р. № 1.

До актів, що регламентують порядок організації та функціонування органів місцевого самоврядування, належать акти, що закріплюють особливості правовідносин між органами місцевого самоврядування та органами державної влади, управління, господарювання, а також визначають місце місцевих рад та їх виконавчих органів в системі влади і управління. Серед законів, що містять в собі такі норми, можна виділити Закони України «Про статус народного депутата» від 17 листопада 1992 р., «Про Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини» від 16 жовтня 1996 р., «Про прокуратуру» від 5 листопада 1991 р., «Про оборону України» від 6 грудня 1991 р., «Про Цивільну оборону України» від 3 лютого 1993 р., «Про захист економічної конкуренції» від 11 січня 2001 р., «Про державну статистику» від 17 вересня 1992 р., «Про транспорт» від 10 листопада 1994 р., «Про залізничний транспорт» від 4 липня 1996 р., «Про трубопровідний транспорт» від 15 травня 1996 р., «Про правовий режим воєнного стану» від 6 квітня 2000 р., «Про правовий режим надзвичайного стану» від 6 квітня 2000 р., «Про аварійно-рятувальні служби» від 14 грудня 1999 р., «Про участь громадян в охороні громадського порядку і державного кордону» від 22 червня 2000 р., «Про поводження з радіоактивними відходами» від 30 червня 1995 р., «Про відходи» від 5 березня 1995 р., «Про питну воду та питне водопостачання» від 10 січня 2002 р., Гірничий закон України від 6 жовтня 1999 р., «Про захист населення від інфекційних хвороб» від 6 квітня 2000 р., «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24 лютого 1994 р., «Про охорону дитинства» від 26 квітня 2001 р., «Про сприяння соціальному становленню та розвитку молоді в Україні» від 5 лютого 1993 р., «Про соціальний захист дітей війни» від 18 листопада 2004 р., «Про освіту» від 23 травня 2001 р., «Про дошкільну освіту» від 11 липня 2001 р., «Про позашкільну освіту» від 22 червня 2000 р., «Про вищу освіту» від 17 січня 2002 р. та ін [31, с.36-38].

Отже, на сьогодні тема організації документообігу є достатньо розробленою, але все одно вона являє собою неабиякий інтерес для науковців, особливо серед тем електронного документообігу. Застосування комп'ютерних технологій та автоматизованих систем документообігу в органах місцевого самоврядування значно підвищує швидкість обробки документів та зменшення затрат часу на опрацювання документів. Раціональна організація документообігу також забезпечує ефективність роботи управлінського апарату, здійснює чіткість й оперативність документообігу. Але впровадження безпаперового електронного документообігу із застосуванням електронно-цифрового підпису на сьогодні є досить проблемним і мало поки що де практикується.

РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ У ВІДДІЛІ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

2.1 Характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету

Місто Полтава має статус міста обласного значення і відповідно до адміністративно-територіального устрою України входить до Полтавської області і є її обласним центром.

Сучасна назва міста існує з 1430 року, коли Полтава згадується в складі Великого князівства Литовського. Стара назва міста - Лтава вперше згадується в літописах 1174 року.

З 1802 року Полтава стає центром новоутвореної Полтавської губернії, а з 1937 року Полтава - адміністративний центр Полтавської області, обласний і районний центр України. Відповідно до Указу Президії Верховної Ради УРСР від 12 квітня 1952 року в м. Полтава утворені внутріміські райони: Октябрський, Київський, Ленінський.

У 1974 році Указом Президії Верховної Ради СРСР місто Полтава нагороджено орденом Трудового Червоного Прапору.

7 вересня 1999 року Постановою Кабінету Міністрів України № 1646 за досягнуті успіхи у вирішенні завдань економічного, науково-технічного і соціально-культурного розвитку, значний внесок у зміцнення національних традицій та у зв'язку з 1100-річчям з часу заснування Полтава нагороджена Почесною грамотою Кабінету Міністрів України з врученням пам'ятного знака [11, с. 3-4].

Сьогодні місто Полтава є самостійною адміністративно-територіальною одиницею, в межах якої територіальна громада міста здійснює місцеве самоврядування безпосередньо або через міську і районні в місті ради та їх виконавчі органи з метою надання відповідних соціальних послуг жителям міста, проведення єдиної політики соціально-економічного, культурного розвитку міста, і яка має свою комунальну власність, свій місцевий бюджет та органи і систему місцевого самоврядування.

Полтавська міська рада - представницький орган місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальної громади міста Полтави та вирішує питання місцевого значення в межах Конституції України, законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами. Виключна компетенція міської ради описана у Законі України «Про місцеве самоврядування».

З початку незалежності України згідно з прийнятою Конституцією почала функціонувати Полтавська міська рада, яка на сьогоднішній день знаходиться за адресою: вул. Жовтнева, 36, м. Полтава.

Виконавчий комітет Полтавської міської ради відповідно до законодавчо-правових актів є виконавчим органом Полтавської міської ради, підзвітний і підконтрольний Полтавській міській раді.

Виконавчий комітет є юридичною особою і утворюється Полтавською міською радою на строк її повноважень. Очолює виконавчий комітет Полтавський міський голова. Після закінчення повноважень Полтавської міської ради та полтавського міського голови виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

Виконавчий комітет ради:

попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд відповідної ради;

координує діяльність відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідної територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб.

Кількісний і персональний склад ВК визначається Полтавською міською радою і затверджується Полтавською міською радою за пропозицією Полтавського міського голови.

Виконавчий комітет утворюється у складі Полтавського міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконавчого комітету Полтавської міської ради, голів районних у місті Полтаві рад та інших осіб. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради [12].

Організаційна структура Полтавської міської ради та її виконавчого комітету представлена у Додатку Б.

Полтавський міський голова, заступники міського голови та керівники структурних підрозділів виконавчого комітету організовують роботу з реалізації законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших актів законодавчої та виконавчої влади, власних рішень, розпоряджень міського голови, голови обласної державної адміністрації.

Діяльність Полтавської міської ради та її виконавчого комітету керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про порядок обчислення скликань представницьких органів місцевого самоврядування (рад)», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», «Про засади запобігання і протидії корупції», Кодексом законів про працю України, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету та розпорядженнями міського голови, регламентом роботи міськвиконкому, положеннями про структурні підрозділи та інші нормативні акти.

Діловодство у всіх структурних підрозділах виконкому міської ради ведеться державною мовою.

Згідно з чинним законодавством та міською радою і виконкомом міської ради можуть видаватися:

рішення міської ради;

рішення виконавчого комітету;

розпорядження по раді та по виконкому міського голови;

накази та доручення заступників міського голови, керівників структурних підрозділів, відділів, управлінь, комітетів і т.д.

Підстави для прийняття розпорядчих документів є: