Законодавством не регламентується техніка оформлення, порядок систематизації і підшивки матеріалів кримінальної справи, недостатньо приділяється цьому уваги і в науково-практичних посібниках. Досить детально це питання було висвітлено в "Настольной книге следователя", випущеній Генеральною прокуратурою СРСР в 1949 році, але частина рекомендацій застаріла, та й сама книга стала бібліографічною рідкістю. В "Настільній книзі слідчого", випущеній в 2003 році, ці питання не розглядаються.

Оформлення, систематизація і формування матеріалів кримінальної справи являється не простою технічною роботою, це досить складний творчий процес, який вимагає не тільки знання законодавства, але й знання, осмислення і аналізу зібраних по справі доказів та їх джерел.

Інколи навіть при якісно і досконально проведеному досудовому слідстві в ході судового розгляду виникають проблеми, пов'язані з неналежною технікою оформлення, непродуманою систематизацією і підшивкою кримінальної справи. В суддів викликають негативну реакцію неохайно оформлена і підшита справа, відсутність в ній необхідної системи і довідкових даних. Такі недоліки утруднюють вивчення справи, дослідження та оцінку доказів, самому слідчому важче складати обвинувальний висновок, а судді - вирок.

 В практиці автора був випадок, коли по одній справі по обвинуваченню 3 осіб майже в 100 епізодах розкрадання депонованих сум, слідчий міліції підшив протоколи допитів в хронологічному порядку і відповідно склав список потерпілих та свідків. Суддя повернув справу на дослідування з стадії попереднього розгляду по формальних підставах, але виставив одну умову - перешити справу по епізодах і відповідно скласти список потерпілих та свідків, апеляційний суд підтримав цю вимогу, тому що справу вивчати чи розглядати було неможливо. Після належної систематизації матеріалів, справа була без проблем розглянута судом.

 Справу при тривалому розслідуванні найкраще підшивати по шаблону в стару тверду обкладинку і не нумерувати, або нумерувати м'яким графітовим олівцем, а перед закінченням підшити по готових отворах в нову обкладинку і вона матиме акуратний вигляд. Рекомендується виготовити шаблон з 5 отворами для підшивки і тоді при перешивці не потрібно робити нові отвори. Нумерувати аркуші справи чорнилом, кольоровим олівцем чи іншим барвником, який важко витирається, не рекомендується, тому що досить часто справу потрібно перенумеровувати. Вимога деяких керівників підшивати і нумерувати справу в ході розслідування без подальших змін не ґрунтується на законі і недоцільна практично. Відповідно до КПК матеріали досудового слідства пред'являються в підшитому і пронумерованому вигляді тільки обвинуваченому після закінчення досудового слідства, а до цього їх підшивка і нумерація не передбачена. Матеріали про застосування заходів безпеки підшиваються окремо і являються таємними.

Якщо потрібно підшити документи, що не мають полів, найчастіше це заяви і скарги, до них з двох сторін прозорою стрічкою (скоч) клеїться паперова смужка для підшивки, що залишає видимим весь текст і надійно тримає документ в справі.

Коли пишеться протокол, особливо самим допитуваним, слідчому обов'язково відкреслити поле для підшивки, тому що найчастіше на звороті поле роблять з протилежної, зовнішньої сторони.

При написанні документів і їх вивченні не рекомендується підкреслювати слова чи фрази, робити інші помітки, при друкуванні на комп'ютері виділяти важливі місця тексту іншим шрифтом чи кольором. В слідчих документах не допустимі будь-які виправлення тексту чи дописки, якщо документ набирається на комп'ютері, ці проблеми вирішити просто - коли помилки виявили при читанні на екрані, то вони виправляються, а якщо після друку - виготовляється інший, виправлений примірник. При написанні протоколів  ручкою чи друкуванні на машинці потрібно в кінці абзацу, якщо помилка виявлена відразу, або в кінці тексту, якщо вона виявлена потім, написати фразу, "в абзаці 2 на аркуші 1 протоколу  допущено помилку, замість тексту такого-то належить читати  текст такий-то". Інколи також пишеться причина невірності тексту - механічна помилка, помилка допитуваного (забув або переплутав дані), зміна показів.  Розповсюджений метод виправлення букв, цифр або слів з написом "виправленому з 20 на 25 вірити" є методично невірним і протирічить вимогам ст.85 КПК, яка говорить про вставки і поправки, які повинні бути застережені в протоколі перед підписами, а не про виправлення.  Крім того, інколи особа  називає спочатку вірні дані, а потім умисно  невірні або навпаки і їх порівняння може допомогти в аналізі доказів.

До кримінальної справи, відповідно до ст.235 КПК, обов'язково приєднуються скарги на дії слідчого, матеріали їх перевірки та прийняті рішення, копії повідомлень скаржникам про результати розгляду. В справу не  можна підшивати плани розслідування та плани окремих слідчих дій, це внутрішні робочі, а не процесуальні документи, і вони зберігаються в наглядовому провадженні.

При складанні справи для підшивки потрібно рівняти аркуші по зовнішній стороні, але слідкувати, щоб не підшити частину тексту. Обрізати підшиту справу для вирівнювання не рекомендується, майже завжди при цьому обрізається  частина тексту. Якщо окремі аркуші довші або ширші, обрізати їх можна тільки ретельно пересвідчившись, що не буде пошкоджено текст, краще їх підгортати.

Досвідчені слідчі при остаточній підшивці великої кримінальної справи завжди вшивають в різні томи декілька документів, які не мають суттєвого значення. Це робиться для того, щоб при необхідності можна було замінити їх на інші, які забули вшити, після чого опис справи робиться новий. По одній справі слідчим було вшито супровідний лист до характеристики обвинуваченого, а довідка про сімейний стан на маленькому аркушику загубилась між планами і залишилась не вшитою. При ознайомленні з справою, адвокат звернув увагу на відсутність цієї довідки,  вона була відшукана, представлена адвокату і  вшита на місце супровідного листа, з переписуванням опису. При перешиванні не можна допускати фальсифікацій, так як в суді можна перевірити  час отримання чи складання кожного документу. По справі не було зроблено повідомлення прокурору про проведення несанкціонованого обшуку, його потім склали і вшили на місце другорядного документу, суд витребував і оглянув книги вихідної та вхідної кореспонденції, де повідомлення не було зареєстровано і обшук визнали незаконним, а його результати такими, що не мають доказового значення.

Магнітофонні та відеокасети, дискети та лазерні диски, інші електронні носії інформації в справу підшивати непотрібно, вона втрачає вигляд і є небезпека їх пошкодження. Відповідно до статей 85-1 і 85-2 КПК вони повинні зберігатись не в справі, а при справі, як і речові докази.

Якщо документ є речовим доказом (підроблена накладна, фальшиве посвідчення, тощо) його потрібно зберігати в опечатаному конверті відповідного розміру при справі, а не підшивати в неї. На конверті пишеться номер і назва справи, що в ньому знаходиться, це завіряється підписами слідчого, понятих, при необхідності спеціаліста і інших осіб. Такі документи не можна перегинати, підрізати, робити в них отвори, наносити номери, вносити інші зміни. Після протоколу огляду документу можна вшити його ксерокопію, при необхідності кольорову.

З експертизи речові докази повинні повертатись в опечатаному вигляді, з підписом і печаткою експерта і так долучатись до справи. При необхідності їх огляду в ході слідчої дії, вони розпечатаються, оглядаються і знову опечатуються по загальних правилах.

Особисті документи (паспорт, військовий квиток, перепустка і т.і.) зберігаються при справі в конвертах, які можуть приклеюватись до обкладинки.

При виділенні матеріалів з справи потрібно вказати в постанові, які з документів виділяються в оригіналах, а які в копіях, не можна виділяти без залишення оригіналів або копій в основній справі, це може викликати обґрунтовану підозру про фальсифікацію матеріалів.

В багатотомній справі в останньому томі підшивається довідковий лист, які матеріали в якому томі знаходяться. Якщо в ході слідчої дії проводився відеозапис, до її протоколу додається протокол перегляду відеозапису.  Фототаблиці, плани, схеми прикладаються тільки до конкретного протоколу слідчої дії, не може бути одна фотографія чи схема до основного і додаткового протоколу огляду місця події. Якщо особа допитувалась декілька разів, протоколи допитів підшиваються поряд по хронології.

На практиці склалось три основних види систематизації кримінальної справи:

1. В одноепізодній кримінальній справі документи формуються по системно-хронологічних ознаках.
2. В багатоепізодній справі формування проводиться по епізодах з внутрішнім розміщенням документів по системно-хронологічних ознаках, загальні документи - окремо по системно-хронологічних ознаках.
3. Якщо справа складається з об'єднаних справ, кожна формується по системно-хронологічних ознаках, а потім формується по аналогічних ознаках том (томи) із загальних питань.

                Системно-хронологічний порядок формування справи полягає в тому, що більшість документів підшивається по хронології надходження їх до справи, але окремі документи формуються у групи (пакети) для зручності користування, використовуючи процесуальні і логічні взаємозв'язки. Ряд документів групуються для того, щоб легше було проконтролювати виконання вимог  КПК по певній слідчій дії чи їх групі, а групування деяких прямо витікає з КПК. Наприклад,  загальновизнаним практикою є група (пакет):

• постанова про вилучення чи відібрання зразків для експертного дослідження і протокол їх відібрання,
• постанова про призначення судової експертизи,
• протокол ознайомлення підозрюваного (обвинуваченого) з постановою,
• висновок експертизи,
• протокол ознайомлення підозрюваного (обвинуваченого) з висновком.
• аналогічні матеріали по додатковій чи повторній експертизі того ж об'єкту.

А з вимог КПК випливає пакет: постанова про притягнення як обвинуваченого, роз'яснення прав обвинуваченому, протокол допиту обвинуваченого.

                Рекомендується такий порядок документів в кримінальній справі: