Інформаційний обмін є основою існування суспільства, тому що саме через нього реалізується дія суспільних відносин. Однією з форм інформаційного обміну є документообіг. Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Перехід до інформаційного суспільства неминуче веде до розширення документообігу та його якісного ускладнення. Підвищення ефективності документообігу є одним із найважливіших завдань інформатики. Вирішується воно через автоматизацію роботи з документами і використання засобів обчислювальної техніки.

Механізм документообігу має декілька стадій. Перша стадія - створення документа. Далі - його транспортування (передача), впорядковане зберігання і відтворення (або інше застосування).

Не всі стадії документообігу автоматизуються однаково легко. Найпростіше автоматизується відтворення документів. Історично цей завершальний етап був автоматизований раніше за інших. Це відбулося ще на початку 80-х рр. XX ст., коли почалося впровадження друкувальних пристроїв, що підключаються до персональних комп'ютерів.

Пізніше, в другій половині 80-х рр., почалася автоматизація зберігання документів і керування доступом до них. Основним засобом автоматизації на цій стадії стали ранні системи керування базами даних (СУБД) і файлові системи персональних комп'ютерів.

Великий крок в автоматизації транспортування документів зроблено в 90-х рр. XX ст., коли основним засобом автоматизації стали мережні комп'ютерні служби. Створення комп'ютерних мереж і служб обміну даними зробили революційний переворот в

20

автоматизації діловодства. З'явилася можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізованого стеження за ходом діловодного процесу.

Разом із цим з'явилися і проблеми, наприклад, правовий режим електронної копії документа. Технічне рішення цієї проблеми існує: будь-які дані, надані в електронній формі, можуть бути зашифровані й забезпечені електронним цифровим підписом (ЕЦП) - спеціальним кодом, який виключає сумніви щодо авторства і правильності змісту документа, що передається. Необхідною умовою переходу до автоматизованого документообігу є надання правового статусу електронним документам (ЕД). В Україні ця проблема була вирішена з ухваленням законів "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис". Розмежування прав доступу до тих або інших документів при роботі в мережному середовищі стало ще однією суттєвою проблемою, яку теж вирішено - за допомогою системи спеціальних реєстраційних імен користувачів, паролів та криптографії.

Найважче автоматизувати процеси початкової стадії документообігу - створення документів. Вони далекі від остаточної автоматизації і понині. Пояснюється це просто. Чим більша творча складова того чи іншого процесу, тим важче його автоматизувати. Водночас, чим складніший інформаційний процес, тим вище ефективність від його автоматизації, хоч би й часткової. Процес автоматизації при створенні документа оснований на застосуванні стилів для оформлення деяких фрагментів документів та шаблонів документів. Причому є можливість використання як стандартних стилів та шаблонів, так і створення нових.

Наявність технологічної бази для розвитку систем автоматизації діловодства сприяла розробці окремих оригінальних інформаційних технологій роботи з документами, природа яких зумовлена потребою забезпечити користувача звичними атрибутами традиційного діловодства.

Чіткої класифікації систем завдань керування документами і застосування ІТ не існує. Наразі склався наступний загальний поділ.

Засоби автоматизації офісної діяльності (Office

Automation) - текстові редактори для підготовки і коригування документів, процесори електронних таблиць, програми генерації запитів за зразком із різних БД, мережні планувальники для призначення робочих зустрічей і нарад, засоби розробки і демонстрації презентацій, словники і системи перекладу, програми відсилки і прийому факсів, електронна пошта для обміну повідомленнями і пересилання файлів. Це можуть бути окремі пакети (Word, Word Perfect, Excel, Lotus 1-2-3 тощо), інтегрований пакет програм (MS Works) або узгоджений набір пакетів (Microsoft Office або Corel Perfect Office). Для багатьох пакетів характерне використання так званих "майстрів" (Wizard), які в режимі діалогу допомагають користувачеві виконати складну процедуру.

Автоматизовані системи контролю виконання документів (АСКВД) призначені для обліку всієї документації установи, поставлення на контроль і контроль за виконанням документів (нагадування про наближення строків закінчення виконання документа, повідомлення про прострочені документи тощо). Для цього в системах передбачається ведення журналу реєстрації і контролю або реєстраційно-контрольних карток документів. Такі системи побудовані на основі персональних СУБД і використовуються персоналом з діловодства і групами контролю.

Електронні архіви - системи автоматизації призначені, насамперед, для фізичного збереження електронних копій документів та їх пошуку. Основою таких систем є персональна або клієнт-серверна СУБД. Документи зберігаються або в базі даних, або у файловій системі. Електронні архіви забезпечують пошук як за атрибутами, так і за змістом документів і можуть включати функції контролю за виконанням документів.

Системи організації групової роботи (групове забезпечення, groupware) зорієнтовані на автоматизацію роботи невеликих колективів і підтримують коректне спільне використання інформації групою користувачів. Основним призначенням цих систем є автоматизація офісної діяльності, документообігу, координації користувачів під час виконання поточних проектів і від- стеження їх здійснення. В основу покладено електронну пошту, яка "знає" належність користувача до тієї чи іншої групи, структуру проекту та склад робочих груп і "вміє" розсилати повідомлення належним чином згідно з їх призначенням. При цьому відсутня структуризація проведення робіт - правила їх виконання у системі не визначаються. До цієї категорії відносять такі системи, як Microsoft Exchange, Lotus Notes, Novell Group Wize.

Системи автоматизації ділових процесів (САДП, системи автоматизації керування потоками робіт, workflow-системи, Workflow Management System) застосовуються, насамперед, для автоматизації документообігу і рутинних багатокрокових офісних операцій. Серед найбільш відомих розробок можна назвати системи Staffware, ActionWorkflow System, "OPTiMA- WorkFlow". Будь-яка САДП ґрунтується на комбінації таких технологій, як електронна пошта, керування проектами, робота з базами даних, об'єктно-орієнтоване програмування, CASE- технології.

Системи керування  (електронними) документами

(Electronic/Enterprise Document Management System) вважаються універсальними і мають забезпечувати:

•  ведення довідника користувачів на основі організаційно-штатної структури організації;
•  ведення журналів реєстрації і контролю виконання документів;
•  контроль термінів виконання документів, оповіщення виконавця і діловода про наближення термінів контролю та про документи, не виконані вчасно;
•  збереження документів у системі;
•  підтримку шаблонів документів, сполучених документів, версій і підверсій, перехресних посилань між документами;
•  відстеження документів поза системою, виписування документів із системи;
•  пошук документів за атрибутами, повнотекстовий та нечіткий пошук;
•  розробку документів, включаючи колективну розробку;
•  візування, узгодження та затвердження документів;
•  документообіг - усі види маршрутизації, автоматичне розсилання повідомлень, обмін повідомленнями і дорученнями

всередині системи, формування реєстрів відправлення до зовнішніх організацій;

•  ведення класифікаторів документів (за типом, видом тощо), довідників зовнішніх і внутрішніх організацій та ін.;
•  суворе розмежування повноважень у системі, підтримку ролей, протоколювання та аудит дій користувачів;
•  шифрування, цифровий підпис;
•  ведення справ документів, списання документів у справу, передачу справ на збереження в архів;
•  формування необхідних звітів, зокрема статистичних звітів з діловодства організації.

Системи керування документами ґрунтуються на промислових СУБД (Oracle, Informix, MS SQL Server, Sybase). Документи можуть зберігатися як у БД, так і у файловій системі. Обмін документами між користувачами здійснюється підсистемою обміну й маршрутизації документів, найчастіше роль цієї підсистеми виконують workflow-системи. Широко відомими прикладами таких систем є DOCS Open і Excalibur EFS.

Автоматизація документообігу є хоч і складним, проте дуже важливим елементом ефективності системи керування будь-яким господарським процесом, фінансово-господарською діяльністю підприємства, економікою країни. Ефективна організація електронного документообігу - запорука економічного зростання як окремого підприємства, так і держави в цілому.